谈信息技术在事业单位档案管理中的应用

刘丽梅

摘 要：本文从信息技术入手，针对现阶段信息技术在事业单位档案管理中的应用问题进行了研究与分析，以优化事业单位档案管理工作，保证档案管理工作的顺利开展，充分发挥信息技术的作用，实现高质量、高效率的档案管理，推动事业单位档案管理不断优化与发展，并以此提升整体管理水平。

关键词：信息技术;事业单位;档案管理

我国社会的发展与进步，网络信息技术在我国各行各业中逐渐得到了广泛的推广与应用，并为行业的发展提供了强有力的推动力，带动了经济的进步。言而我们在调研中发现有些事业单位的档案管理工作，还存在着一些问题与弊端，为了保证事业单位档案管理工作的顺利开展，推动事业单位的改革，事业单位要做到与时俱进，笔者认为要加强对网络信息技术的研究，以此提高档案管理工作的质量效率，减少档案管理的错误与问题，减少人力和物力的不必要支出等，全面提升事业单位管理水平。

1 我國现阶段信息技术在事业单位档案管理应用中出现的问题

1.1 缺乏科学的管理制度

目前在事业单位档案管理工作中，即便是应用了信息技术，也缺乏对信息技术档案管理工作的相关制度规定，无法实现对档案管理工作的全面监督。通过对信息技术的应用，档案管理工作逐渐变得更加高效率化和高质量化，但是缺乏成熟完善的管理制度，使得很多的档案无法在短时间内实现对信息技术的应用，整体的工作职责较为分散，也缺乏规范化和标准化的工作原则，严重降低了事业单位档案管理工作的质量。另外，还有部分的工作人员缺乏相应的能力与信息操作技术，无法进行正确的操作与工作，甚至还存在文件归档不及时，出现错误等问题，也缺乏对正确的信息技术的认识，专业人才相对短缺，更加导致了事业单位档案管理工作无法顺利开展。

1.2 缺乏安全性

虽然在事业单位的当管理工作中，应用信息技术能够有效地提高管理工作的质量与效率，但是信息技术也是一把双刃剑，信息技术是以网络为依托，开展工作大都是以计算机来进行，但是计算机的安全系数较低，在应用过程中，很容易受到黑客病毒的侵袭，而档案管理的电子文件和档案等等存储在计算机中，很容易会出现脱机管理等问题，受到病毒的入侵，导致事业单位的档案出现泄漏。并且，现阶段对于计算机网络的管理制度和法律等较为稀少，无法实现对计算机的全面管理，进而很容易出现不良问题的发生。不仅对事业单位造成严重的危害与影响，更对社会产生严重安全隐患。

2 信息技术在事业单位档案管理工作中的具体应用

2.1 加强对信息技术应用的重视

为了保证事业单位的可持续发展，实现事业单位档案管理工作的顺利进行，事业单位要加强对信息技术的重视，顺应时代的脚步，把档案管理工作与信息技术相互融合，充分发挥信息技术的管理优势，提高档案管理的工作质量与工作效率。不仅能够减少错误问题的发生，更能够使得档案管理工作更加快捷化和方便化。另外，通过电子档案管理的引入与应用，不仅符合了时代的发展要求，更有效的减少了不必要的成本支出，实现了事业单位档案管理的智能化和现代化工作模式，有效地实现了档案管理工作的改革与优化，为传统的事业单位当管理工作注入了新鲜的活力，提高了事业单位档案管理的工作水平，推动了事业单位的进一步发展。

2.2 建立科学的档案信息平台

在事业单位档案管理工作中应用信息技术时，事业单位可以利用信息技术的优势，建立科学有效的档案信息管理平台，实现档案管理工作的顺利开展。事业单位可以对全部的信息档案进行统一的整理与划分，分门别类划分完成之后，把档案中的数据信息录入到档案信息平台中，对平台进行加密管理，定期查看，有效地保证了信息资料的安全性。另外，通过档案信息管理平台，能够有效地提高工作效率，在需要调出相应的文件信息时，能够通过计算机准确及时的进行传输，实现资源的共享与传递，减少了复杂的工作流程，实现了更加高效化的工作。不仅如此，通过把纸质的打信息资料传输到档案信息管理平台中，能够延长档案资料的保存时间，减少纸质档案破损，导致资料丢失和损坏的问题发生，保证了档案管理资料的准确性和完善性[1]。

2.3 构建科学合理的单位档案管理制度

在单位档案管理工作中应用信息技术时，为了保证信息技术的应用效果，事业单位要根据不同类型的档案管理来构建科学合理的管理制度，使档案管理的制度符合信息技术的应用。在单位档案管理制度中，事业单位要针对每一个信息化的工作环节进行明确规定，保证信息技术在他管理全过程工作中的应用，避免数据错误问题的发生，提高工作质量与工作效率。另外，事业单位还要根据内部的工作人员情况，制定工作人员的管理制度，实现对每一个工作人员的监督与管理，把每一项单位档案管理工作环节通过信息化技术科学准确的完成，减少错误管理问题的发生，实现信息技术在单位档案管理中的合理应用，充分发挥信息技术的作用[2]。

2.4 加强对信息技术的管理与监督

为了保证事业单位档案管理工作中信息与资料的安全性，要加强对信息技术应用过程中的监督与管理，避免资料与信息的泄露，防止病毒的入侵。首先，在应用计算机进行档案管理时，应该聘请专业人员对计算机进行重组及检查，保证计算机系统的安全性，在应用计算机时，还应该安装相应的安全软件等等，抵挡病毒和黑客的入侵，实现对档案文件的永久性保存与管理，保证事业单位档案资料的安全性。另外，国家有关部门和政府也应该针对档案管理工作中信息技术应用方面的安全问题进行研究，必要时可以制定相关的法律法规，对网络进行约束与管理，还可以提供一定的技术支持，保证事业单位档案管理工作对信息技术的科学应用，实现事业单位档案管理工作的顺利开展。

3 结语

信息技术的应用对于我国事业单位档案管理工作有着重要的意义与作用，不仅符合了时代的发展与进步，更提高了管理工作的质量与效率。事业单位可以借助信息技术的优势，构建档案管理平台，制定科学的管理制度，提高工作人员的信息技术水平，进而满足社会的发展趋势，推动社会的发展进步。

参考文献

[1]张丽.信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].现代经济信息，2020，（1）：46-47.

[2]魏东奎.信息技术在事业单位档案管理中的应用分析[J].企业文化（下旬刊），2019，（11） ：170.