工程建设项目档案管理的过程控制研究

张苏杭

摘 要：随着我国社会经济的不断发展和工业生产发展水平的提高，越来越多的炼油化工工程项目投入建设，由于炼油化工属于重大建设项目，具有投资数额大、单项工程数量多、管理层级和体系复杂等的特点，给工程建设项目档案管理工作增加了不小的难度。要想实现规范化和系统性的项目档案管理，关键就在于实施档案管理过程控制，实现档案管理工作前移，做好各个阶段的文件管理，保证工程建设项目档案管理的全面性和有效性。文章就主要围绕工程建设项目档案管理的过程控制等相关问题展开分析和研究。

关键词：工程建设项目;档案管理;过程控制研究

所谓工程建设项目档案管理的过程控制，其本质上就是指将档案管理工作进行前移，变后期集中式的档案收集为分散式的过程档案收集，把工程建设项目档案管理的标准提前到各阶段文档制作和文件管理的阶段，严格遵循档案管理的规范性要求，保证各环节、各类文件与文档的产生都能够符合项目档案管理标准。这样能够大大降低炼油化工工程项目建设档案收集与整理的难度，从而确保工程建设项目管理档案的准确性以及完整性。[1]下面就主要针对炼油化工工程建设项目档案管理的要点及过程控制的相关措施进行分析，旨在为今后这类大型化工项目档案管理工作提供一定的参考和借鉴。

1 炼油化工工程建设项目档案管理的要点

1.1 设定组织机构实施专门管理

在我国一些大型的炼油化工工程项目则投资多达上亿，在具体工程项目建设的过程中，单项工程数量多达上百个，而在管理上，又会涉及工程建设单位、承包单位、设计单位、检验检测单位、供货商及技术专利提供商等各类繁杂的单位体系，因此要做好工程建设项目档案管理工作，做好组织协调是关键。[2]工程项目建设单位在实施档案管理的过程中，就要设定专门的组织机构来进行统一领导和统筹管理。也就是说工程建设单位要在项目筹划阶段就要认识到档案管理的重要性，成立档案管理部门或者档案管理工作中心，实现文件控制和文档管理的一体化，制定统一的档案管理标准，规范工程项目建设过程中各类文件的产生与制作等的行为，以档案管理部门为窗口，现对项目档案的收集与流转控制。

1.2 重视人力资源的投入

对于炼油化工工程项目来说，要提高档案管理水平，强化档案管理的过程控制，关键还在于加大人力资源的投入。在以往工程项目建设档案管理工作中，往往存在着缺乏经验丰富的专业文档管理人员的问题，在实施具体的文档收集和标准化管理的过程中显得力不从心，要改善这一现状首先就要求工程项目建设单位要根据项目的建设规模来分析档案管理的难易程度，在此基础上优化人力资源配置，保证有足够的专业人员参与到档案管理工作中来，构建一支专业化的档案管理人员队伍。[3]其次就是要针对档案管理人员组织必要的培训，通过授课或者帮带等的形式使其尽快的熟悉炼油化工工程建设项目的管理模式以及特点，从而对各个阶段所涉及的档案种类、数量和文件形式有足够的了解和掌握，从而为工程建设项目档案管理工作的有效开展奠定重要基础。

1.3 构建完善的项目档案管理制度

构建完善的项目档案管理制度是实施工程建设项目档案管理的重要保障。首先是要求工程建设单位建立相应的文件管理制度。炼油化工建设项目立项、审批以及招投标等各个阶段都会生成相应的文件，为防止这部分前期文件的丢失和制作混乱，就必须要有档案管理人员进行统一的负责管理，包括文件编码、审核、版本制作、流转以及保存管理等，都要遵循相应的文件管理制度流程以及管理规范。[4]其次就是要针对施工单位建立专门的文件管理制度，针对施工的内容，对于在施工过程中的设计文件、施工文件、监理文件等进行明确的格式、份数以及质量等的规定。最后就是要建立有效的归档验收制度。主要是针对文件的完整性、成套性、规范性以系统性来进行标准化的审查。

2 炼油化工工程建设项目档案管理的过程控制措施

2.1 合同控制

要做好炼油化工工程建设项目档案管理的过程控制，首先就要从合同控制入手，保证工程项目建设单位与施工单位在签订各类工程项目合同的过程中，都能够遵循相关的档案管理标准要求。要做到这一点第一就是要实现合同细分，炼油化工重大工程项目的合同签订主要就分为工程总承包合同、设计合同、采购合同、施工合同、监理合同等，在进行签订的过程中要针对文档管理来设立专门条款，明确各类项目文件制作内容、质量、格式、版本以及份数时间要求等等，保证文件编制的合理性。第二就是要明确文档管理的责任，工程项目建设单位可以将档案的制作收集和整理纳入最终的结算考核内容当中，如果在进行档案管理的过程中发现施工单位或其他合作单位的相关项目文件编制存在疏漏或者与工程建设不同步，那么则可以按照合同规定的责任要求给予一定的惩罚，这样能够极大的提升档案管理的有效性和积极性。

2.2 变动控制

要实现对工程建设项目档案管理的过程控制，还要做好档案管理的变动控制工作。对于工程建设项目档案管理来说，其所设定的档案管理内容以及档案管理的标准规范并不是一成不变的，而是要根据工程建设项目的施工进度以及单位工程项目的调整来进行相应的调整。因此这就要求档案管理部门在实施档案管理的过程中，一定要建立动态化的档案管理机制，[5]针对建设过程中存在的一些特殊情况和变动现象，了解管理模式及特点的变化，来适时的调整档案管理体系，从而提升工程建设项目档案管理的有效性与适应性，保证文件的制作、档案的收集和整理能够与工程建设项目保持同步。

2.3 执行控制

要做好工程建设项目档案管理的过程控制，对执行过程进行监督也是十分有必要的。档案管理部门制定了统一的标准和文件管理程序，但要保证这些标准和程序的有效落实，就必须要进一步强化监督，确保相关标准和规范的有效执行。[6]在进行档案管理执行控制的过程中，可以借助于先进的信息技术，开发相应的档案管理信息平台，不仅能够实现对各类文件流转的跟踪管理，同时还可以提供各类文件的制作模板，明确文件内容编制的要求，在统一的信息平台上实现档案的收发，不仅能够提升档案管理工作效率，还方便档案管理工作人员能够及时的审查和调取相关的文档，对于其中存在的不规范问题进行全面检查，从而切实提升档案管理质量。

2.4 进度控制

对于炼油化工项目实施档案管理的过程控制，还要做好进度控制等的相关工作。要保证项目档案管理工作同工程项目建设的协调性和适应性，就要针对档案管理来构建督办机制和评价机制，对于档案管理部门及其工作人员的工作进行有效监督，避免档案积压，实施定期考核，确保档案管理有序和有效运行。

3 结语

工程建设单位把握好档案管理的要点，从合同编制、工程变动、执行监督以及进度管理等各方面予以过程管控，能够进一步完善工程建设项目档案管理体系，提升档案管理质量和水平。

参考文献

[1]吴镜镜.加强工程建设项目档案管理工作的探讨[J].科技风，2020（09）：123.

[2]闫秀敏.如何强化建设项目档案全过程控制管理工作[J].城建档案，2020（03）：54-55.

[3]郭香花.重点工程建设项目档案管理工作的实践与思考[J].传媒论坛，2020，3（03）：98+100.

[4]王晓红，李志强.探析新形势下建设项目工程档案管理[J].办公室业务，2020（02）：127+129.

[5]陈小才.重点工程建设项目档案管理工作探究[J].城建檔案，2019（12）：49-50.

[6]王魏英.工程建设项目中文书档案管理的探讨[J].城建档案，2019（11）：58-59.