信息化时代人事档案信息管理的现状与对策

谢燕清

摘 要：信息时代网络计算机技术快速普及，各行业的工作效率显著提升。在人事档案管理中应用信息技术无论是对提高档案管理水平还是工作效率均具有重要的显示意义。但是从目前我国人事档案信息管理的情况来看仍然存在诸多亟待解决的问题，接下来笔者以此为基础探讨了信息化时代人事档案信息管理对策，以期能起到完善人事档案管理的作用。

关键词：信息化时代;人事档案信息管理;现状;对策

科学技术快速发展背景下信息技术已经广泛应用于各行各业。信息化水平提高的同时其在生活与工作中的应用也逐步凸显。从我国档案管理内容分析，人事档案是一大特色，记载了一个人生活、学习以及工作等经历，全面展现了个人档案。人事档案管理直接关系着社会对人才的选拔，有利于推动社会的进步与发展。当前背景下，人事档案信息化管理应积极应用信息化管理，这符合时代发展方向，也有利于做好人事档案信息管理工作。

1 信息化时代人事档案信息管理现状

1）监督意识不强。部分企业在人事档案管理过程中由于缺乏强有力的监督，所以人事档案管理效率并不理想，无法发挥信息技术在人事档案管理中的价值;同时没有明确规定档案管理人员与档案之间的关系，阻碍了企业人事档案管理的发展[1-2]。还有部分企业仅依靠行政部门进行监督，档案管理效率不高，加上企业高层对其不重视，因此档案管理很难变得制度化与规范化。

2）没有意识到档案管理的重要性。当前企业中从事人事档案信息管理的工作人员对自身工作认识不足，没有意识到档案管理的重要性，并不利于企业长远发展。各个部门没有完善的人事管理体系，使得各个部门变成独立个体，加之没有有效沟通与交流，这一定程度上也会加大人事档案信息管理工作难度[3]。此外，也有一部分档案管理人员为其他部门临时外调人员，这部分工作人员没有专业的人事档案信息管理知识，直接阻碍了档案信息管理工作的顺利开展。

3）没有完善的人事信息档案管理制度。当前是信息化时代，企业对人事档案进行信息化管理是离不开制度的支撑。但是从当前的情况来看，档案管理人员并不重视人事档案信息化管理，导致信息化制度标准存在不完善与不统一的问题[4]。主要表现在制度标准与企业的实际情况以及发展方向不符合，在信息化管理人事档案时没有统一规范标准，并不利于提高企业但是档案信息化管理能力。

4）档案管理人员素质有待提升。对企业事业单位人事档案进行信息化管理也是实现人事档案信息管理改革与创新的关键。从传统的教育分析，人事档案管理人员基本上都掌握了基本的档案管理知识，但对信息化管理模式的缺乏了解。同时，人事档案信息管理主要依赖于计算机信息技术，这就需要工作人员除了掌握人事档案管理相关的知识之外还要掌握一定的信息技术。

2 信息化时代人事档案信息管理对策

1）提高管理人员综合素质。人事档案具有很强的政治性、专业性以及机密性，材料份数多且复杂，要想实现信息化管理目标需要提高管理人员综合素质，要求其在具备较高专业素养与政治素养的基础上掌握现代化操作技术、档案业务知识等，如此才能做好人事档案的存放与管理工作，提高人事档案维护与管理效率。可见，只有建设一支专业的人事档案管理人员，提高其管理水平才能满足时代发展的需要。因此，企业事业单位人事档案管理人员应主动学习，掌握现代化、信息化技术，提高自身综合能力，成为双重知识结构的复合型人才。因此，企业事业单位应壮大人事档案管理队伍，选择专业知识过硬的工作人员作为档案管理人员，同时加大对其培训力度，给其更多学习机会，提高其综合能力[5]。

2）建设信息化系统。当前是信息时代，企业事业单位在人事档案管理者除了需要专业档案管理人员记录、查阅以及储存档案等，还需要将数据储存于数据库中，实现信息化管理目标。因此，企业事业单位要制定完善的人事档案信息化系统，这就需要企业事业单位以部门为基础对人事档案进行分类管理，同时在记录、保存与查阅时有效应用信息化系统，为提高人事档案管理工作效率奠定基础。

3）完善档案管理制度。当前人事档案管理中仍然存在不适应新任务、新情况以及新形势的规章制度，很有必要进行相关改革，通过建立科学的档案管理制度，促进档案管理更加规范化与制度化。在搜集档案时要保证及时性，还要确保档案完整;在鉴别档案时应严格遵循“去伪存真”的原则;科学严谨的整理档案;借阅档案时应结合实际情况，将人力部门与其他部门区别对待，确保档案安全;及时更新档案，注意及时补充并搜集档案内容。只有保证企业事业单位人事档案的有效性、真实性以及严肃性才能更好的促进人才流动，合理配置资源，为企业事业单位人力资源服务，为实现信息化人事档案管理目标起到促进作用。

4）强化人事档案管理人员保密意识。档案管理过程中可能存在信息泄露的问题，一旦出现此类问题就会造成严重的后果，甚至给企业事业单位造成较大经济损失[6]。出现这种问题主要与档案人员没有形成强烈计算机保密意识有密切联系。因此，企业事业单位要加大力度培养档案管理人员保密意识，让其学习计算机有关的保密技术，自觉规范档案管理人员行为，切实做好信息保密工作。

5）科学实施内部考评机制。企业事业单位应依据自身需要制定完善的规知制度，应用公正、规范以及协调的监督体系考评人事档案信息管理效率，建立完善的奖惩制度。建立考评制度需要以公益性为前提，之后再考虑经济效益。对于部分在工作中表现出色的员工应给予物质与精神奖励，根据企业情况适当擢升;对平时工作效率较低，且存在泄漏档案或贩卖档案信息的工作人员进行降级、惩罚以及匹配;对工作中存在违法犯罪的人要依法追究其法律责任。

6）创新人事档案信息管理工作。创新是档案事业发展的关键，只有创新档案工作才能更好的适应社会的发展，推动其可持续发展。因此，可以通过几点进行创新。首先，创新服务方式。档案工作的宗旨是为人民服务，突出了档案工作的作用[7]。传统的档案管理中服務内容比较内向，但是信息化时代下档案服务内容逐步扩大，因此必须要树立市场经济意识，开辟档案创新领域，确保档案工作服务的全面性。其次，创新管理方式。传统模式显然无法适应社会的发展，因此很有必要进行创新。比如可以创设人事档案微信群，为档案工作人员搭建良好的交流平台，搭建方便快捷的渠道。建立电子档案后需要保管好实体档案，之后将信息录入计算机中，最后再综合分析，提高档案检索、查询等操作的便捷性。

3 结束语

信息技术快速发展背景下为推动人事档案信息化管理提供良好的基础，同时还有利于提高人事档案管理效率。目前我国已经明确了人事档案管理信息化方向，在信息技术逐步先进的背景下很有必要科学合理管理人事档案信息，给企业事业单位营造良好的发展环境，促进企业事业单位可持续发展。

参考文献

[1]明浩利.事业单位人事档案信息化管理问题与对策[J].办公室业务，2017（16）：94-94.

[2]于力.探析新时期下人事档案的电子信息化管理[J].中小企业管理与科技，2017（19）：35-36.

[3]乔灵敏.人事档案信息数字化管理面临的问题与对策探究[J].知识文库，2016（15）.

[4]张小兰.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策建议[J].卷宗，2015，5（12）：61-61.

[5]刘振荣.人事档案信息化管理面临的挑战及对策[J].中国科技纵横，2017，000（018）：238-239.

[6]张宏图.人事档案信息化管理面临的挑战及对策探讨[J].办公室业务，2016，000（012）：153.

[7]龙彦.论大数据时代高校人事档案管理面临的挑战及对策[J].中国管理信息化，2017（21）：147-148.