加强事业单位档案管理信息化的几点方法

宋敏

摘 要：在社会快速进步的今天，事业单位档案管理的工作方式也發生了巨大的变化。特别是在信息化时代中，推进事业单位档案管理信息化建设，不仅使档案管理的工作效率得到了大幅度的提升，还能够使档案管理工作更具规范性、时效性。这样看来，事业单位档案管理信息化建设是信息时代中的必然发展趋势，因此事业单位要给予高度的重视，使信息化建设得已顺利开展，使其进一步带动事业单位的整体发展水平。基于此，本文主要分析了加强事业单位档案管理信息化的方法。

关键词：事业单位;档案管理;信息化

在各个领域都能看到信息化的影子，其建设逐渐成为时代的潮流。将信息化应用到事业单位档案管理中去，从而推动其发展，实现信息化、数字化目标。为此，工作人员需了解信息化知识，优化相关制度和档案管理手段，促进事业单位可持续发展。

1 档案管理信息化影响

追溯到很久以前，档案管理形式通常选为纸质材料，长时间下去，纸质材料在存储期间极易被损坏，究其根本是受自然条件的限制，亦或是员工在保存或传送环节不小心损坏。档案对任何单位而言都是非常重要的，不但涉及所有员工的个人资料，还包括单位加入的一些社会活动，与单位后期发展有着直接联系。所以，档案若是被毁坏，数据和资料信息就会缺失，单位所面临的经济损失与社会负面影响会较为严重。基于信息化视域下的档案管理，能够再次复制档案资料，以免遭遇自然环境和人为条件的损坏。

对于传统档案管理而言，首先区分档案类型进而加强整理，紧接着在检索过程中，需按照类别才能调取档案数据，因此所消耗的时间非常多，人力资源成本严重浪费。在对资料进行检索时，所面临的问题非常多，最明显的就是档案不完善，另外在调取资料时，对整理好的档案资料造成影响，打乱最初的顺序，增加了后期归类难度。基于此，倘若将信息化方式渗透至档案管理中，利用电脑检索形式，找出所需资源，提升检索精准性，同时还能节省时间[1]。

2 事业单位加强档案管理信息化建设的重要意义

2.1 推进档案管理的不断优化

随着社会的发展，特别是信息化建设的逐步推进，在开展档案管理时加强信息化建设能够提升档案管理的质量，使工作效率得到不断提高。在信息化建设的过程中，计算机技术、信息技术等在其中所起到的作用是非常重要的，通过这些技术的有效使用，可以对档案的内容以及形式都进行优化和整合，便于更好地从事管理。这种利用信息技术来管理档案的优点包括很多方面，例如档案资料便于储存，可以非常方便地进行查询，将档案资料中的有关资源进行共享等等，在保管以及查找的速度等方面都显示出信息化管理方式的优势[2]。

2.2 迎合信息化发展的工作趋势

信息化已经成为各项工作中不可或缺的重要因素，而且影响了相关行业的发展。信息化建设会使人们的工作和生活变得更加便利。在事业单位中，不同的工作业务都需要信息化建设的有力支持。在信息化建设的重要推动下，可以让事业单位的各项工作都得到整体的推进，并最终提高工作的总体质量。随着事业单位中各项业务工作的不断开展，将信息化建设融入其中并充分结合已经成为一种必然的工作趋势。

2.3 档案的信息化形式可以长久保存

在以往的档案管理中，通常采用的是纸质保存的形式，将纸质作为档案记录的最重要的载体。尽管纸质版的档案形式有着很多的优点，但是一些缺点也是显而易见的，比如纸质版的档案容易受到自然环境的影响，如果客观环境非常潮湿的话，就会导致纸质版的资料出现腐烂的现象，使档案的资料受到损失。信息化的管理形式出现以后，将存在的这些问题得以解决。信息化的档案管理可以充分地运用信息的相关技术，将档案的内容进行信息保存，存到信息介质中，这样使得档案的保存从空间上得到延展，而且档案以信息化形式进行保存的话，可以使得档案的资料在保存中得以完善[3]。

3 事业单位档案管理信息化建设现状

3.1 对档案信息化建设的重视程度不足

有效的档案管理能够促使事业单位发展，定期整理、分类档案可以使事业单位的工作更加有条不紊，同时实现资源共享的良好局面。但是，当前大部分事业单位的领导不重视档案管理工作，片面地认为档案信息化建设不重要，结果导致投入不足，信息化建设进展缓慢。

3.2 档案信息化建设平台更新速度缓慢

目前，事业单位档案信息化建设工作的开展虽然具有比较完整的职工档案信息管理系统作为基础条件，但在实践过程中受到的重视程度还是比较欠缺的。大部分单位内部的档案管理信息化平台模块更新速度缓慢，一部分新入职的员工信息并没有得到及时录入和更新，从而为人才的优化和管理带来了一定阻碍。

4 事业单位档案管理信息化建设的路径

4.1 提高档案管理信息化建设的重视程度

首先，事业单位的领导深刻的认识到事业单位档案管理工作的重要性，明确其在单位发展和领导决策中的作用，并把档案管理信息化建设列入事业单位重点工作中，为事业单位档案管理信息化建设的顺利开展奠定良好的基础。其次，事业单位要为档案管理工作提供专门的办公地点，提高档案管理设备的配置水平，并设立专人专岗，增加事业单位档案管理的保密性。在对档案进行管理时，严格执行相应的标准和要求，使事业单位的档案管理工作更具严密性。最后，事业单位要定期开展档案管理知识的培训，提高工作人员的业务水平和专业性，调动档案管理人员的积极性，使其在工作岗位上提供良好的服务。

4.2 档案管理信息化平台建设

新时期，事业单位档案管理工作若要真正实现信息化，则需依赖于信息化平台建设，因此在建设过程中需要做好以下几点：第一，硬件建设。单位在发展过程中能够借助自身已有的管理平台，开发出既统一且又相对独立的档案管理功能模块，充分结合档案管理职能和流程特点有针对性地设计功能模块，并立足于企业业务发展需求建设合理化硬件，在实践过程中完善和升级硬件环境，如此方可把系统平台的价值充分发挥出来，让档案管理信息化建设真正落到实处。第二，资源整合。在将硬件建设做好后，信息化建设过程中另一项重要内容就是资源整合，若要使这一点成功实现，就必须借助相关管理软件，诸如ERP、EDP 等。因此，除了硬件建设，软件建设也必不可少，档案管理人员可以此为着手点来实现信息化建设目标。

4.3 定期组织人员培训

事业单位应定期组织员工培训，提高员工专业技术和业务水平，更好的结合档案管理信息化技术和传统档案管理内容。针对单位使用纸质资料进行管理的情况，需加以劝解和完善，引入创新型技术，推动事业单位档案信息化发展。为了确保档案管理人员的综合素质，事业单位需举办技术讲座，使员工熟练驾驭信息技术，更好的为单位服务[4]。

5 结束语

纵观社会发展与进步，科技在其中发挥了强大推动作用，信息技术功不可没。新时期，事业单位得到长足发展，档案管理是不容忽视的一环。事业单位应以信息化作为方向，探索档案管理的新模式，剖析发展中存在的不足，构建行之有效的解决策略，推动事业单位档案管理工作向前发展。

参考文献

[1]李维艳，关嫚.科研事业单位档案信息化建设的对策[J].管理观察，2019（16）：56-57.

[2]徐晓慧.提升事业单位档案管理信息化建设的对策研究[J].智库时代，2019（34）：294-295.

[3]杨扬.济南市事业单位档案管理问题及对策研究[D].西安：陕西师范大学，2018.

[4]程文富.提升事业单位档案管理信息化建设的方法和策略[J].企业改革与管理，2016（2）：23.