浅议数字化信息在妇幼保健院《出生医学证明》档案管理中的应用

高爱华

摘 要：随着科技的快速变革，数字化发展逐渐改变人们的行为习惯，而传统的档案管理已经无法完全满足现代社会运转的需求。基于此种背景，本文将着重阐述数字化信息在妇幼保健院《出生医学证明》档案管理中的应用，希望能够切实促进该领域的发展和进步，提高相关工作的运作效率，同时也为关心这一话题的人们提供参考和借鉴。

关键词：数字化信息;出生医学证明;档案管理

数字化信息的发展为档案管理带来新的变革，其合理运用能够有效提高档案管理的工作效率，提升社会整体的运作效用。本文也将以此作为研究切入点，通过分析数字化信息在妇幼保健院《出生医学证明》档案管理中的应用，对该领域的发展具有重要的促进作用，并且还具有不可忽略的社会现实意义。

1 数字化信息在《出生医学证明》档案管理中应用的价值

首先，能够有效促进资源共享。现代社会是信息的时代，关于资源的共享更是当今时代的重要问题，对《出生医学证明》进行数字化的处理，能够有效促进信息资源的共享，并且能够有效突破时间和空间的限制，充分促进资源体现自身的价值[1]。

其次，能够有效提高办公效率。对妇幼保健院《出生医学证明》进行数字化处理，能够有效提高办公效率，让工作人员的信息搜集、查询、统计、处理等工作更加便利，缩短工作的时间和强度，进而提高妇幼保健院的办公效率，也有利于未来信息的对比。

再者，能够有效促进对原文件的保护。《出生医学证明》录入、整理、归档后，在未来需要利用、查询、整理时还需要针对原文件进行翻阅。在这一过程中，很可能造成原文件的损坏，但是在数字化处理后，则可以通过网络平台进行多次查询和整理，对原文件形成了有效的保护。

最后，其本身具有极强的社会效益。信息化时代的到来，可以通过多方面数据的联通进行大数据的利用，比如说将《出生医学证明》的数据与相关的福利数据打通，为相关政策的制定提供数据参考和支持[2]。

2 数字化信息在《出生医学证明》档案管理中的应用

2.1 遵守法律法规的要求

妇幼保健院《医学出生证明》的数字化处理，首先需要符合相关法律法规的基本要求，符合档案整理的基本要求。在具体的操作过程中，以《档案法》以及《档案管理实施办法》作为基本的行为基础，并且还可以结合《电子文档与管理规范》等相关的法律规范约束行为，让数字化建设更加科学合理。

2.2 关于档案的影像扫描处理

在针对档案影像进行扫描的过程中，需要进行两种格式的存储，即JPEG格式和PDF格式，其中JPEG格式的文件主要进行备份存储，避免未来出现文件损坏而无所查询，而PDF格式的文件则用来进行日常的查询和处理。在两种格式文件的存储过程中，还需要通过标准化的流程，比如说A3的图像文件存储大小不得低于800K。而彩色的扫描过程中需要进行裁边、去底灰等处理，只有按照既定标准进行文件存储和备份，才能保证在后期使用中得到便利，也能尽可能保证存储数据的质量[3]。

2.3 关于著录和补录

一方面来说，凭借双机检测的方式，针对妇幼保健院的《出生医学证明》数据库的质量进行检测。如果发现著录项目存在缺失，则需要进行补录，并且对存在的错误条目进行修改和完善;

另外一方面来说，著录和补录都需要按照规定的标准进行，做到数据的规范录入，并且在进行数据录入的过程中尽可能保证数据录入的准确性，避免对后期的工作造成较大的压力。一般来说，档案管理过程中，著录的错误率需要被严格控制在千分之一以下。

2.4 关于档案信息的数字化处理

首先，在进行档案信息的数字化处理前，需要对纸质的档案信息进行校对，只有符合统一标准的纸质档案才能够进行数字化处理。在具体的加工处理过程中，需要确保电子影像与原文件的一致性和完整性，并且保证电子影像的清晰度。

其次，在进行纸质资料扫描的过程中，需要确保纸质档案的放置足够端正，确保能够将全部资料进行扫描，避免遗漏。针对部分质素较差的纸质资料，建议采用平板扫描的方式，而纸张本身质素较好则可以采用高速扫描的方式。

再者，在基本扫描完成后还需进行校对，包括是否存在失真、信息遗漏或信息错误等，针对出现问题的部分进行重新扫描，确保所有扫描的信息都符合标准要求，也为未来的信息处理奠定基础;

还有，在进行图像扫描后，若存在偏斜的现象，且偏斜的程度不超过0.5度，则不需要进行处理。若偏斜超过0.5度，则需要对图像进行旋转操作，尽可能符合未来人们的查阅习惯。

另外，在扫描后，如果发现影响图像品质和清晰观看的黑点、黑斑等情况，则需要通过电脑软件技术进行相应的处理，对文件的处理需要以保证原文件内容真实、完全、可观看为前提，避免由于去污处理而影响档案的基本功能属性。

再有，在进行妇幼保健院《出生医学证明》的数字化处理过程中，不可避免存在部分信息较多的现象。为了方便未来查询的便利，还可以通过图像的拼接技术进行处理，将所有信息进行合并处理，进而保证整体观看的舒适性。

最后，针对妇幼保健院《出生医学证明》的数字化管理，最后需要确保每一份文件的名称与目录中的档案号保持一致，并且全部转换为PDF进行归档，以便后期进行查阅或针对信息进行处理加工[4]。

2.5 关于档案信息的保密

《出生医学证明》档案的数字化处理后，还需要进行相应保密制度的构建，避免信息遭到泄露或损坏，严格把握数字信息的安全性。在日常的工作中，还需要员工切实做到信息的严格保密，只有在合法手续齐全的情况下才可以进行相关信息的搜寻。

3 结束语

数字化信息时代的到来，促使妇幼保健院《出生医学证明》档案管理工作得到较大的突破。依托于数字化技术，能够有效提高相关工作的效率，并且也符合現代社会的发展需求。

参考文献

[1]徐茁.出生医学证明档案数字化的实践和体会[J].中医药管理杂志，2017（3）：175-176.

[2]王丽玲.数字化《出生医学证明》档案管理的应用分析[J].科学技术创新，2017（17）：288-288.

[3]许安宇.《出生医学证明》的档案归属与档案管理[J].办公室业务，2017（19）：127-127.

[4]钟巧琴.出生医学证明档案规范化管理探析[J].管理观察，2017（22）：151-152.