档案开放利用与保密工作的关系探究

古佩玉

摘 要：随着我国经济水平的提升，科教文卫事业也得到飞速的发展。档案是重要的信息资源和载体，为现代单位体系发展提供了重要的参考和数据，而档案管理存在利用与保密双方面的任务。作为一名档案管理人员应践行自己的工作职责，妥善处理档案开发利用与保密之间的关系，将“保”与“放”结合，满足群众对档案的需求，高度服务于社会。目前档案开放利用与保密工作中还存在着一些问题，本文从档案开放利用与保密积极意义角度进行切入，分析和探讨当前档案开放利用与保密工作的现状，并对新形势下的行业发展作预判，为提升档案管理工作效能提出整改措施的建议。

关键词：档案;开放利用;保密工作;关系研究

随着时代的发展与进步，档案查询与借阅量明显增多，面对服务对象范围和利用领域的扩大，档案工作发生了很大变化，从半封闭式向开放性过渡。在开放的环节中，需做好档案的处理工作，既要为服务对象提供有用的信息内容，还要确保有关档案在利用时不泄露任何机密内容，协调好两方面关系，才能切实做好档案的开放利用与保密工作。

1 档案开放利用与保密工作中存在的问题

伴随着“大数据”“云计算”等信息化技术手段的不断发展，信息技术已融合到各行业中并推动社会经济文明发展。很多地方都在档案管理信息化方面进行建设，但仍不可避免地存在各种问题，影响档案管理的发展。

1.1 档案开放利用与保密工作协同推进步调不一致

档案工作要求全面把控信息，确保内容的完整性，这就要做好信息的开放利用与保密工作。但依照当前的工作内容来看，档案信息收集整理的过程中并没有将档案开放利用纳入考虑范围之中，相对缺乏标准化的信息管理和服务效能，不利于发挥档案服务于民的价值。在现代化社会发展中，互联网时代的发展既占据着强大的优势，并且广泛地应用在各个领域中，能够把互联网技术与档案保密工作的管理相结合，能够为档案管理工作提供方便与快捷[1]。同时，档案在服务于大众的过程中，更要对其内容进行严格的把控，确保档案的机密性。若档案出现泄密问题，将会给后续的工作带去损失。很多档案工作人员对涉密档案的安全防范意识不足，没有采取足够的措施进行保密处理，而后续的补救工作必将造成资源的浪费。

1.2 信息环境下，档案安全存有隐患

随着信息技术的快速发展，档案管理向着数字化进步。数字化档案内容存储方便、便于保存，无论从空间存储还是在信息内容的查询上都有大幅度的提升改变，优势不言而喻。但同时却也存在档案保密工作的安全隐患。基于信息技术存储的档案内容，会遭受网络环境的侵袭，为不法分子提供机会，通过外部网络进入到内部网络，黑客会对档案内容加以攻击，从而导致信息内容的泄露，档案遭受破坏等。数字化档案依赖信息技术，由于内容的泄密及窜改，若忽略对原文件的存储，电子档案出现错误，原稿又找不到，增加了工作困难，失去了档案的价值。在提供档案利用与服务的过程中由于并没有意识到档案保密的重要性，或者在保密工作中存在着一定的疏漏从而导致涉密档案的泄露，这些最终都使得档案的保密性受到一定的负面影响[2]。

1.3 档案管理人员安全意识低业务能力不强

当前档案管理人员的管理意识还处于传统的管理方法之中，管理理念滞后，安全风险意识低，造成档案信息安全管理能力与实际处理档案的管理手法相差太远，影响档案管理工作。很多地方档案管理人员的专业能力普遍偏低，在人员专业结构的配置上也不能满足当下的工作需求。不难发现，很多档案员都属于外聘性质，本身不是相关专业，也没有受到过专业性的档案管理培训，大部分工作都是在摸索中进行，这使得档案管理工作效率低下，错误率偏高，而档案准确性对于其利用价值有着非常高的影响。此外，单位在档案的记录和保存上有着丰富的资料，同时兼具不同的科目种类，在档案管理工作中更需要档案员具备专业的业务能力。

2 档案开放利用与保密工作间的关系

随着档案资源的扩大和社会使用的程度增高，在档案管理中不能小觑档案开放利用与保密工作间的关系。对于档案管理来说，保密可以说是其生命，是管理工作中一个非常重要的环节[3]。坚持开放利用与保密相结合的思想，有关人员要重视档案管理，学习新的管理技能，建立电子档案存储规范，将一些有利用价值的档案进行编辑、整理，提升其开放利用的价值。改善传统管理的理念，做好机密文档保密工作，利用签署技术、文件加密技术进行设置，防止相关档案信息被窃取，防止黑客进入对电子档案内容删除及修改，这样才能做好对电子档案原始性及安全性的保护，既要为后续档案查阅提供便利条件，又要为有关内容做好把关处理，开放利用与保密两手抓，绝不可偏颇。在档案开放利用中，要想更好地发挥档案的作用，就必须保证档案信息的真实、完整，而档案信息的真实、完善与否取决于保密工作[4]。

2.1 做好檔案开放利用与保密工作的有效途径

一是做好档案开放前的基础工作。在对档案进行开放利用前，需要对档案内容进行基础的整理，有关档案内容的开放利用需要进行严格的审批，管理层书面同意才能对文档进行开放利用。

二是要做好文档的建立、保存和管控。在档案开放利用前，首先要做好文件的备份，防止文件的丢失或损害。按照有关的要求，对文件内容进行统一的编辑保护和命名，防止后续查阅时被篡改内容。其次是要做好档案的检索功能，可以按照档案文件、关键词等内容进行检索，以多元化的方式完成对档案的检索。推动档案信息化建设，需要在数据库支持下，不断引进先进技术和手段，致力于打造智能化数据库，实现数据查询、统计、存储和交流共享多功能[5]。

2.2 推动档案利用与保密工作发展的策略探析

一是做好档案管理的制度建设。对档案的借阅内容、复制内容进行说明，根据不同工作角色，对档案的利用内容规定不同的审批手段，确保有关档案内容在借阅与查询中内容保存完好无损，有关机密文件做到保密处理，善于运用各项规章制度，确保有关条例内容在档案管理中得到更好的执行，并在实践过程中加以改进，不断充实及完善相关工作。

二是做好档案管理队伍的搭建工作。确保档案管理人员在工作中呈现高度服务于民的状态，具备较强的工作本领和较高的整体素质，对工作高度负责。团队建设时，要做好三方面内容把关：第一，具备极高的责任心，热爱工作，做好每一项与档案相关联的工作。第二，具备扎实的业务能力，不仅要有专业的基础知识，熟悉各项档案管理法律法规，还要拥有极高的业务能力，熟练操作工作中的各项任务。第三，极高的文化素养和全面的知识结构，懂得运用逻辑思维，做好内容总结与分析工作，找出规律，提出见解;拥有敏锐的洞察能力，对工作中的各项内容进行随时把控，发生意外事件时可快速处理。

三是做好档案开放利用过程中的监督工作。對档案信息处理标准、档案信息分类标准、档案信息存档标准、电子档案信息转化标准等进行统一的规定，并有明确的监督工作流程，促使档案员在工作过程中“一步一个脚印”，逐步完善建立规范化机制的监督措施，以监督制度对档案员进行约束。在工作管理时，还要做到四勤：第一是嘴勤，不断对借阅对象进行沟通与交流，宣传档案借阅中的规章制度。第二是眼勤，不断对借阅对象的动态进行观察，将不同人的行为收入视野，对其目的进行分析。第三是手勤，有关档案资料的借阅者，要进行身份的登记与核实工作，确保通过登记信息可以查找到借阅对象本人。第四是脑勤，对借阅的内容与文件要进行核实，发现问题后要进行及时的处理，将损害降至最低。

四是做好档案管理的安全保障措施。对损坏的档案内容进行及时技术维修，防止档案内容丢失。对档案信息设置密码保护工作，对涉密文档要进行加密处理，并要定期更换密码，防止黑客及病毒的入侵。对涉密档案采取有效的保护措施，若存在档案电子信息介质损坏或档案信息丢失，要有专业技术部门进行处理，由专业技术人员做好技术维护。对档案销毁进行严格的处理，首先是进行销毁数据的登记与利用专业的信息技术进行清点，防止不法分子利用其他技术手段找寻内容，影响档案查询与管理工作。

2.3 强化档案开放中电子档案保密利用工作

一是强化档案管理人员的安全防范意识，以电子管理技术、电子存储专业知识来完善档案管理人员的知识储备。对现有档案管理人员加大对现代科技知识内容的学习和技术操控内容的培训。这样才能确保工作人员对档案内容能准确地加以识别，判定档案的开放与保密分类，建立档案存储的规范。如：前期的资料收集与整理，中期的编撰与修正，后期的分类与存放。有关档案工作的执行需要落实到每个工作人员的身上，做好档案的保密工作，对工作人员的专业性、责任感要求极高，需要对待工作一丝不苟，按照标准制度执行，进行档案的编写、修正，确保档案保存内容与所要求的格式相同。此外，需要对不同职位的工作人员设置其管理权限，不是所有人都可以对档案内容进行查看及编纂的。

二是做好档案保管期限与保密期限的区分工作，正确区分档案内容的现实作用和历史作用，根据工作需要对文件内容进行处理，确保档案存储的意义与价值，从而判定不同档案的保管期限。针对处于保密期被泄露的档案内容，要对有关人员进行惩处，机密文件受到国家法律法规保护，不得由于个人原因造成国家、企业安全利益遭受侵袭。有关保密文件也是具有一定期限的，如：绝密档案不超过30年，机密档案不超过20年等，待文件保密期限满，便失去保密的意义，应该根据法律法规，适当对解密档案进行开放利用处理，实现它的更多价值。

3 结语

综上所述，优化档案开放利用与保密工作是单位开展工作的重要任务，分析并利用两者间的关系，采取科学办法做好档案建立与管理，才能做好相关的工作，满足社会发展的需要。合理培养工作人员的自主性，做好档案公开利用前期的准备，将档案资料处理到位，合理利用，注重人为因素的影响。要从多个角度培养人才、吸纳人才，完善当前的档案管理体系，为更多人提供服务，发挥档案管理的重要作用。构建现代档案安全管理与利用体系，理应是每一个档案单位责无旁贷的工作和每一位档案人的职责和义务。

参考文献

[1]许锐坤.加强档案管理保密工作的重要性及策略探讨[J].办公室业务，2020（02）：106.

[2]迈征.档案保管利用中的保密问题探讨[J].城建档案，2017（12）：39-40.

[3]仲华.档案管理的保密问题及其优化措施[J].办公室业务，2018（22）：105+107.

[4]迟鹏鹏.浅谈档案开放利用与保密工作的关系[J].办公室业务，2018（16）：95.

[5]翟会英.有效提升档案资源利用效率的策略[J].办公室业务，2020（03）：97+99.