解读如何加强企业档案数字化建设

吴为

摘 要：信息技术的不断发展，改变了企业固有的经营和管理模式。数字化技术与档案管理的结合，将促成档案管理在管理能力、利用效率等方面的升级。本文就企业档案数字化建设的意义从经济效益、开发层次及安全性三个维度进行了分析，并对加强企业档案数字化建设有效路径进行了总结。企业档案数字化建设的进程中，可通过在管理体系、软硬件设施及人才队伍等层面的发力，积极推动这一管理模式的实践和发展。

关键词：企业;档案管理;数字化

档案是企业的无形资产，是企业在发展中所累积的一种宝贵财富。一段时间以来，我国企业对于档案的管理和利用意识不足，导致档案管理的地位和价值受到的极大的冲击。新时期的发展进程中，档案管理的重要性再次突显，并展开了法制化、规范化的建设进程，成为企业发展的内驱力[1]。随着企业数字化管理进程的不断加速，档案管理的数字化建业也被提上了日程。如何基于数字化技术完成企业档案管理的改造，实现其在管理能力、利用效率等层面的不断升级成为一个重要的课题。

1 企业档案数字化建设的意义

1.1 有利于档案管理效益的提升

从某种意义上而言，企业档案管理的数字化进程对信息时代发展的一种融合。信息化技术本身是以提升效率为显性标识的，其在档案管理领域的运用必然能够达成档案管理的效率和效能上的提升。在企业现代化管理进行日益紧迫的今天，组织管理效能的提升也就意味着创造出了更好的价值，对于企业的综合管理效益有着积极地推动作用。数字化档案管理技术的推行也将传统地以纸质档案为保存样式发展为数字化为介质的保存样式。而在这一变化也会带来在档案管理成本上一定程度的下降，缩减了在用纸、印刷机保存等方面的支出[2]。

1.2 有利于档案资源开发和利用

一段时间以来，我国企业的档案资源管理的开发和利用意识不足，使得档案管理成为一种对于生产、销售等机械地记录，档案管理的价值无形当中被打了折扣。企业档案管理当中对于数字化档案技术的引入能够有效地盘活这些“沉睡的资源”，实现企业档案在资源开发和有效利用上的升级。这一改变也将企业档案管理部门的职能进行有效地拓展。档案管理资部门可改造为企业数据存储的中心。数据存储中心的建立将为后期大数据等互联网+技术的引入提供支点，在这些技术的应用下档案管理能够实现对企业战略发展、风险管理等方面的多层次的数据服务，实现以信息数据对企业改革与发展的助力[3]。

1.3 有利于档案资源安全性提升

企业档案的真正价值将在数字化管理的体系下被充分地激发，成为企业经营管理、法律诉、安全生产等方面的重要推动力和保障力。传统的档案管理模式，因反复借阅等问题容易导致档案的老化和损坏，同时传统档案管理模式在档案资料的管理也较为粗放，部门资料在使用过程中出现泄密等情况在企业内部也时有发生。基于数字化的档案管理系统可实现对档案管理密级等方面的优化设置，较大程度上改观了上述问题，进而提升档案管理的安全性。档案管理的存储方式的变革也成为推动档案管理安全性提升的一个重要因素，相对于纸质文件，数字化的文档能够有效地规避物理损害等方面的问题。

2 加强企业档案数字化建设有效路径

2.1 推进档案的数字化管理

企业进行档案数字化管理的主要目的是提升档案资源的利用率，从而实现档案资源对企业各项事业发展的推动。这一进程不是一蹴而就的，这就要求企业应首先建立一套数字化档案管理的体制，不断加大对企业档案基础工作的规范化和标准化建设。要依托国家法规和企业要求，在保障归档文件种类齐全，载体多样的同时，提升企业档案资料数字化比例。同时，要针对企业内部档案资料的保存等级和使用频率作出相应的数字化技术处理，如档案资料提取频率较高的要设定优先级，对使用频率小的档案资料要做缩微品处理。

2.2 提高管理软硬件的支持

档案数字化的建设是基于信息化技术的一种改造，而这势必会对档案管理系统的软硬件建设提出一定的要求。档案管理的数字化软硬件水平，将直接决定了企业数字化档案管理系统的服务效能。因此，在这一建设进程中，应首先对档案数字化管理系统的硬件性能予以提升，选择性能优越、运行稳定的硬件作为数字化档案系统搭建的基础。同时，对软件系统进行优选，达成档案管理系统与企业的办公自动化系统的融合，实现档案管理数字化软件的无缝对接，从而为企业数字化档案管理效能的发挥提供保障[4]。

2.3 专业化的人才队伍建设

就企业档案管理的未来发展趋势而言，其数字化的管理进程是历史的必然。这就要求企业的档案工作者，不仅需要与专业化档案管理知识，更需要具备相应的档案资料的收集、处理及分析能力。企业对于档案数字化建设进程中，受限于先期档案管理的认知不足，档案管理在专业化人才和数字化人才方面有所不足，成为横亘在企业数字化档案管理进程中的一大阻碍。在档案管理数字化建设的进程中，企业应注重档案资料数字管理的专业型人才和复合型人才的培训力度，从而达成档案管理人员广博的知识结构、专业的问题视角及丰富的实践管理经验。从另一个维度而言，也应这在企业的人力资源管理中加大对档案管理人才的引进力度，从而迅速提升档案数字化管理队伍的服务能力。

3 小结

信息技术背景下，档案资料的数字化管理系统的建构，是时代发展的必然。重视企业数字档案资料管理的数字化、规范化、制度化建设，才更好地服务于企业各项事业的发展。前期的实践表明，企业的数字档案建设不仅有利于提高档案资源管理的经济效益，同时对提升档案管理的安全性及其开发和利用的层次有着重要的意义。企业数字档案资料的系统建设是一个系统的建设过程，需在这一进程中，通过推进档案的数字化管理、建立档案信息传输平台、专业化的人才队伍建设等策略的实施，有效助推企业数字化档案管理系统建设效能的显现。

参考文献

[1]王珺.如何推进新时代企业档案数字化建设[J].信息记录材料，2019，20（12）：45-46.

[2]孔瑾.国有企业档案数字化建设探究[J].卷宗，2019，9（35）：79.

[3]陳丽娟.如何加快企业档案数字化建设[J].人力资源，2019，（18）：41.

[4]杨洋.基于企业档案数字化建设关键技术研究[J].卷宗，2020，10（3）：102.