探讨事业单位档案管理改革模式

顾俊杰

摘 要：随着时代的不断发展，我国科学技术的不断创新，我国进入了信息化时代下，事业单位档案管理工作也应顺应时代的发展，与时俱进，将信息化技术作为事业单位档案管理工作改革的重要建设目标，从而有效的提升事业单位的档案管理水平。

关键词：事业单位;档案管理;改革模式

在我国经济实力逐渐壮大的今天，我国事业单位获得了良好的发展，事业单位档案管理工作的重要性愈加凸显，随着信息化、数字化、互联网化时代的到来，要善于利用先进技术对事业单位档案管理进行分析、改进和优化。认真研究与部署数字化管理，有利于事业单位档案管理的降本增效。

1 事业单位档案数字化管理的意义

随着信息时代的到来，事业单位档案管理通过运用计算机技术提升了档案管理的成效，方便档案的收集工作与归档工作，改变了传统档案管理模式，是档案管理的创新。档案管理人员通过操作相关软件对资料进行增减、变更，工作效率大大提升。而且档案数字化发展还可以促进新型管理方案的落实，在很大程度上节约了人力与财力。事业单位的发展要求档案管理也要跟得上时代发展的步伐，必须要从数字化管理方面下功夫，查阅档案更加便利，为高校的可持续发展提供了保障，也提升了高校管理的信息化水平，具有非常重要的现实意义。

2 事业单位档案管理改革模式

2.1 电子档案系统构建

分析我国的事业单位的现状，很多的单位已经构建了完善的电子档案系统。电子档案系统是将档案的类型、档案的所有信息以及存档时间录入到系统中。与此同时，电子档案系统还能让现有的系统数据进行更新和优化。另外，利用电子档案系统能将每个时间段的事业单位信息全部有效地实现录入，给事业单位在整体规划上提供有价值的数据参考。为此，和传统的档案管理方式进行比较，利用信息化技术可以让电子档案系统更加完整和健全。利用信息科技手段让所有的档案信息做到了精确地记录，同时录入的信息数据更简单和方便，确保了档案管理流程科学化和规范化。事业单位成立电子档案系统，方便工作人员随时地查找和调取档案信息，可以防止档案查询的时间消耗量大，同时还能让档案管理操作流程实现简化。与此同时，事业单位在软件开发上以及网络建设上需要不断地加强，多采用办公自动化OA系统，这样让事业单位的数据资源和信息实现公开和透明。利用内部的网路，及时地将资源和人员情况做到有效地传递，让实际的工作效率提高。

2.2 加大资金投入来更新技术设备

档案数字化管理主要是采集和整理比较有价值的信息资源，这些有价值的新型资源要为特定的组织部门、特定的人员服务，从而体现出更大的价值，创造出新的效益。档案作为重要活动的纪录材料见证事业单位的成长，在组织运营管理过程中的使用频率也在提升，对档案数字化收集与归档管理的时效性提出了新的要求，要在确保时效性的基础上保障档案资料的质量，以高质量的档案材料为组织决策提供参考依据，实现工作开展的价值。所以，事业单位管理者要提升对档案数字化管理的重视度，投入专项资金配备专业的计算机设备、打印机设备等，在设置目标或者做决策的时候参考档案信息资料，发挥档案信息资源在维持组织政策运行方面的重要作用。打破传统的信息格局形势，让档案信息变得更加精确化。

2.3 提升档案管理数字化的软硬件性能

第一，要提升档案管理的能力。网络设备的选择应当具有稳定、安全的优势，提升数字化管理的质量和效率。要选择安全可靠的云存储、重要信息的光盘备份，来充分提升系统的性能。软硬件的投资要充分考虑扩容的可能性以及性能的稳定性。第二，提升档案数字化管理的可靠性。无论是磁盘类管理产品，还是硬件设备，都要依据档案管理的设计标准，符合日后升级的可靠性。同时，网络安全要配备有相应的软硬件防火墙、访问权限设置、应急系统备份。无论是使用者还是系统管理者都可以得到最佳的体验。另外，支持硬件的热拔插、方便系统升级、提升数据安全性。第三，提升档案管理的性能。机房应当配备阵列性产品，确保系统网络优势、在线升级、在线存储能力。同时，档案管理系统还应当具有一定的开放性，更好地适配日常工作中的各类终端接入，充分发挥档案数字化资源的优势。第四，硬件方面应当要控制信息载体的质量，延长电子文件载体的保存时间，确保信息硬件不会受到湿度、温度的影响而遭受破坏。软件方面则要选择一定密码管理、多级权限控制，不断强化系统的保密作用，有效避免系统和内部数据遭到修改、破坏、无权限访问。

2.4 档案管理服務能力拓展

事业单位开展档案管理工作的本质是服务，而其实际价值的体现也同样来源于服务。所以事业单位应该提高自身的服务水平，从而有效的促进档案管理工作的信息化改革。而想要做到这一点，首先应该扩展服务功能，对于传统的档案管理模式中所涉及的服务职能，仅仅只是局限于检索查阅等层面，而在信息化改革模式下，则可以通过对信息技术的运用进一步的扩展其功能。通过开发先进的功能模块，从而有效的实现数据的自动规避、筛选和对比。其次应该进一步的扩展服务内容，在传统的档案管理模式下，事业单位所提供的服务内容十分被动，而管理者仅仅只是作为一个数据信息的管理仓库，而在信息化改革模式下，则可以进一步的扩展服务内容，使其完成由被动到主动的转变，为需求者提供更有针对性和个性的服务。

2.5 强化“全过程管理”工作

在档案管理的全部环节中，起初，应该加强每个工作人员对文书工作与档案管理工作岗位的职业思想，只有确保每个工作事务流程的质量合格、责任优先，才能为“全过程管理”提供质量保障。其次，事业单位要按照文件储存的规范，依据我国关于档案管理、文档体系和下发规则等相关规定，制定具体的文书处理办公规定，并组织全体档案管理职员和文书职员认真学习我国相关法律规定，掌握文档归纳和办理等事务，提高文书与档案管理事务的可行性和可操作性。最后，要理顺办理系统，不断完善管理体制，建立安全科学的组织体系，创设一支优秀、专业的事业队伍，为档案的全过程管理打下坚定的基础;不断引进信息时代先进的装备和技术，与单位的现代化同步发展，并配备性能优良的设备，强化操作的熟练性，使档案管理工作更加层次、科学、统一。

2.6 深化档案数字化管理的安全保密制度

档案管理很重要的一个环节就是保密工作要做到位，无论是个人信息、单位信息，根据信息的等级、重要性，会有一定程度的保密时限、级别要求。如果信息泄露，轻则泄露机密，重则被不法分子利用，给单位造成的损失无法估量。首先，要根据档案的特点、内容、重要性设置保密级别，配备相应的管理权限，能够控制信息安全和管理成本的平衡。其次，档案管理人员要有安全意识和信息管理技能，能够有效管控数字化信息的安全性。再次，要对系统进行有效加密、定期维护、检查办公设施，及时排除安全隐患，确保档案管理的安全。

3 结语

综上所述，在时代的快速发展下，事业单位的档案管理工作也应进一步的改革自身的工作模式，加快信息化建设，从而为用户提供更加优质的服务，提高自身的档案管理质量。

参考文献

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