院校档案数字化建设的实践操作与探讨

鄂国平

摘 要：本文通过对院校档案数字化建设的重要性进行深入分析，结合档案管理活动中存在的问题和不足，探讨科学高效的数字化管理模式的建设路径，对数字化建设过程进行科学规划和部署，实现档案管理效率的有效提升，为院校的管理运行提供有效的支持。

关键词：档案;数字化;目标;建设

1 引言

随着院校办学规模的不断扩大和教育科研水平的不断提升，提升档案管理水平已经成为推动院校健康发展的重要环节。而传统的管理模式中，存在着许多问题和不足，这就要求档案管理部门要充分认识到数字化建设的重要性，结合实际管理需求，进行数字化建设的高效推进，实现管理水平和服务质量的有效提升。

2 院校档案数字化建设的迫切性

档案管理工作是院校管理的重要内容，能够为院校的高效运行提供有效的基础保障。提升档案管理水平能够为整体办学水平的提升产生积极作用。随着信息技术在教学科研工作和管理活动中的广泛应用，传统的档案管理模式存在一定的滞后性，不能结合院校实际的发展情况，进行管理工作方式方法的改进，不能通过管理效率的提升为院校管理运行提供有效的支持。同时以纸质资料为载体的资料存储形式，极大增加了管理工作的压力，特别是随着招生规模的不断扩大，信息化教学和办公的普及，对资料的存储和利用环节提出了更高的要求。传统的管理模式已经不能实现资料收集环节对院校管理运行的全面覆盖，不能保证基础信息能够得到及时准确的收集。同时对相关资料缺乏科学的处理分析，只能进行简单的分类和存储，不能对档案资料进行相应的复核，无法保证准确性。而对资料的使用过程中，只能提供相应的查询和调用服务，不能有效满足使用者的需求。因此，推进档案管理数字化建设，能够利用技术优势，对管理活动的各个环节进行科学优化，形成数字化的管理体系，并能够结合院校管理运行和发展的实际情况，进行相应管理机制的完善，实现管理效率的科学提升。同时现有的纸质档案资料的管理力度不足，但是这些资料具有较大的价值，而数字化建设的推进，能够将传统的资料进行数字化转变，以数字化的形式进行存储，能够实现对资料数据的深层次挖掘，提升对传统资料的使用效率。[1]

3 院校档案数字化建设的目标

3.1 实现管理体系的完善

档案数字化建设需要对传统的管理模式进行科学的优化和改进，使管理工作能够充分使用院校管理活动的要求，为教学科研和行政管理等重点工作提供有效的支持。档案管理工作涉及代院校管理运行的各个环节，需要各个职能部门的高效协作，保证相關管理规范能够得到切实落实，借助信息化管理体系的科学构建，实现相关信息资料的高效传递和共享，为各个部门的管理决策和教学科研活动的高效开展提供有效的支持。院校要加强指导和投入，积极协调相关部门和工作环节，使得数字化建设过程能够得到高效推进。并能形成科学的工作流程和规范，保证管理水平的提升。[2]

3.2 实现对档案资料的管理水平

数字化管理模式的建设，能够为档案资料的处理分析提供有效的技术支持，能够利用技术手段实现管理效率的显著提升。首先是利用数字化的存储形式实现资料载体的科学转变，能够利用计算机设备，实现对资料数据的高效管理，提升存储安全性，并能够借助运算资源，对资料内容进行科学的分析处理，通过对其中重点和关键内容的提取分析，形成准确的分析结果，能够充分挖掘资料价值，为相关使用环节提供有效的便利。其次是档案资料数据库的建设，结合数据结合分析结果，对资料数据进行科学的整理，形成完善的资料数据库，能够充分体现资料的关键内容，能够结合实际使用需求，进行数据库的高效使用。

4 院校档案数字化建设的步骤

4.1 数字化管理平台的科学建设

在档案数字化建设中，要对档案管理运行的各个环节进行深入研究，充分结合相关管理部门的实际工作流程，形成完善的建设方案，对实际功能需求信息进行全面的收集，推动信息化管理平台的科学建设，形成完善的数字化管理流程，实现管理效率的提升。对档案资料信息的收集环节，要针对具体的档案形式，制定相应的数字化档案资料标准，使相关工作人员能够利用按照标准模式实现资料的高效收集，并能够借助网络途径，实现资料的快速传递，保证相关资料的时效性。同时利用技术手段，对资料信息进行科学的分析，提取其中的重点内容，并进行细致的比对分析，保证资料的真实性，对资料进行科学的整理，形成完善的数据库。要完善平台服务模块的功能，完善检索机制，提升对档案资料的使用效率，充分满足使用者的实际需求，对资料数据库进行科学的使用。同时能够通过网络途径进行远程访问，使用者能够根据自身权限，提出相应的操作请求，能够实现实时相应，极大提升了服务质量。[3]

4.2 加强基础设施建设

数字化建设的高效推进，需要以信息化基础设施的高效配置为依托，能够借助先进设备，实现传统纸质资料的数字化存储形式的转变，要加强计算机、扫描仪等相关设备的配置，为数字化建设提供有效的基础支持。同时要加强服务器建设，随着数字化建设的不断推进，数据信息的数量显著增大，对运算能力的需求随之提升，要积极利用先进信息技术，如大数据、云计算等，利用网络处理资源，在减少硬件设施投入的同时，提升数据处理效率。

4.3 管理机制的科学完善

管理部门要结合数字化建设的需求，对管理机制进行科学的完善，对管理工作流程进行优化，实现管理效率的提升。借助信息化管理平台的建设，实现对管理活动的高效监管，能够及时发现管理活动中的问题和漏洞，进行管理制度的针对性完善。同时要加强对工作人员的培训，提升专业素养和信息技术水平，使其能够对相关设备进行合理的使用，实现整体管理质量和服务水平的提升。

5 结语

档案管理工作是院校管理活动的重要组成，对教学科研和行政管理工作起到关键作用。管理部门要充分认识到档案数字化建设的重要性，积极利用先进技术，对管理过程进行科学优化，形成完善的管理制度，实现管理水平和服务质量的提升。

参考文献

[1]冯艳.浅谈如何加强企业档案数字化建设[J].黑龙江档案，2017，（2）：70.

[2]黄莉琴，杨丽娜.档案数字化管理模式在高校档案管理中的重要作用探讨[J].兰台内外，2019（2）：7-8.