如何做好事业单位档案管理

陈春冷

摘 要：在改革开放的新环境里，经济水平得到提升，各项资源持续发展壮大，共同推动科技不断走向新台阶。尽管目前加快了社会人员流动速度，然而却增加了事业单位档案管理压力，针对信息化方面的要求越来越多。当前事业单位在档案资料管理工作量上持续增加，所以在管理日常事务和员工档案资料方面越发繁琐。为了增强单位档案管理信息化水平，首要任务是优化档案管理机制，创新管理方法，为档案管理效率提供保障。

关键词：事业单位;档案管理;策略

档案管理是事业单位整个管理体系不可或缺的组成部分，档案是事业单位拥有的资源之一，具有隐性特征，能够服务于管理与决策。随着信息技术应用的不断深入，事业单位传统档案管理方法严重滞后，与新时期事业单位对信息资源的需求不相适应，这也是档案管理创新的根本原因。基于此，要将信息化作为档案管理发展的方向，以期更好地服务于事业单位的长远发展。

1 事业单位档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理制度有待完善

俗话说，无规矩不成方圆，必须有一套健全的管理制度与准则才能确保档案管理的规范化与科学化。目前，大多数单位出台了档案管理制度，但奉行形式主义，这些制度形同虚设，工作人员往往不按规则办事，从而导致档案管理局面混乱。这从客观上体现出单位对档案管理的重视度不足。另外，单位内部各部门间缺乏有效的沟通机制，相互协作能力低下，也在一定程度上降低了档案管理制度的执行力，从而影响到档案的规范化管理。

1.2 档案管理缺乏主动性，制约有价值信息的及时收集与使用

事业单位档案管理工作，长久以来以被动管理为特点，这一状态渗透在档案的收集、整理以及归档等多方面，影响档案资源建设的主动性，忽略档案资源及时收集与开发的重要性。这种现象在档案管理制度不健全的情况下尤为严重，直接造成大量有价值信息被埋没、很难得到妥善处理与保存。另外，档案资料收集工作缺乏实时跟踪，引发档案资料过于分散，尚未实现集中保存与处理，档案管理的作用很难全面发挥，优势不明显。

1.3 技术欠缺

对于事业单位档案管理而言，科学应用信息化技术是提高档案管理工作质量的前提基础。然而面对事业单位内部档案管理现状来讲，在使用信息化技术方法上依旧存在问题，在检阅比较重要的档案资料时没有使用信息化手段，而是惯性的使用纸质材料加以保存，这样不但存储时间短，还不利于后期查找。对此，为了突出档案完好性，事业单位应将信息化技术手段融入其中。

2 加强事业单位档案管理的几点方法

2.1 增强档案信息化管理思维，应用信息化管理模式

从目的角度分析，事业单位档案管理的目的是为科学决策提供价值性信息支持，促使自身发展与时代具有同步性。面对信息管理思维的薄弱，一方面，深入理解档案管理信息化的价值，掌握信息化思维的真谛，将其有效贯穿于管理实践全过程，以求实现最大程度的信息共享，提升资源利用率，防止信息滞后。应结合信息需求方向，将信息化建设作为档案管理的新趋势。除此之外，还要健全完善档案信息化相关法规、制度以及机制，维护档案信息的安全。

2.2 强化档案意识，进一步完善档案管理制度

要想充分发挥档案管理的职能与作用，在工作上获得更好的效果，单位领导必须高度重视档案管理工作，要充分认识到这项工作对单位发展的意义，将其摆在重要的位置上。同时，档案部门开展档案宣传工作，向广大职工普及《档案法》，让大家充分认识到档案管理的意义，自觉配合好档案管理工作。然后，结合单位实际，进一步完善单位档案管理制度，适应新时代档案管理发展的要求。在制定制度的过程中要特别注重制度的可操作性、科学性与合理性，符合单位自身需求。完善的档案制度能对单位领导与职工产生制约作用，在日常档案管理过程中突出地位的平等性，这是确保档案管理效率的一大保障。单位档案部门负责对档案制度严格执行，确保档案制度的公平性与严肃性，让档案工作得以顺利展开。另外，出台一套健全的绩效考核制度，对档案工作进行科学合理的量化，以获取公正、客观的结果。根据考核结果对档案人员进行奖惩激励，以更好地激发他们的工作热情。

2.3 建立现代化的档案管理理念，引领档案事业全面发展

一是树立质量管理理念。事业单位档案管理可以应用企业的全面质量管理理论，将档案管理的全过程分成四个部分：计划-实施-检查-提升，持续改进，这就是著名的戴明环。档案管理周而复始不断更新不断完善的过程，其实与戴明环十分匹配，完全可以通过这个闭环来实现档案管理核心要素和竞争力的提升。事业单位要为档案管理设定管理目标，并按照档案管理要求进行日常管理，在此过程中，要注意出现的问题和可能存在的不妥之处，并加以改进完善。在下一个闭环中，再次对修订后的档案管理进行观察总结，环环相扣，以此类推。建立质量管理理念的最终目的是要让档案管理呈现出可学、合理、高效的特质，更好地发挥档案管理与事业单位的社会效益。二是树立用户需求导向。档案管理是服务窗口，为人民服务是档案管理的根本宗旨。以用户需求为导向，走出相对封闭的档案工作状态，关注对象由“物”转向“人”是档案管理未来发展的大势所趋。因此，事业单位在建立现代化的档案管理理念时也应将“用户的需求至上”作为工作标准之一，着重提升档案资源的开发利用率，将“以人为本”落到实处，将传统的、静止的、被动的档案管理理念转变为现代的、主动的、追求创新的档案管理观念。

2.4 开发档案信息中的数据平台

事业单位档案数据非常复杂，涉及很多字段。在大数据背景下对数据的提取要求非常高，需要建立相应的数据平台来提高数据挖掘和提取的信度和效度。另外，通过开发事业单位档案数据平台可以有效提高大数据共享的效度，提升事业单位服务的客户对信息需求的满意度。数据平台的开发是事业单位对外宣传的窗口，访问者可以通过信息了解事业单位，也更好地挖掘了用户的隐形诉求。

2.5 加强培训力度，努力提高档案管理人员的素质

档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员较好地掌握技能，提高业务素质和工作能力，加大档案业务培训工作开展的力度，需做到如下三点：一是要积极参加地方档案管理部门和档案学会举办的专業培训班和继续再教育培训班。二是要给档案人员创造机会到档案管理先进单位认真观摩学习，使档案人员走出去把先进的工作模式带回来，推陈更新使档案管理工作达到更科学化、标准化、规范化。三是调动档案人员的工作热情，建立工作激励机制，打破干好干坏、干多干少都一样的工作模式。提高档案人员业务素质作为搞好档案工作重要环节常抓不懈，要提高档案人员对搞好档案工作重要意义的认识，增强档案人员的责任心、使命感，促进档案管理工作水平。

3 结语

综上，在各个领域都能看到信息化的影子，其建设逐渐成为时代的潮流。将信息化应用到事业单位档案管理中去，从而推动其发展，实现信息化、数字化目标。为此，工作人员需了解信息化知识，优化相关制度和档案管理手段，促进事业单位可持续发展。

参考文献

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[2]高娟.事业单位档案管理信息化建设中的问题与解决路径分析[J].劳动保障世界，2018（2）：56.