企业设备档案管理优化对策研究

董月茜 唐蕾荣 王建刚

摘 要：随着当今社会科技的不断进步，信息化管理也在逐渐的上升。由于现在设备的性能逐渐提高，所需要员工技能也在上升，所以在企业购买档案时应对设备进行全面的记录在案，其中内容包括购买、调试、运输、使用、维护和报废等。将整个设备的全过程记录需要运用有价值的文字，表格等方式进行详细记录。使用设备档案对今后企业的发展和研究提供有力的帮助。本文就是对企业设备档案进行分析，对其中的问题提出相应的解决方法，对相关企业出现的问题提供一些帮助。

关键词：企业;档案管理;优化设备

1 企业设备档案的作用

1.1 方便生产管理

设备档案在记录时主要是为了对生产进行管理，由于在整个企业的发展过程中，设备档案具有很强的作用，所以它会对生产管理提供很多帮助。设备管理档案不仅可以帮助企业发展，同时也是对想要了解本企业的其他外部人员提供一些资料。在一些招标过程中，招标人员为了能够更加详细了解中标单位，就需要了解该企业中的相关设备，但是由于施工过程中所用到的设备都是大型的，所以这时候设备档案就起到了决定性作用，可以对整个竞标过程起到决定作用。在整个企业发展过程中，可以通过设备档案进行对设备使用，设备维修，设备维护有详细的了解，这样才可以对企业进一步发展和购买设备进行了全面的分析。设备档案可以从不同的方面进行对设备全方面监控。对于一个企业是否有完整的设备档案充分体现了整个企业的实力，来获得外部人员的信任。

1.2 提供使用依据

在整个设备使用过程中设备需要进行保养，管理，维修等多方面的对其进行记录在全部档案中。设备在使用过程中需要对设备进行定期保养，确保设备可以使用更长时间，更耐用，而定期保养就是在一定时间范围内的，这就需要设备档案对上次保养时间的记录。确保每一次保养间隔时间相似，使设备状态良好，保证设备可以使用更长时间。对每次维修进行时间记录，确保每一次维修的内容，时间等所有详细信息均记录在档案中，以便企业在后续对该设备如何处理提供方案。

1.3 提供购买依据

企业在整个生产过程中需要定期更换设备。定期更换设备的目的不仅是由于设备的老化和损坏导致设备无法使用，更重要的是为了提高生产速度。企业在购买设备时，应进行查看设备档案对现代设备进行了解，查看企业需要什么样的设备，设备的产量，设备的损耗等，设备档案就会为其提供这些相关的所有信息。同时也可以通过这些信息了解到企业的需求量来进行购买不同参数的设备。同时又可根据企业设备档案了解到当前设备的参数，性能还有完成指标等方面进行全面考虑。有些设备存在问题或者购买回来后需要经常的进行维修，就可以实习在购买这些就可以是企业在购买这些设备时，尽量避免这些有问题的设备。再对整个设备档案的仔细分析，可以了解到设备现存价值和是否可以进行继续利用，为今后购买这些设备做出了对比和提供了相应的资料。

2 设备档案存在的问题

2.1 资料建档不及时

设备档案是从设备购进一直到整个设备的报废都需要进行分类存档，在不同的阶段，不同时期需要对设备进行全面的进行记录，比如一台设备从开始选购计划开始时，选购的方案选购的原则都需要记录。然后就是使用时出现的问题进行维护时间，还有修理阶段都需要进行详细记录。由于在记录过程当中，由于是分阶段记录，在整个工程快要结束之前才会对整个设备档案进行整合，有时候可能会延期到工程结束的前一天，这样就会给设备档案整理提供很大困难，但是很多档案记录人员在进行记录过程中，不会对档案进行提前整理。这样就会导致没有时间对设备档案进行整理，在整个工程结束之后，专家組进行验收，工程师就会发现设备档案出现许多漏洞，需要记录人员进行后期整改，不仅浪费时间更会影响工作进程和工作质量。

2.2 建档过程不够系统

设备档案一般建档主要分五个阶段：选购阶段，验收阶段，安装阶段，使用阶段，更新阶段。这五个阶段组成了设备档案的主体，选购阶段就是根据之前设备的运用，将需要更换的设备进行重新采购更换。选购阶段也是最重要的一个阶段，选购阶段需要进行招标的文件，招标的意见，还有中标的通知书等都应将一律归入设备档案，但是由于许多人员不是足够专业，不会注意到这些细节性问题，就将导致设备档案部分资料缺失等问题出现。在整个设备开箱阶段，里面有设备说明书，授权许可书，包装清单，机器原产地等关于机器的所有详细信息，这些东西也是设备档案中必不可少的，同样这些东西也经常会有人忘记录入设备档案中。由于刚接到新的设备，设备档案需要记录关于设备的许多问题，所以在设备失调过程中，设备档案记录人员可能忘记录入设备试调过程也是其中一项问题。由于这些问题的存在，导致整个设备档案记录并不完整，没有系统性的档案记录就不能保证设备档案的有效性。

3 优化设备档案现存问题

3.1 重视设备档案

设备档案管理工作，不仅需要管理人员对整个工作认真的态度，更重要的是企业相关领导对设备档案的重视程度。领导的重视程度越高，就可以促进档案记录人员对工作的重视性，并且领导应随时进行对设备档案检查，确保设备档案记录人员对档案记录时刻保持全面的进行。在日常开会过程中，企业相关领导也应该经常宣传设备档案管理，强调设备档案在整个企业生产过程中的重要性，使整个设备档案工作人员都有着积极的工作态度。整个设备档案管理部门，应明确每一个设备档案记录人员的工作，对不同人员进行分工，把责任落实到每一个人，确保使人生有事干事事有人做。只有将责任落实到每一个人在设备档案出现问题时可以将问题精确查找到并尽快解决，减少设备档案中出现的错。

3.2 建立完整制度

设备档案的记录过程中需要有一个完整的设备档案管理制度，为所有设备管理制度制定一个标准，使其他所有的设备档案像这个制度靠拢，这样才可以保证整个设备档案记录过程中减少问题的出现。当然设备档案管理制度也应该具有科学性，完善性，如果想做到这一点，就需要从根本出发对整个问题进行研究，然后在进行落实。并且在整个过程中如果发现建立的制度存在部分问题，应及时进行处理解决，使制度不断完善。通过这种方法来减少设备档案出现的问题，规范设备档案的记录整个过程。

3.3 提高档案记录人员水平

在设备档案记录过程中，虽然有相应的制度，设备档案记录的模板和方案，但是设备档案记录人员的业务水平也是非常重要的。设备档案记录人员首先要对各类设备都有相关了解，并且对设备的使用等有足够的经验。现在科技的快速发展，计算机的使用也是档案记录人员必不可缺少的技能，可以通过运用计算机来加快设备档案记录人员的工作效率。运用计算机也可以更加确保设备档案记录人员在记录过程中减少错误的出现。设备档案记录人员需要进行合理的培训，和严格的考核后才可以上岗工作，确保其熟练掌握设备档案记录工作，以防出现知识漏洞等问题。

4 结束语

设备档案对整个企业的发展有着间接性引导作用。在整个企业的发展过程中，设备是作为企业的一大重要资源，确保设备的良好，就需要设备档案，对设备进行全方面记录，确保整个设备使用过程中出现的问题及使用记录都有详细记载。设备档案记录的完整性可以促进企业的生产发展以可持续性发展的现状进行不断前进。

参考文献

[1]赵艳.企业设备档案管理优化对策研究[J].黑龙江档案，2018（06）：103-104.