建立企业数字化档案管理系统的思考

吴为

摘 要：数字化技术的发展带来了工作模式、内容及方法上的变革。本文就建立企业数字化档案管理系统的必要性从时代发展、服务要求、用户诉求三个维度进行了分析，并就企业数字化档案管理系统的实践路径进行了系统地总结。企业数字化档案管理系统的建设工作中，可在完善数字化档案管理系统、提高数字化档案技术支撑及加快数字化档案队伍建设持续发力，进而推动整个的建设进程，提升企业档案工作的建设力和服务。

关键词：档案管理;企业;数字化

社会经济的发展进程中，我国的企业总数和企业总规模已达到历史的高位，成为推动当地经济发展和工业建设的有力推手，有力地提振了当地的经济，并实现了巨大的社会效益。企业以效益为前提的跨越式发展进程中，企业档案管理的水平和能力，却未能与企业自身发展和信息时代的特征相匹配。无论是国营大中型企业和新型民营企业中档案管理工作的停滞和功能性丧失成为企业发展中的一种病态现象。档案管理的弱化对企业的发展而言是一笔重大的损失。随着档案管理工作的法制化、规范化进程的全面开启，企业档案管理工作的重要性引起了多方的关注[1]。伴随着企业数字化改革的不断深入，档案管理系统的数字化建设也成为一种必然。

1 建立企业数字化档案管理系统的必要性

1.1 时代发展的需求

信息化时代的全面开始，给各行业的发展带来了新的机遇。企业的档案管理工作也需要积极地迎合时代的脚步，以新的服务模式和发展业态，推动自身工作的革新，达成对企业各项工作的有力支持。从档案管理的主体而言，企业对档案的利用不再仅仅着眼于“原始资料”的供给，而是要求能够获得经过信息加工的档案素材;从档案管理的客体而言，档案资料的存储样式和存量也发生了巨大的变革。档案管理主客体内容上的变革在倒逼着这场数字化的改革进程。

1.2 服务效率的要求

在对企业工作的回顾中可以发现，传统的以纸质档案为主的管理方式在利用的过程中经常性地会出现资料留存不完整、不准确及重复性地劳动等问题，这在一定程度上使得档案管理的服务效率较为低下。随着企业数字化建设进程的不断加快，办公自动化系统已经在前期实践并成为企业现代化管理工作中的主流形式。档案管理系统需谋求与这一系统的对接才能够实现自身工作效率的提升。而与此同时，数字化档案管理系统的搭建也将全面地盘活档案资源，成为档案管理部门提升服务效率的重要支点[2]。

1.3 用户利用的诉求

数字化档案管理系统信息平台将传统管理手段和先进技术手段有机结合，实现了档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化。在这一架构下档案管理已从单一的资源管理开始了向多元的资源服务上的转变。从一定意义上讲，在数字化建设的背景下，档案管理工作是否能够高效、规范、科学的开展，会直接影响到企业的整体运营效能的高低。这一服务架构上的颠覆使得企业数字化档案的服务方式也发生了一定的转变。在数字化档案服务的过程中，根据部门的需求完成自身档案资源的重组和推介，将在提升档案服务力同时，提升企业各部门对于档案资源利用的满意度。

2 企业数字化档案管理系统的实践路径

2.1 完善数字化档案管理系统

在经历了阶段性的发展之后，当前企业的数字化档案管理工作取得了一定的实效，在设备、技术及人才领域的多维度建设奠定了企业数字化档案管理的基础。而不可忽视的是，数字化档案管理系统更新较快，且互联网+的大数据等技术也将逐步地被引入到企业的数字化档案管理当中，这在一定程度上会对企业的档案管理体系造成一定的冲击。因此，企业数字化档案管理工作的过程中，应对档案基础工作进行规范化和标准化的建设，以更好的應对不断发展的数字化档案管理系统，也应进一步完善企业数字化档案管理制度，使档案数字化建设的探索有章可循、有规可依[3]。

2.2 提高数字化档案技术支撑

科技是第一生产力，这在新时期的档案管理工作当中仍是铁的定律。企业若未能实现数字化档案管理技术上的获得，那数字化的档案管理就成了“空中楼阁”。因此，企业数字化档案管理的建设中，应首先确保数字化档案管理系统的硬件设施的配备，选用质量可靠、性能优良的数字化设备来为档案管理工作奠定基础。其次，应对档案管理系统进行优选，使数字化档案系统能够与企业当前所使用的自动化办公系统所匹配，减少系统或接口的冲突。再次，企业需重视数字化档案管理中的安全管理工作，通过设置防火墙等提升数字化档案系统的安全性。

2.3 加快数字化档案队伍建设

数字化档案管理工作的最终实践者是人。企业档案管理的数字化人才的厚度将直接决定了数字化档案管理系统搭建的效率和效力。就企业档案管理的现状而言，这是企业在推进数字化档案管理中的一种显性短板。专业知识的不足和信息技术的欠缺导致当前的企业档案管理队伍难以满足档案数字化建设的要求[4]。面对这一问题，企业的档案管理人员应充分的认识到数字化档案管理建设的必然趋势，发挥自身的能动性，自觉地谋求在专业知识和数字化技术方面的突破。在这一过程中，企业也应为档案管理人员综合素养的提升提供平台和机会，迅速形成数字化档案管理队伍的“战斗力”，进而推动整体的建设进程。

3 小结

企业档案管理的数字化建设是顺应时代发展要求和提高自身服务能力的必然抉择。通过对企业档案管理工作的信息数据化服务的实现，充分发掘档案资源为企业效益发展服务，将在一定程度上缓解企业档案管理的下行趋势。同时，企业的档案主体管理部门，也要在落实档案工作岗位责任的同时，逐步完善数字化档案管理系统、提高数字化档案技术支撑、加快档案管理岗位的人才培养等手段，发挥数字化条件下档案管理工作应有的社会价值和经济效益，使数字化档案管理成为推动企业的可持续发展的重要引擎。

参考文献

[1]靳秀华.关于企业档案管理信息化建设的思考[J].兰台世界，2014，（z1）：72-72，73.

[2]范豫峰.加强档案信息化建设促进企业可持续发展[J].兰台世界，2013，（z2）：52.

[3]薛松.数字档案系统环境下企业归档流程优化的探讨[J].兰台世界，2012，（z4）：35-36.

[4]刘庆桐.简析档案管理系统软件的优势及功能[J].魅力中国，2016，（32）：32.