探析高校人事档案管理的价值、问题与改进

吴悦

摘 要：在高校人事管理工作中人事档案在职称评定、科研工作开展、人才提拔任用中发挥重要作用，作为人事工作开展以及人事制度改革的重要参考依据，人事档案管理工作质量的提高至关重要。在高校人事档案管理中，不仅需要对所有人事信息资料进行记录，同时需要在高校发展中充分发挥其服务价值。本文就高校人事档案管理价值以及存在的问题进行分析，并对相应的改进对策进行探讨，并为高校人事档案管理提供参考。

关键词：高校人事档案管理;价值;改进措施

1 高校人事档案管理价值分析

1.1 人才资源挖掘的重要工具

在高校人事工作中，档案能够成为人才聘用、选拔和职务晋升等的有效凭证，利用人事档案能够体现个人才能和表现等，并作为人才培养和引进的重要依据，同时对高校人才发展价值予以体现[1]。

1.2 个人问题确定的有效证据

人事档案作为可靠、真实的原始资料，对个人的社会实践和经历进行全面记录，同时包括详细的个人记录，都与工作中的薪酬待遇和工作调配密切相关，并在人才聘用和选择方面发挥着重要价值，积极促进相关政策的有效落实。

1.3 研究历史的宝贵资料

人事档案作为历史研究的重要资料，其中所记录的情节和时间都真实具体，在历史印证方面具有一定的权威性和可靠性。另外高校作为人才聚集的重要场所，利用人事管理能够促进高校人才发展，并对社会发展起到有效促作用。

2 人事档案管理工作中存在的问题

2.1 人事档案管理缺乏重视

在高校管理中，对人事档案管理往往缺乏重视，造成相关工作人员忽视工作的重要性， 目前在不少高校中，教职工更注重教研工作，而对自身档案管理缺乏重视，同时档案管理中，忽视档案信息的真实性与规范性，不少领导对档案管理工作的认识仍只停留在资料信息保存层面，对人事档案管理工作质量的提高造成阻碍和制约[2]。

2.2 信息化系统建设力度不足

在高校人事档案管理中，由于缺乏明确的收集目标和科学的收集方法，收集资料往往被动接收，容易导致资料收集漏项、少项、不齐全等问题。同时由于资料收集、整理、筛选、分类工作量较大，使相关管理人员的工作量大幅度增加。另外人事档案管理工作由于资料附件缺失、内容缺损、页码不准确等直接影响人事档案管理工作信息化建设力度，并且人事档案信息的开发与利用意识不足，也使档案利用率不足。

2.3 管理工作人员专业水平较低

在不少高校人事档案管理中，普遍存在着管理人员专业水平不高等问题。高校人事档案管理工作缺乏重视，参与管理的相关人员临时性和随意性增加，不少工作人员学历较低、年龄偏大，并且专业的知识与技能缺乏，同时相关培训活动较少，造成工作中犯错的概率提高。另外档案管理工作具有复杂、长期以及繁琐性，对工作人员的工作热情造成影响，对高校人事档案管理工作发展造成制约和阻碍。

3 高校人事档案管理工作的改进措施

3.1 人事档案管理重要性加强宣传

通过人事档案管理重要性的宣传，使高校领导及相关人员对人事档案管理工作的落后观念和错误码认识得以改变，使档案的保护和利用率有效提高，高校各项工作服务和档案管理水平提升。因此需要对高校人事档案管理工作加强重视，管理部门应对自身工作的重要性进行积极宣传，提高相关管理工作人员对档案管理重要性的认识，使档案管理力度加强。高校各级领导通过自身传统管理观念的转变，在人事档案管理中发挥自身领导与监督作用，同时对相关规章制度进行健全和完善，并对管理中存在的问题加强分析，通过有效的管理手段使人事档案管理机制进一步完善[3]。

3.2 人事档案信息系统构建

在现代高校人事档案管理工作中，需要根据相关人事档案管理文件规定严格执行，并对档案管理工作进行不断规范及精细化。在人事档案管理中，借助计算机技术等先进技术，使高校人事档案管理水平提高，在高校人事管理中充分发挥自身价值。同時在高校人事档案管理中，应加强信息化建设，相关管理人员应结合档案管理的实际需求，适合的档案管理软件进行选择，并加强信息化建设，使传统的纸质档案转化为电子档案。另外在转化过程中，需要对档案加强审查，使人事档案中所有材料的完整性得以保障。同时应积极查找、追加以及补办缺失的档案，确保档案内容的完整性和真实性。

在人事档案资料齐备的基础上，对信息查询系统进行构建，并设置相应的访问权限，对人事档案信息的公开度进行合理设定。通过人事档案管理工作的信息化建设，使工作人员在档案保管、管理和检索过程中大幅度缩短工作时间，使工作人员的工作效率和质量有效提升，有利用高校人事档案管理能够提供更优质的档案服务。

3.3 档案管理人员专业技能提升

随着高校的不断发展和建设，对人事档案管理工作人员的要求也越来越高，不仅需要对管理工作有全面、清晰地认识，并且具备良好的政治素养和职业道德;在管理工作中保持高度的责任心和严谨的工作态度，根据相关规定对高校人事档案进行收集、整理、分类、信息核对以及建档，使所有档案资料的真实性提高。另外相关管理工作人员还需要不断提高自身管理能务和计算机操作水平，通过不断学习对人事档案管理系统等信息技术予以掌握，能够更好地满足高校人事档案管理工作发展需求。

3.4 管理规章制度及保密制度的健全和完善

在高校人事档案管理中，促进相关管理理念的不断更新，同时有效完善档案管理体系，使人事档案保护力度强化，有效防止出现档案遗失、损坏等情况。在提供档案服务时需要按照相应查阅手续严格执行，填写相关的审批表，经过负责人对查阅人、查阅对象、内容、理由等进行审核批准后方能进行查阅[4]。另外为了确保电子档案的安全性，应建立严密的规章制度，并定期进行密码更换、数据加密以及人员轮换等方式。

4 结束语

高校人事档案管理工作具有复杂性、繁琐性，需要不断适应时刻变化的外部环境以及高校的快速发展，同时需要面对高校人事档案管理工作中存在的一些问题，同时应对高校人事档案管理加强重视，对其利用价值提高认识，对传统的落后观念积极转变，加强管理人员综合素质和专业能力，人事档案管理工作效率和质量提高升，人事档案管理工作价值得以最大化发挥。

参考文献

[1]王涛.高校人事档案管理的价值、问题与改进[J].教育现代化，2018，v.5（18）：191-192.

[2]宋晓丽.高校人事档案管理的价值、问题与改进[J].当代旅游，2018，000（006）：1-1.

[3]姜春黎.高校人事档案管理的价值、问题与改进措施分析[J].考试周刊，2018（48）：195-195.

[4]苑伊彬.高校人事档案管理的重要性思考[J].长江丛刊，2018，000（021）：253-254.