水利工程施工档案项目化管理

赵风莲

摘 要：水利工程施工档案管理对工程全过程管理十分重要，这些资料和信息是工程施工的重要基础，能指导各项工程的后续工作，具有特殊的价值。所以，在建立档案时，必须确保收集到的资料是真实、可靠的，不能遗漏任何资料。应按有关规定做好记录工作，不能过于松散。文件中的资料应完整，包括与工程有关的各种技术资料、图纸、法律文件及政府批文。

关键词：水利工程;施工档案;项目化管理

水利工程建设档案是工程建设过程中需要以多种方式保存的信息参考。本文将探讨如何实施水利工程档案项目管理，并运用该管理方法的对工程范围、施工人员、施工周期等进行有效的档案管理。这也有助于促进项目各个方面的信息共享。通过管理档案，可以查看所收集的各种数据，并及时更正、补漏，保证工程质量，加快施工进度。此外，以项目为基础的档案管理能够监督和协助其他相关环节，例如建筑工人是否充足，工作分配是否科学合理等。

1 水利工程档案管理存在的问题

水利工程档案包括工程建设各方面的信息，不仅可作为重要参考，也可对建设者施加压力，确保他们时刻关注工程质量。当组织施工过程时能够进行整体上的协调，使项目管理更加科学、有效，并纠正项目中的各种错误，为后续项目的运作及相关协调工作提供良好的帮助。在未来的项目扩展或重组过程中，文档将是很重要的指导原则。目前，我国水利工程档案管理的实际情况不容乐观，建设单位对档案管理不屑一顾，认为档案只是一种形式，因而常常在档案管理过程中只做些表面工作。这些现象都为档案管理埋下隐患。目前，相关部门对这一问题给予了很大关注，有人建议改革和调整当前的档案管理模式，并采取新的思路。举例来说，把档案管理工作当作一个独立的项目来完成。以工程为基础的档案管理，能够有效地解决了上述不足，使档案更真实、可靠，质量也有很大提高。

2 档案管理项目前期工作

2.1 档案管理项目模式化

因为已经决定以项目为中心来管理水利工程的施工档案，所以对于这个项目就需要改变自身的态度。具体的实施过程和建设的目的是完全不同的，因此这种独特性也应该在档案管理中加以考虑。工作人员必须明白，在完成项目的过程中，每一个工程都是独立存在的，所以档案管理任务不能相同。不应该在创建档案期间从其他项目直接复制数据信息。与此同时，档案制作工作也有着不确定性。在施工期间，不断会有新的数据资料产生，没有人能够事先预测。此外，即使已产生的数据和信息在项目未完工之前也会有所改变，比如扩建或重建。所以在创建档案的时候必须实事求是，坚决杜绝那种工程还没有完工，档案却已经全部制作好的现象发生。

当项目越来越接近完工时，这种不确定因素就会不断减少。任何一个施工项目都有一个完成日期，与工程匹配的档案管理任务，只需要记录从工程立项到工程完工验收这段时间内产生的各种类型的数据。在这段时间里的所有记录都会形成一个完整的档案。采用专业项目管理方法，运用多种管理技术和理论进行档案管理，不但能更有效地管理档案，而且达到了施工单位的目的，同时也为水利项目档案管理发展了一种新的模式，使其能够更科学合理地开展档案管理工作。

2.2 明确项目管理范围

建设单位必须分析项目的整体结构，并根据当地主管部门、项目所有人和相关监管部门的具体建议，明确界定档案管理范围。这样做避免了因交叉管理造成不必要的人力资源浪费。在此过程中，可最大可能的收集制作档案所需的各种资料和数据。为避免由于范围不确定导致的混乱，施工单位应该规范档案制作的流程。有关档案管理的资料主要包括两方面内容。一是与项目有关的各种技术文件，如与工程设计框架有关的图片和表格。二是与工程相关的各种批文和许可证。

3 档案管理项目具体实施

3.1 项目人力资源管理

档案管理不只是一项需要管理技能和相应专业知识的工作，它也是一种非常专业的职业，所以必须选择毕业于相关专业并获得相应的资格的人员。人们通常不加区分地管理非专业雇员，从而对项目产生负面影响。并且这项工作必须团队进行合作才能保证其有效性，因此各参与人员应注意保持信息分享。及时的沟通不仅能保证档案管理的及时性，还能在提高档案质量方面发挥特殊作用。1）明确组织架构。从以往的经验来看，在工程施工过程中，一般都是由相关技术部门负责档案管理，因此，在配置相关组织的不同岗位时，应根据不同层级、不同职责而定。2）责任到人。对参与项目的人员来说，需要科学地分配工作，这样每个人都能清楚地知道他们具体做什么。才可以在出现工作失误的情况下及时做出调整，以避免互相推诿的情况发生。

3.2 项目时间管理

项目管理时间首先可以将每个环节所需的时间进行估算，然后将每个人工作的重要性和可能的发生的不良情况结合起来，从而对项目时间进行科学合理的安排。在这过程中，必须把各种任务之间的联系弄得清楚，以确保整个过程不会出现主次颠倒的环节，使所有的工作能够按部就班的完成。在项目执行期间，需要及时纠正各种错误，以避免在早期阶段发生的失误产生的影响到后期工作的连锁反应，从而尽量减少损失。

3.3 项目质量管理

档案的质量取決于相关材料是否完整，工程资料是否包括全部信息，记录方法是否符合相关标准。1）质量控制。为了控制档案的质量，必须从检查数据开始，在规定时间内检查数据的完整性，并与所有的档案管理员共享信息，确保没有遗漏。在此过程中，不能随意捏造或篡改收集到的信息。若发现偏差，则需要立即进行调整，以防错误继续扩大。2）预防质量问题。认真，仔细，尽最大努力在创建档案的过程中减少更改和调整的次数。可建立一定的工作制度和奖惩机制，并定期进行专业培训，确保项目质量。3）改善项目质量流程。在档案管理中，运用项目管理的思维模式去发现和解决质量问题。先根据实际情况找出异常并对其产生的原因进行分析，然后制定策略，立即对其进行纠正，最后审核纠正后的档案，以保证档案质量。

3.4 项目沟通管理

档案管理通常涉及多个部门，因此，如果遇到质量问题，则需要与其他部门的人讨论分析，确保在质量改进过程中不发生任何偏差。1）确定沟通目标。档案管理项目的早期，管理人员应该先了解其工作范围、待沟通的部门与人员、需要的材料和负责相关工作的人。没有正确地确定沟通目标，可能会在项目中出现不必要的损失。2）项目管理沟通。在确定了沟通目标后，还需要采取有效的沟通方式。错误的沟通方式会严重影响沟通效果。因此，需要结合具体情况，并根据相关人员的特点来选择最适合的沟通方式，从而达到最好的沟通效果。通常使用的沟通方式有书面交流、会议讨论和电话交流。需要找到正确的沟通方式来获取更多的资料以完成档案编辑的过程。当档案中包含与具体某个人员相关的内容时，最好直接以签字的形式进行确认。3）控制通讯。因为施工过程是有时效性的，所以沟通也必须严格控制时间，参与者必须相互监督和提醒。为避免因不及时分享信息而造成档案缺失，档案管理的主要参与者在沟通方面需发挥带头作用，不断改进沟通方式，拓宽沟通渠道，使管理任务能够持续、高效地开展。

4 结语

水利工程档案项目管理是一个系统、全面的管理过程，每个企业都有其独特的文化氛围，管理人员需要灵活地对具体情况在考虑企业认同度的基础上进行分析。档案管理工程一般由五个方面组成：覆盖范围、人员、时间、效率和沟通，这五个部分是相互联系的整体。有些管理过程中，管理者不能只关注其中的某个部分，从而导致管理工作的失衡和错位。

参考文献

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