学校干部人事档案管理与利用研究

谢灵明

摘 要：本文通过树立档案管理意识、规范材料收集、建设一体化档案系统和提升管理人员业务水平四个方面对学校干部人事档案的管理与利用进行了研究，为增强档案管理，提升档案利用效率提供参考。

关键词：干部人事档案;档案管理;信息化档案

学校干部人事档案的管理形式是通过干部的个人姓名作为管理单位，进行集中保管，以便能够方便利用的一种整体的形式。为以人事为主的相关部门进行选拔培养和任用干部的工作时，提供符合党的政策标准的相关人员的个人经历、业务能力、工作绩效等文件材料。

1 树立干部人事檔案意识

学校领导的干部人事档案管理意识是一个学校能否做好相关的档案管理工作的关键。要从校长层面重视起干部人事档案的管理建设工作，要学会利用干部人事档案进行干部的培养和选拔工作。只有校长重视了干部人事档案的建设，下面的各教职工才会逐渐培养起建立干部人事档案的意识，为干部人事档案的建设贡献自己的力量。

干部人事档案的内容包括各教职工在任以来的个人经历、政治层面、思想水准、品德修养、业务水平、工作绩效和教学表现，这些内容包含了教职工在从业生涯的方方面面。而且针对干部人事档案内容的填写要本着尽职尽责的原则，不能胡乱填写，所以要在教学工作中就树立起收集资料的意识，以免相关重要的评选资料遗失或者损坏，影响人事的晋升和任用，甚至出现档案丢失，无法入档的情况产生。

除了要建立相关的人事档案意识，还要依照意识标准，建立相关的档案管理制度，以外部力量促进干部人事档案的建设和使用，提升干部人事档案的管理和利用效率。

2 规范材料的收集和整理

对于学校干部人事档案管理，除了要收集像是工资、退休、奖励这种由上级教育部门下发的不定时入档的资料之外，还要对学校里的材料以学年为单位，每一学年都要进行一次整理。入档干部人事档案的材料必须要经过严格的审查，要保证材料的真实性和完整性。在认真整理之后才能归入档案。对于入档材料不仅要鉴别其连续性和系统性，对于材料的价值也应该有所考量。干部人事档案中所入档的材料应该是具有代表性的，有极高参考价值的档案，不能加入一些无意义的档案内容，对于那些繁琐的，细小的档案材料，要进行简化和筛选，剔除无意义的内容，提升材料的实用性。

对于每个学年教职工所发生的重大事件，都要按照时间线排列整齐。如果说出现像是年度考核这种周期较长，反映时间与发生时间有较大间隔的事件，要更加注重材料的关联和连续;在学校进行人员选任的时候，一定要检查调入档案内的材料是否齐全，像是入职档案中的履历材料和鉴定考核材料等，都要对项目进行审查，防治遗漏[1]。还要对员工的学历学位在线认证，确保相关证件的真实性，对政审党团材料也要进行检查，防治缺失，对以后的晋升工作造成不必要的影响;对人事档案管理同样要进行分类立卷，要做到符合规范标准，分享要科学系统，以便能够迅速的查找到所需要的资料，充分发挥干部人事档案管理在学校教学服务工作中的指导作用。

3 实施一体化的管理模式

3.1 干部人事档案一体化应用趋势

要想提升干部人事档案管理和利用效率，就要积极建设干部人事档案信息资源渠道，用高质量的资源服务去促进干部人事档案的管理和利用。在现代化档案管理普及的当下，学校档案信息管理基本上已经实现了数据化转变，因此要建立健全的档案网络。可以通过网络系统直接调取相关的干部人事档案，做到档案信息的一体化，增强档案的使用效率。为此要不断加强档案室的服务器建设，提升服务功能，以便能够让干部人事档案的管理能够跟上时代发展的步伐，不断为学校选拔优秀人才提供助力。

3.2 干部人事档案信息化管理的成型

对于现在学校的信息化水平来说，在档案的管理方面已经有了质的飞跃。随着科技水平的提高，办公室自动化的水平也越来越高，相关的硬件和软件已经可以满足档案无纸化操作的要求。近些年来，各学校已经相继建立了档案局域网，利用校内资源互通而实现了干部人事档案与办公室自动化相结合，做到了一体化管理。通过信息化建设促进干部人事档案管理的一体化，能够更好的协调学校在干部人事任用方面的工作。目前来说，随着人事改革的发展，学校对于干部人事档案管理工作已经变得越来越重视，通过校内的人事档案网络连接教育局所建立的有关教师个人基本信息库的局域网，能够实现学校领导以及教职工在线查看和更新自己的个人资料，不受时间和空间的限制[2]。极大的提升了档案管理的业务效率，增加了干部人事档案的利用率，为干部人事档案的管理工作提供了更加方便、快捷、准确的服务。

信息化建设另一体现就是对干部人事档案的计算机管理，减少对纸质档案的抽取和调用，能够最大限度的避免纸质档案的损坏和丢失，延长档案的保存时间。而且随着时代的发展，电子档案会逐渐替代纸质档案，成为档案记录的主要形式，方便档案资料随时进行更新，有主力提升干部人事档案在使用时的时效性。

3.3 干部人事档案信息资源的一体化

干部人事档案应该作为提升学校管理服务的工具而存在，而不是只在有需要的时候往里面添加资料。所以干部人事档案必须要具备实用性。干部人事档案建立之初的作用就是为了利用，如果不能好好的利用档案，只是将干部人事档案束之高阁，那么该项档案的建立也就失去了意义。想要提升干部人事档案的利用率，就要做到信息资源的一体化，要将干部人事档案与学校的网络以及教育局的人员信息网络相结合，建立搜索工具、介绍指南之类的功能，方便信息的查找。将一些繁杂的，没有中心的材料进行归类整理，再加工成专题材料，方便查阅，让档案应用能够更有重点。在整理的过程中，也会对一些材料当中所蕴含的有用信息进行再次挖掘，有利于提升干部人事档案的管理质量。

可以通过专业的档案软件进行档案管理，如果应用的是第三方软件，必须要确保软件的安全性和保密性，防止教职员工个人信息的泄露。使用档案软件进行管理的时候，要将学校已有的相关干部人事档案全部录入到软件当中，不要出现一边使用软件一边还采取传统的管理模式，双渠道下不仅会浪费时间，还会增加管理的成本。而且对于在档案管理中的投入也远远达不到最大的收益。档案软件能够起到快捷查找、关键字检索等有用功能，是信息化档案管理的重要应用举措之一。

4 不断提高干部人事档案管理工作的业务水平

干部人事档案的管理工作需要有相关的档案管理人员进行专职管理，在信息化档案管理的情况下，一个学校的档案管理人员数量不会太多，所以对档案管理员的业务水平就要提出较高的要求，档案的管理员不仅要了解相关的档案管理工作，还要对档案的编研工作具有一定的了解，以便能够收集整理干部人事档案的重要信息，提升档案管理的实用性和利用率。

5 结论

学校要加大力度进行干部人事档案的建设，通过树立意识、规范材料、进行一体化建设和提升人员管理水平四个方式，提升干部人事档案的管理水平，增加档案的利用效率和使用价值，为学校的人事晋升和任用提供有价值的参考信息，从而促进学校的发展进步。

参考文献

[1]冯巧峰.浅析档案管理人员素质能力现状及提升对策——以干部人事档案管理为例[J].国际公关，2019（12）：207.

[2]陆燕华.从干部人事档案专项审核看高职院校的干部人事档案管理[J].价值工程，2019，38（35）：37-38.