新时期应如何做好人事档案管理工作

沈超龙 章延立

摘 要：人事制度随着我国各项体制的深化与改革也发生了翻天覆地的变化，人才流动速度也随着择业观念的改变而不断加快。因此，新时期下人事档案管理工作出现较多特点，随着信息技术的广泛应用，以现代化管理方式开展各项工作也使得人事档案管理工作更具挑战性。

关键词：新时期;人事档案管理

人事档案在人事管理过程中能够充分体现与反映国家机关社会团体及企业单位的人才综合素养与个人经历，作为社会关系、职称评定和晋升调职等重要凭证，需要在其管理工作中保证真实性与机密性。随着我国各项体制不断深入改革，信息技术水平不断提高，人事档案管理工作也发生了较大的变化，以良好的资源整合功能提升人事档案管理工作的实用性，为我国社会发展奠定良好基础。

1 人事档案管理的重要性

人事档案在日趋完善的体制下对于个人工作轨迹具有记录写实作用，但因其受传统模式影响，在信息记录工作中较为滞后，因此，以新时期为背景，与时俱进地开展人事档案管理工作是现阶段的重要工作。首先，应当迎合时代发展需求，广泛应用科学信息技术，人事档案管理工作可以利用网络技术创建属于自身的平台或软件，提升保管与管理能力，通过记录载体的优化，提升信息的时效性[1]。其次，应对體制改革需要，现阶段国家人事制度改革需要区分单位体制性质，其与普通档案管理相较而言具有一定的复杂性。最后，优化人力资源。随着人才市场规模的逐渐扩大，日益完善的人才管理制度需要档案管理工作的正确引导，通过准确的信息记录与提取，为各行各业的管理者在引进人才时提供重要参考依据。

2 新时期应人事档案管理工作难点

1）身份认定过于复杂。由于体制改革在新时期下还需要得到加强与完善，因此，人事档案管理应当创新思路应对多方挑战，人事变动是造成身份认定复杂性的主要原因，而这种情况广泛存在于各种性质的单位中。例如，某单位因改革或改制不复存在，但员工的人事关系仍然存在且因牵扯甚广而无法得到解决。另外，在单位内部人员类别各异，在新单位的建立和旧单位的消亡中聘用、借调、人事代理、劳务派遣以及退休等人员的人事关系在人事档案中都存在较大差异，各种各样的问题对新时期人事档案管理工作造成一定难度。除此之外，新时期下人事档案管理工作应当改变原有思路，以迎合时代发展为前提开展管理工作，但现有管理人员未能正确认知新时期下改革体制所带来的契机，使其无法发挥档案管理的实际价值。

2）政策执行存在差异。单位体制性质的差异在我国现阶段基本国情下是造成政策执行差异的主要原因，而这也充分体现在人事档案中，首先，以工资待遇差异为主，行政事业、国有企业、非国有企业的人员工资待遇在人事档案中体现着极大的区别;其次，在职称评定中也存在极大的差异，因单位体制性质不同，在职称评定上也存在本质上的区别。另外，现阶段的社会焦点以“双轨制”现象为主，通过求同存异的方式寻找差异，而这也对人事档案管理造成较大的困难。

3）人事档案管理混乱。党政机关、国有企事业单位作为人事档案管理的重要机构，是传统意义下的人事档案管理主要部门，而不断深入的体制改革，使人们的择业观也随着社会大环境变化而产生改变，其中最为突出的特点就是自主择业和人员流动性极大，而这也使得人事档案管理由原来记录档案便转变为保存档案。

3 新时期应做好人事档案管理工作的有效措施

3.1 精细化管理档案

在大多数情况下人事档案内容受体制影响，只有立足于当前体制才能保证管理工作的有效性。因此，档案管理人员应当以创新思路优化框架内容，首要工作即是依据现有体制性质进行分类，依据实际情况对人事档案中所记录的各类人员进行类别划分[2]。人事档案中应当要充分体现当事人职称、工资、工作经历及其他个人信息，为后续人事管理工作提供有效参考依据，必要时可科学应用法律条文及相关政策能够降低单位和个人损失。除此之外，采用合理的分类管理方式提升行政编制与事业编制人员管理质量与效率，通过以岗定位方式合理区分和管理各类人员，充分发挥人事档案管理的实质性价值。现阶段，以良好的优化整合手段提升人力资源利用率，在档案中展现个人业务能力，进一步提升用人单位决策的科学性。唯才是举作为社会发展过程中的必要措施，通过人事档案查询的方式展现其实质效用。在人才交流中心中保管人事档案时依据专业分类跨编制性质，以立足实际内容为基础进行分类，通过合理调度人力资源为单位引进人才提供指导性建议，充分了解单位自身的实质性需求合理安排岗位，任人唯贤。

3.2 实现共性集中管理

以人为核心是作为人事档案管理工作的关键，在人事档案管理与其他行业的日常经营管理存在较多共性，因此，人事档案管理者应当深入研究行业共性，通过对人事档案的整合与分析简化管理流程。首先，共性一般体现在管理法规政策中，管理者应当切实了解各类性质的人事档案，因为其所遵循法律内容也基本一致，所以在整合人事档案时应当立足于法律法规，降低管理失误，提升整体工作的权威性。其次，共性还可以体现在工作年限中，结合国家规定的相关工龄年龄标准分类管理人事档案，通过工龄年龄的时间划分，体现共性管理的有效性，节约管理资源。共性也体现在性别中，通过性别分类依据法律条文进行处理，体现性别优势。随着机构改革进一步深化发展，单位职工不再只仅限具有一种身份，身份共存现象已经极为常见，逐步转变的管理模式在认定职工身份时应采用“新人新法，老人老法”的方式进行。除此之外，行业中也存在共性，分类管理行业中存在的共性，能够依据行业动态发展发挥其实质效应，培养相关专业人才，以宏观政策调整相关制度，落实管理实践，发挥人事档案管理工作的价值。

3.3 建立专项档案管理机构

随着社会经济的发展，我国体制也迎合社会需求而发生改变，快速发展的社会经济使得各行各业越发重视人才培养与引进，而这也促使人力资源的应用范畴不再局限于党政机关内部。时代的发展影响着人们的价值观念，现阶段人们越发重视能力培养与资源平台，人事档案的应用范围也逐渐扩大到为非国有组织与企业提供帮助。政府部门应当设置专门的档案管理机构，以其自身所具有的社会公信力管理人事档案，以非营利目的，充分发挥自身职能，无偿提供档案服务[3]。在建立人事档案管理机构时能够有效解决虚假档案、弃案等问题，最大程度利用人力资源。管理工作人员应以社会快速发展的形势为前提，积极行动，以先进的科学技术化解档案管理工作的滞后性，有目的有计划地开展人事管理工作，以极具前瞻性的规划内容提升整体配置，整合现有资源。档案管理人员还应提升自身专业能力与综合素养，通过学习研究相关的专业学科知识，结合工作实际需要，顺应时代需求，在工作中充分体现自身价值。

4 总结

新时期下，社会经济的快速发展对各行各业都有着较为严格的要求，只有以新标准开展各项工作才能进一步实现战略发展目标。因此，以现有的管理制度背景制定适应符合社会发展的管理办法，满足市场需求，以动态化管理模式开展人事档案管理工作。

参考文献

[1]刘艳.新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].办公室业务，2020（04）：163+168.

[2]胡宏军.谈新时期如何做好人事档案管理工作[J].才智，2019（34）：233.

[3]袁歆.新时期做好干部人事档案管理工作之我见[J].中国多媒体与网络教学学报（中旬刊），2018（09）：59-60.