规范政府采购项目档案管理的思考

戴晓芸

摘 要：政府采购的科学性、规范性，需要以采购项目档案管理为基本依据，通过对政府采购的全过程和最终结果的明确记录，保障采购过程的合理、合法、公平、公开。面对政府采购范围、内容、规模的逐步扩展这一基本趋势，有关人员应当加强对优化政府采购项目档案管理的方案设置，增强日常工作的查考力度，切实保障采购涉及的各个主体，包括供应商、采购人员和相关机构的基本权益。

关键词：政府采购;项目档案管理;思考

为了确保政府采购行为的合法、公平、清廉，最大程度的发挥财政资金的有效利用，实施与之相配套的规范支持是当前政府采购行为的必然要求。而采购项目档案的有效设置、管理，为政府采购行为的科学性、公平性、合法性的提高提供了有力的支持。通过完整、清晰、细致的记录采购项目的各个细节，既能够规范相关机构和有关人员的行为，还能够成为采购人提供反驳质疑和摆脱诬陷的有力证据。落实规范化采购项目档案管理，有助于工作人员廉洁自律意识的有效形成，有利于政府采购项目的完善、规范、合理合法。进一步发挥采购项目档案管理的积极效用，落实采购的各个环节、各个细节的规范记录，是目前采购档案工作者的关键性内容。

1 进一步完善档案管理内容细则，推动项目内容的科学整合

政府采购活动涉及的相关部门和与之相关的工作人员数量较多，通过财务部门、采购部门等多个部门的良好配合、协同并进，以及各工作人员之间的高效协调、合作互动，实现某一采购项目内容的完整归档。在采购过程中产生的一些资料和数据，需要有关人员严格落实，坚决不能用复印件代替，要以原始文件为最根本的档案资料形式，确保文件资料的真实性和准确性。且文件上必须要有相关负责人的签字，确保各个环节、各个项目都有专门负责人审批考核。一些带有资金流向内容的票据的管理，所涉及的各个款项的明确日期，开支内容，以及具体的数量金额都要精确到位，有关人员要负责对这些票据的反复核对和确认，确保票据的真实可靠。除此之外，在整个采购过程中出现的内容上的修改、调整，都需要有专门的人员负责记录和及时归档，落实各项细则，确保档案内容的完善、明确。还需要强化落实供应商诚信档案的整理，从而为后续政府采购工作的顺利展开创造良好的基础。

为了进一步提升政府采购行为的科学性和合法性，需要相关人员强化落实采购项目档案管理的具体内容。开展档案管理工作，需要依据相关的规范标准和程序原则，加强对收集内容的鉴别，保障内容的完善性和准确性，对于存在漏洞、错误的内容一律要及时纠责，由具体项目负责人进行错誤的纠察和漏洞的弥补。

2 建立科学、高效的政府采购项目档案管理体制机制

由于在实际的采购过程中，所产生的数据、资料内容繁杂，数量庞大。部分采购人并不能及时、有效地按照文件类型对采购合同、招标文件等相关内容进行明确、科学的分类;文件资料更是繁杂、琐碎，在进行相关资料的检索和查询时障碍也较多，程序较复杂。甚至于有些人员和部门对于档案资料的保存并不规范，一些文件资料由于使用后没有及时的归档而造成资料的缺失和破坏;对一些有关采购项目的后续补充的资料也不能做到高效的归档记录。上述问题产生的重要原因在于，采购单位尚未建立起完整、科学的档案管理体制机制。

采购项目与采购行为体制机制的规范性建设，主要包括以下三部分内容：

2.1 严格按照法律法规发挥完善档案管理规章制度

采购工作人员需要加强对《政府采购法》等相关法律法规和律属文件内容的学习。明确采购项目档案管理的法律标准，以法律法规为基本依据，合理、有序的展开具体资料和文件的收集，科学整合，细致分类。保证资料在收集、整理、分类、归档各个步骤中文件内容的完整和准确性。对于项目资料的分类，需要相关人员依据文件内容的具体性质和基本特点进行科学归档。涉及中途内容的调整和补充，需要尽快归入档案，保证档案内容的妥善、细致。建立完整、有力的政府采购项目档案监督管理机制。集采机构业务监督部门应当将工作落到实处，尽快与国家档案部门进行有效合作，制定出明确、完善的政府采购项目档案管理工作方法，进一步提升政府采购项目管理的有序性。要确定政府采购项目档案归档范围、分类标准和具体整理方法，做好档案保管期限的设置，致力于促进政府采购项目档案管理的制度性、科学性的增强。

2.2 有力推进档案管理办公现代化

政府采购项目档案管理的科学性和系统化发展，需要从革新办公手段的角度展开调整。采购相较于传统的档案管理手段而言，现代化办公能够促进采购项目档案管理工作的高效化、系统化。其具备的强大的信息检索功能能够很好的适应当前日益繁杂的政府采购项目工作需求，更好的满足政府采购事业现代化的发展需要。促进政府采购项目档案管理办公的现代化，更新相关工作设备，建立高效、科学的档案信息线上平台。从而有效推动档案查准率的提升，第一时间为采购单位、集采机构、监管部门等提供档案依据，维护相关合法权益。

2.3 规范档案查阅行为

采购项目档案的管理包括加密档案和一般档案。任何档案的查询，都需要有专门的领导和管理人员签字确认，以领导批准为凭据进行查阅。查阅时，要明确记录借阅人的身份、职位、所属单位、用途等相关信息，同时做好查阅时间、查阅内容的记录，严格按照归还时间将文件资料归还。妥善保存和使用信息资料，避免出现资料破损、丢失等问题，并严厉纠责。

3 结束语

除了完善采购项目档案内容，科学整合内容资料，以及建立起完整、科学的档案管理体制机制之外，档案管理人员素质的强化，也是目前政府采购项目档案管理规范化的重要步骤。 档案管理人员素质的高低，直接影响采购项目档案管理的实际效率和效果。有关人员需要明确自身的工作内容，端正工作态度，秉承着为社会、大众服务的原则，认真、细致、准确、科学的完成自身负责的项目内容，尽量避免出现工作失误，严格按照工作规范标准规范自身的行为。

参考文献

[1]赵东.新时期的政府采购档案信息化管理[J].办公室业务，2017（12）.

[2]宋宝元.优化政府采购档案管理工作的分析[J].科技风，2019（36）：200.

[3]周香怡.对当前政府采购档案管理工作的思考[J].管理观察，2019（20）：51-52.