推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化思考

摘 要：由于事业单位的工作涉及方方面面，加强事业单位档案管理工作就具有非常重要的意义，为此我们需要进一步推动事业单位档案管理工作的规范化。本文以此为分析对象，首先介绍了在档案管理中出现的各种各样的问题，接着阐述了机关事业单位档案管理的未来发展要求，最后阐述了如何做好档案管理工作的标准化途径，以便可以更好的做好机关事业单位档案管理的规范化和标准化。

关键词：机关事业单位;档案管理;规范化;标准化

我国机关事业单位的数量众多，所承担的责任也非常繁重，在社会发展中也做出了许多杰出贡献，推动事业机关的发展具有非常重要的意义。在信息化的今天，事业机关所收集档案数量越来越多，档案管理工作的地位也越来越高，档案管理工作甚至会影响到机关事业单位其他工作正常运转[1]。因此，事业机关需要进一步做好档案管理，进一步做好各项规范化的建设，进一步促进档案的标准化发展，以便可以促进机关事业单位档案管理工作上一个新台阶。

1 机关事业单位档案的概述

未来档案管理应当朝着规范化、标准化的方向迈进，未来的档案管理工作也不再是当前管理模式，更多的是依靠计算机信息技术来做好管理，它与传统纸质管理方式有很大的差别，非常适合在机关事业单位内部推行，可以极大提高档案的使用效率。与此同时，通过信息化管理还可以大大节约档案所占据的空间位置，有助于确保各项性的准确性和原始性。例如，档案管理常常会使用到录音录像等各种各样的设备，通过信息化方式有助于将这些音频和视频完整的保存下来，有助于进一步丰富档案类型。除此之外，未来档案管理也必将朝着长久保存方向发展，可以满足机关事业单位各方面的工作要求，保存环境更加适宜，不易出现档案损坏现象[2]。

2 机关事业单位档案管理工作存在的主要问题

目前，档案管理工作总体向好，但是依旧存在一些需要改进，主要体现在以下几方面。

1）机关事业单位的档案管理方式相对陈旧。目前，很多管理办法都是老办法，主要是以纸质档案管理为主，会将这些纸质档案放定在特定区域之内，当需要使用这些档案之时就会到现场对档案进行查阅，查阅的时间可以从几小时到几天不等，这种管理方式在以前工作之中发挥着非常重要的作用。但是，由于整个社会智能化的发展速度不断加快，档案管理工作的管理方式也出现了转变，对于各项工作的要求更高，传统的管理模式无法适应当前的客观要求，同时也给管理部门带来负面影响，使得管理部门的负担进一步加重，最终会影响到整个单位的工作效率。为此，事业单位需要对自我的档案管理方法进行革新，进一步做好信息化的建设，进一步完善自身的网络化格局，通过互联网信息技术来进一步夯实档案管理基础，这是未来机关事业单位档案管理工作转变的一个重要方向[3]。

2）机关事业单位档案管理认知水平有限。目前，机关事业单位都会将自身核心业务当做第一要务，不会将档案管理工作作为核心业务。出现这种问题的主要原因就在于很多机关事业单位领导对于档案管理工作不够重视，他们认为这些工作不能够很好的体现自身的工作业绩，对于他们自己也不能带来多少实际利益，为此都是安排一些临近退休老同志来从事档案管理工作，而这些老同志的工作积极性并不高，虽然从总体上看不存在任何大问题，但是依旧存在一些细微的问题需要改进。例如，一些机关事业单位工作人员将这份工作看作是一份养老工作，并不会全身心投入到工作之中，只是在工作中消磨时间。除此之外，管理部门对于档案管理的考核力度不到位，这也使得档案管理工作出现了一些问题，而且工作人员在填写档案之时也存在着应付思想，在填写过程之中并不认真，字迹非常潦草，这也使得档案价值大大降低。由于以上因素，导致单位内部的各项资料使用效率并不高，无法真正的将资料与实际工作进行有意结合。

3）宣传不到位。在当前的机关事业单位档案管理中，有关档案管理规范化和标准化的宣传不到位，这也导致当前机关事业单位档案管理工作存在一些漏洞，急需进行完善。由于宣传不到位，工作人员对于档案管理规范化和标准化的认知也不到位，这也使得档案管理的各项工作存在著敷衍的状态，无法真正推行标准化和规范化的要求，最终会导致整个机关事业单位档案管理质量下降。

4）档案管理工作落实不到位。在推进机关事业单位档案管理过程之中，有些工作没有得到落实，很多工作没有按照正常的程序来完成，这也导致了机关事业单位档案管理工作迟迟不能够有效的推进，影响到机关事业单位档案工作的实效性。

3 机关事业单位推进档案管理规范化标准化的实施途径

1）进一步加强规范化标准化的文件制定。为了可以进一步推动机关事业单位档案管理的规范化和标准化，我们需要进一步加强规范化和标准化的文件制定，制定出专门的文件才能更好的指引规范化和标准化的建设。为此，事业单位首先可以与自身单位作为基础，了解当前单位在档案管理中需要的规范化以及标准化的内容，同时事业机关单位还可以与其他的单位进行合作，了解其他单位在进行档案管理规范化和标准化中的各项措施，吸取他们的友谊做法，融入到自身的实际之中，这样可以更好的做好机关事业单位的档案管理标准化以及规范化建设。

2）加强管理人员标准化、规范化认知及业务水平。为了可以更好的推动机关事业单位档案管理的标准化以及规范化，我们还需要加强工作人员对于标准化以及规划化的认知，使他们认识到规范化与标准化对于档案管理的重要意义，以标准化和规范化的要求来更好的做好各项档案管理工作，以此来不断的推进整个档案管理工作的有序开展。因此，对于档案管理人员可以定期进行规范化和标准化的专题培训，同时也对他们的技能进行定时考核，这样可以更好的督促管理人员做好标准化以及规范化的建设，更好的推动整个档案管理事业向前发展。

3）进一步加强标准化和规范化的宣传工作。档案管理工作并不是仅仅只是由档案管理人员来完成，机关事业单位中的其他人员也可能会坚守档案，因此对于规范化和标准化的建设应该全员覆盖，使得全体人员都有规范化和标准化的意识。为此机关事业单位可以将档案管理的标准化以及规范化纳入人员考核的范畴之中，尤其是那些可能会遵守档案的岗位更加需要从严考核，这样才能更好的提高管理人员以及其他工作人员对于档案管理规范化和标准化的认知，进一步规范自身的各项行为，做到管理的标准化。

4）理顺管理机制，狠抓组织落实。档案管理人员需要端正自身的态度，认识到档案管理的重要意义，进一步加强档案管理工作的责任心，在选派员工之时需要挑选一些具有责任心员工，因为档案管理工作是非常精细化的工作，要依靠严谨工作态度和专业素养才能避免出现各种瑕疵，而做事马虎、不注重细节的员工常常会使得档案管理工作变得异常困难。与此同时，机关事业单位内部还需要不断完善各种管理机制，将档案管理工作的责任落实到人，这样才能进一步加强广大员工的工作责任心，减少可能出现相互推诿的状况。

4 结语

档案管理工作对于推动整个档案管理事业发展都具有非常重要的意义，因此加强整个机关事业单位档案管理的标准化和规范化建设具有非常重要的现实意义。为了可以做好档案管理工作，同时也为了可以更好的推动档案管理的规范化，我们需要进一步深化档案管理，进一步加强宣传工作，理顺管理机制，加强普查工作，同时还需按照规范标准做好资源的整合，持续推进档案规范化发展。

参考文献

[1]朱明祥.高职院校学生档案管理规范化路径研究[J].中国校外教育，2019（21）：160-161.

[2]王磊.办公室档案管理规范化对策研究[J].办公室业务，2019（13）.

[3]刘娟.企业档案管理规范化建设探讨[J].化工管理，2019（26）.

[4]秦鸿钦.实现档案管理规范化措施分析[J].文存阅刊，2018（15）.

作者简介

李春丽（1972-），女，朝鲜族，吉林省长春市人，本科，副高，吉林省药物研究院档案员，研究方向：档案管理。