如何加强新形势下的档案管理工作

伍云

摘 要：档案是通过物质形式进行永久性存储，为后人提供宝贵经验。随着社会的进步与发展，档案数量内容也不断增加，它在社会中地位也逐渐提升，它记录了一个人从学校到社会岗位的不同内容，可以说是记录了人的一生。在进行一些社会活动或领取国家福利时都需要各种的档案材料，它的重要性不言而喻。而随着我国社会主义经济发展的脚步愈发的快速，档案管理工作也在逐渐地发生着新的变化，传统的管理方法已不在适应社会发展的要求，所以在新形势下加强档案管理工作是现在探究的重点。

关键词：新形势;档案管理;工作;方法;创新

档案随着时间的积累，会给我们的工作带来非常具有参考价值的重要意义。在新形势下，各事业单位与企业单位不仅仅要注重自身的经济发展，还要重视单位的档案管理工作，保证单位的稳定发展，并为我国经济的可持续性发现奠定基础。在我国颁布的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》为新形势下的档案管理工作提供了理论上的依据，使新形势下的档案管理工作能得到有效地推动，从而全面地提升我国新形势下的档案管理工作[1]。

1 新形势下加强档案管理工作的意义

档案管理工作，是将各事业单位与企业单位所发生的历史信息进行收集与整理。它能将各事业单位与企业单位各阶段所发生的事件，人事变动，发展情况进行收集，整理，归档。并且在工作需要的时候能及时地进行查看，提升办公效率，缩短查找时间，因此档案管理工作对单位与企业的发展起到了非常重要的作用。因为我国正处于高速发展的状态，所以为了紧跟社会主义经济发展的脚步，各种提升各事业单位与企业单位发展的文件以及人事变动也逐渐地增加。随着时间的积累，所积累的档案数量也越来越多，如果还应用传统的档案管理方法进行档案管理，那么就会影响档案管理工作人员的工作效率，增加档案管理的处理与查找难度。所以在加强新形势下的档案管理工就显示尤为重要，使各事业单位与企业单位的优秀成果与发展历史得到记载，对积累的档案进行科学地分析，并根据档案的合理分析为各事业单位与企业单位制定符合自身发展的长远发展目标[2]。这样合理高效地利用各种档案，有效地提升各事业单位与企业单位的工作效率，促进各事业单位与企业单位的发展，使其更加适应我国快速发展的脚步，为我国经济的可持续性发展奠定基础。

2 新形势下加强档案管理工作的方法探究

2.1 加强档案管理工作的重视程度

加强档案管理工作的重视程度，是保证档案管理工作在新形势下进行转变的根本。要让企业的领导者与决策者了解档案工作的重要性，并且要让其充分的认识到企业档案在企业发展中的重要性，使从根本上认识到“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”。因此，各事业单位与企业单位的领导，要提升对档案管理工作的重視程度，意识到新形势下加强档案管理工作的重要性。并配合档案管理工作人员将档案管理工作所需要的设备进行完善，积极地推动与加强各事业单位与企业单位内部的档案管理工作的变革。从而保证各事业单位与企业单位的可持续性发展。

2.2 构建与不断完善档案管理体系

要想保证一个工作顺利与合理的实施，那么就要在使用相应的管理制度，这样才能推动工作的进展，使工作更加出色地完成。而新形势下的档案管理工作也是如此，只有构建并不断完善新形势下的档案管理体系，才能保证档案管理工作的顺利进行，促进工作的规范性。切实将档案管理工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”纳入企业的各项工作流程中，并进行严格的分工，规范各项工作流程[3]。

因此，新形势下的档案管理工作，要注重档案管理体系的构建，并严格遵守国家制定的档案管理的相关规定，将档案管理工作中的各种理念进行落实，并贯穿到档案管理工作的每项具体流程内。同时在进行档案整理的过程中，要注意档案字体的工整，墨水颜色的正确使用，档案信息内容的完整度，从而提高档案心理的利用率。而对于一些对一些重要的档案文件要进行加密处理，一旦发生档案泄露的现象要追查到档案管理责任人，对其进行严肃的处理，提升档案信息的安全性。

2.3 构建高效档案信息管理系统

档案管理工作的良好运行，有利于各事业单位与企业单位的管理与发展，新形势下的档案管理工作方式也随着我国经济的发展，单位自身的变化而不断地进行着改革与创新。随着科技化时代的带来，各种先进的科学技术也在各行各业得到了广泛地应用，并且也取得了较好的效果。所以在新形势下的档案管理工作，也要将各种先进的科学及时应用到档案管理工作中，提升档案管理工作质量与工作效率。各单位的领导也要增加档案管理工作的基础设施建设，为档案管理工作购置配套的先进科学设备，推动单位档案管理工作地开展，保证档案信息的安全性。档案管理人员要不断地完善数据库，并根据单位的需要以及单位内部档案管理的实际情况与特点，对档案信息管理系统进行调整，使档案管理工作能得到正确的数据支持，保证档案信息的正确性与合理性。同时还可以使用先进的科学技术，将档案管理的信息检索工作进行优化，减少传统模式中档案信息的查找难度，从而提升档案信息查找的工作效率，发挥出新形势下的信息档案管理优势[4]。在档案信息安全性管理的工作中，要完善档案管理信息管理系统的安全设置，设立防火墙，同时还要注意档案管理信息的备份，保证档案信息的安全。在先进的科学技术支持下，也能达到档案管理工作的信息共享，为各事业单位与企业单位的工作人员在应用档案信息时，带来了便捷，有效地促进了各事业单位与企业单位的发展。

2.4 加大档案管理专业人才的培养力度

随着社会和时代的进步，为了各事业单位与企业单位的更好发展就必须提高档案管理工作人员的专业能力。档案管理人员处理要熟练的掌握档案整理与归档技能外，还要掌握一定的历史学，目录学，社会情报，文秘等与档案管理相关的知识与技能。因此，档案管理工作人员必须努力学习、精通技能、积累工作经验，为提高专业能力奠下基础。随着科技的发展，信息技术也被广泛应用，档案管理的科技性也逐渐增强，所以档案管理人员必须创建终生学习观念，熟悉并掌握档案管理工作的基本知识，多参加一些相关工作的培训，提高自身的管理能力。在新形势下可以应用先进的信息技术进行档案的管理，因此，就要求档案管理工作人员，在日常学习中可以利用互联网技术，多搜集和学习一些与工作相关的专业知识。拓宽自身的视野，构建完整的知识体系，近而创建科学的、合理的、便捷的档案管理系统，使档案分类更明确，查询工作更便捷，降低档案管理的错误率。

2.5 加大档案管理硬件设施保证档案的安全性

在进行档案管理的过程中，不仅要从软件上对档案进行信息化管理。同时也要加大档案管理的硬件设施，首先要为档案管理工作配备足够的档案柜，使档案的分类能更加的直观明了。其次还要对档案室安装防盗门窗，以及配备足够的灭火器，同时还要安装温湿计，以及吸尘机，保证档案的安全性，从而提升档案管理工作的质量，使档案管理更具规范化，科学化，简便化，安全化，档案的利用率更加高效化。

3 结束语

加强新形势下的档案管理工作，提高了档案管理工作的工作效率，工作质量，减轻了档案管理工作人员的工作任务，增加了档案信息使用的便捷性，有效地促进了各事业单位与企业单位的发展，同时也为我国经济的可持续性发展奠定了基础。

参考文献

[1]姜居材.新形势下事业单位档案管理的问题和对策[J].财经界（学术版），2020（01）：253.

[2]朱文慧，孙兆岭.浅议新时代基层档案行政执法工作[J].档案天地，2020（01）：50-51.

[3]李慧勋.新形势下档案管理工作的规范化研究[J].黑龙江科学，2019，10（03）：128-129.

[4]贾丽娜.新形势下档案管理工作的创新思考[J].办公室业务，2019（02）：140.