军粮供应单位档案管理现代化实现路径

王艳敏

摘 要：军粮供应单位对保障军队建设水平、稳定国防建设、提高社会稳定性、加强民族团结等方面有着十分重要的作用。军粮供应单位在日常进行工作过程中都设有专门的档案管理部门，主要负责相关信息材料的收集与整理，对军粮供应工作高效开展有良好推动作用。但随着时代进步，原有的管理措施并不利于且不满足现有的社会发展需求，需要相关人员能够明确军粮供应单位档案实现现代化管理的必要性及重要性，结合单位自身情况选择最佳的实施路径。本文就如何实现军粮供应单位档案管理现代化作出分析，提出几点建议，以供参考。

关键词：军粮供应单位;档案管理;现代化

军粮供应单位主要以管理为主，负责粮票等事项的领取发放、收集储存等工作，高效开展军粮供应档案管理工作能够提高军粮管理的有效性、全面性和科学性，还能加强军粮供应单位整体运营的规范性、稳定性和合理性，有利于促进军粮供应单位更好地为国家和人民服务。所以为了最大化体现军粮供应单位档案管理的应用价值，需要相关人员针对现有的档案管理工作进行全面分析，结合时代发展需求和单位实际情况制定合理的改善措施，实现档案管理的现代化目标。

1 实现军粮供应单位档案管理现代化的重要性

1）实现档案信息的完整性。军粮供应单位在进行档案管理工作时，不同类型的档案所涵盖的内容不同，且部分档案内容较为复杂繁琐，这种情况下工作人员想要将所有信息全面记录下来存在一定的困难，且容易发生遗漏或记录偏差等问题[1]。而实现现代化管理，借助互联网技术可以利用电子版档案替代原有的纸质版档案，并将所有的档案按照编号和类型输入系统，实现自动化归档分类。这样不仅能够避免档案管理时出现的误差，还能实现档案信息管理的完整性。2）提升档案信息的更新效率。军粮供应单位档案管理的工作质量对军粮供应单位整体发展水平有着较大影响，所以为了稳定军粮供应单位的运营水平，必然需要确保档案信息的准确性[2]。而实现现代化管理能够通过互联网系统实时观察档案信息的变化情况，也利于对出现变动的信息内容进行及时的更新管理，实现档案管理工作的高质量，避免因更新不及时出现不必要的误会和工作难题。3）加强档案信息提取便捷性。军粮供应单位开展档案管理工作，不仅为了将重要的信息进行归档储存，更为了在进行相关工作需要查看档案信息时能够直接提供。若实现档案信息现代化管理，可以为档案信息建立对应的网络数据库，既能够实现统一管理和信息共享，还能保证档案信息的完整性，在需调取时可直接通过数据库进行查找，有利于节省工作时间、提高工作效率。

2 军粮供应单位档案管理存在问题

档案信息具有历史性、真实性和客观性，其能够为后续相关性研究提供可借鉴的参考资料，所以军粮供应档案信息具有十分重要的价值和意义。但目前在开展档案管理工作过程中还存在一些问题，以下就此作出分析。1）档案储存。以往的档案信息主要以纸质版为主，而纸质档案在潮湿阴暗密闭的环境下容易发霉，使得资料信息发生字迹模糊、字迹缺损等情况[3]。雖然纸质档案的特殊性很多管理人员都清楚，但在实际管理过程中还是容易忽视，使得纸质档案资料室缺乏通风、采光等条件。2）管理不合理。军粮供应单位的档案类型较多，应将其按照编号、种类等合理科学的归类方式进行管理存储，但目前很多档案信息管理室存在极不合理的管理方式，导致很多档案信息在需要提取时难以在短时间内找到，甚至出现档案信息与名称不符、内容混乱等情况。3）专业能力较低。很多档案管理人员的专业能力较低，一方面其对档案信息管理不予重视，难以正确意识到档案信息管理工作的重要性;另一方面在管理过程中缺乏有效的管理方式，大多数管理人员对现代信息技术不了解且运用程度较低，这种情况下实现军粮供应单位档案管理现代化目标就显得更为困难。4）缺乏管理制度。任何一项工作的进行都需要对应的制度对其进行约束和管理，目前针对档案管理工作虽有相关制度，但该制度并不适应于军粮供应单位档案管理工作的实际情况和发展需求，导致管理制度未能发挥出其应有的价值。

3 实现军粮供应单位档案管理现代化的有效路径

1）更新管理观念，制定合理管理制度。首先军粮供应单位管理人员及档案管理工作人员应了解现有档案管理工作存在的不足和问题，明确意识到提高档案管理工作现代化水平的必要性和重要意义，进一步更新管理观念，树立正确的档案管理发展目标，才能为实现现代化档案管理工作做好充足准备。其次对原有的档案管理制度进行优化完善，充分考虑军粮供应单位的实际情况和特殊性，结合档案管理工作内容、我国发展目标及相关标准制定适应于军粮供应单位稳定发展的档案管理制度[4]。同时加强管理制度的落实效果，实施相应的奖惩措施，保证相关工作人员在日常管理过程中能够有效约束自身，做好任何一项工作环节，促使档案管理工作具有更强的合理科学性和全面性。

2）加强开展培训，提升人员信息技术应用水平。军粮供应单位档案管理工作想要实现现代化管理目标，必然需要对工作人员进行培训工作，促使工作人员在档案管理过程中更具专业性[5]。（1）综合评估。先对档案管理工作人员的各项情况进行综合评估，按照工作能力等方面进行合理划分，为后续开展培训工作提供数据条件。（2）制定培训计划。军粮供应单位管理人员应聘请专业培训人员，结合了解的工作人员信息制定培训计划和考核指标，以保证培训工作开展的实效性和可行性。（3）培训内容。首先应对工作人员讲解基础的档案管理内容和开展档案管理的重要性，进而帮助工作人员形成正确的工作意识，其次介绍和指导工作人员了解和运用现代信息技术，在不断模拟操作过程中学会和掌握现代信息技术的运用技巧，这样才能进一步提高档案信息管理的现代化水平。（4）考核评价。档案管理工作人员在培训结束后需要进行相应的考核和评价，并根据其考核结果加以日常评分为其分配适应的工作岗位，以最大化发挥其自身的价值。另外，在日常档案管理工作过程中还应定期进行考察，对不足之处进行优化，以促进档案信息管理工作尽早实现现代化管理目标。

3）优化管理内容，建立档案信息管理系统。实现现代化档案管理工作，需要军粮供应单位管理人员联同技术人员建立与单位档案管理工作对应的管理系统。一方面档案管理工作人员能够将档案信息内容直接录入管理系统，并按照相关编号类型进行系统分类，针对具有保密性的档案信息可以在管理系统中设置安全密钥或使用其他安全技术，以保障档案信息的完整性、真实性和安全性。另一方面单位管理人员进行相关研究或工作时需要调取档案信息就可直接通过工作人员在管理系统中进行查找调取，大幅度节省了原有的人工查找时间[6]。另外，管理人员需注意档案管理系统也存在一定的网络风险，需要定期安排技术人员对系统进行安全检查和维护，同时对系统存在的不合理问题或可改进之处及时处理更新，以提高档案信息管理系统的应用水平。

4）加强档案信息交流，实现现代化管理目标。军粮供应单位的档案管理工作不仅涉及粮食供应问题，还包含了军队人员的各方面信息[7]。所以為了保证所收集和存储的档案信息能够完整、安全和真实，应建立网络档案信息交流平台，利用先进网络技术将各部门进行有效连接，进一步加强档案信息的交流程度，在档案的交接、发放和管理环节都能够实现透明化。这样在出现相关档案管理问题后就能够及时找到对应的负责人，有利于加快问题解决效率，为实现现代化管理目标提供有利条件。

4 结语

综上所述，在军粮供应单位档案管理工作过程中其自身的工作质量、工作效率都会对军粮供应单位整体发展水平产生一定的影响，所以为了实现军粮供应单位自身的长远发展目标，为国家和人民提供更高的服务水平，需要相关人员对现有的档案管理工作进行优化改革。管理人员需更新档案管理观念、明确意识到现代化档案管理模式的重要性，通过对档案管理制度进行完善、开展人员专业培训、建立档案管理系统、加强档案信息交流等方式逐渐达成档案管理现代化的目标。

参考文献

[1]刘彦.基层事业单位档案管理现代化实现路径研讨[J].环球市场，2019，（20）：272.

[2]蓝孝芬.基层事业单位实现档案管理现代化的有效途径探索[J].卷宗，2019，9（21）：35.

[3]毛絮颖.加强军粮供应单位档案收集与整理工作的对策[J].青年时代，2017，（7）：191-191.

[4]冷萍.基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].卷宗，2019，（25）：76.

[5]史大贵.对事业单位档案管理工作的优化[J].神州，2019，（34）：274.

[6]郑月.事业单位档案管理工作研究[J].卷宗，2019，（29）：23.

[7]毛絮颖.军粮供应单位档案管理创新思路探索[J].青年时代，2017，（9）：250-250.