对电算化会计档案管理的探索

郭峰

摘 要：电算化会计档案是电算化会计活动的产物，是电算化会计活动的客观表现，在经济活动中具有参考和查证作用。随着计算机信息技术的飞速发展，会计电算化已逐步普及。目前已有许多单位用计算机取代了传统的手工会计核算工作，实现了会计电算化，从而产生了大量的电算化会计档案。所以加强电算化会计档案管理，是电算化会计工作连续进行的保证，是电算化会计信息系统内数据安全完整的保證，是电算化会计信息系统正常运行的保证。

关键词：电算化;会计档案

1 电算化会计档案的特点

1）电算化会计档案不仅保留了传统意义上的会计档案特性，而且还包括了存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据。这就使会计电算化档案存储的范围和领域极大地扩大了。

2）传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。电算化会计档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响。即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。

3）电算化会计档案较传统会计档案有更多的存储形式，且对存放条件要求更高。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在，另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在，包括存储在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存储在软盘、光盘等存储介质上作为备份使用的档案资料。后者受存储介质质量、存放库房环境等因素的影响很大，保存不当容易遭到破坏。

4）会计工作实行电算化的时间越长，产生的电算化会计档案与后续产生的财务软件版本数就越多，这就要求电算化会计档案就更需要科学地管理。管理电算化会计档案就要求要既懂计算机技术又懂财会专业知识的人才。随着会计电算化的普及，传统会计档案管理的方法受到很大冲击，过去是手工记账，档案利用率不是太高。实行会计电算化以后，档案的利用率大大提高，会计档案的管理、利用也可以借助计算机来实现。

2 电算化会计档案管理应注意的问题

传统会计档案管理应该注意的问题外，还应特别注意以下几个问题：

1）电算化会计档案的原始性界定问题。传统会计档案在法律上的凭证作用基于它的原始性，没有原始性，也就没有证据可言。因此，认定电算化会计档案的原始性，是保证其凭证作用的关键。电算化会计档案的易更改性和信息与特定载体的易分离性，使电算化会计档案的形式或传输过程中存在着被改动的可能。处理后的电算化会计档案是否与原来一样，存在着认定上的困难。因此，科学界认定电算化会计档案的原始性是会计档案研究领域的新课题。

2）电算化会计档案有受质量、湿度温度、磁场等因素的影响较大，易受损坏的特点。在管理时应注意如下问题：一是在选用存储介质时，应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质;二是对于存放存储介质上的会计档案应标注保护字样，要想办法将其存放在防潮、放热、防尘、防磁的场所;三是对存放往年会计档案的介质应定期复制，如每半年复制一次最好复制双份存放在不同的地点;四是可以对使用时间较长的存贮介质应定期进行替换;五是应设法对硬盘上的会计档案应定期备份到软盘或光盘上。

3）由于电算化会计档案有易修改且不留痕迹这一问题。在进行管理时应注意如下两个方面：一是可以对硬盘上的会计档案，设立相应的安全保密措施，防止对会计档案进行修改。而目前常用的安全保密措施有：用户识别控制、操作日志管理、数据存取权限限制等;二是对存放在软盘或光盘上的会计档案应至少一式两份，分别在会计和计算机操作部门的档案柜存放，以防某一方面存贮介质损坏造成数据丢失或单方面修改会计数据。

4）电算化会计档案引发的法律效力问题。由于电算化会计档案的原始性界定困难，也引起人们对电算化会计档案的法律凭证作用产生怀疑，电算化会计档案的法律效力的确立，需要解决两个基本问题，首先要关注和利用先进技术，真正攻克电算化会计档案原始性的界定关，这是解决电算化会计档案法律效力问题的基础;另外还要加强电算化会计立法工作，从法律上明确电算化档案的凭证作用。

5）电算化会计档案面临的安全问题。在电算化会计档案工作中，尤其要注意电算化会计档案的物理生命与信息生命的保护。对电算化会计档案信息生命的保护可以采取以下四个措施：一是保证电算化会计档案的长期可读性;二是预防计算机病毒;三是控制网络中的电算化会计档案系统的安全;四是备份处理，异处保存。

3 加强对电算化会计档案的保管和利用

对会计电算化档案的保管是重要的会计基础工作。计算机替代手工记账后，会计档案增加了新的内容。例如，存有会计数据的磁性介质，与源程序有关的文件资料等。因此，在电算档案管理制度中，对电算化会计资料的范围、存贮方式、存放环境、借阅会计档案等都有相应的管理制度。

1）确定管理范围。电算化会计档案内容主要包括本单位各种会计凭证、会计账簿、会计报表、财务分析、开发设计说明书，以及源代码文件、用户操作规程及使用手册、电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等，存贮于磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计资料。

2）制定管理措施。与手工方式一致，电算化方式生成的证件，账目报表等会计档案，应按照规定立卷归档保管。其保存期间应按照有关会计档案管理办法中的所列保存期限进行管理。而会计相关职能部门应该紧密配合，确认合法的会计档案内容，制定严格管理措施。

3）电算化会计档案的收集。所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内如一个会计年度，把计算机系统中所有会计数据备份，存储到磁性介质或光盘上，从而形成了脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

4）电算化会计档案的管理与保存方面。在保存这些档案时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。此外，还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。笔者建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外，还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本，并将原程序与数据盘分别存放，以做到安全保密。

5）要注意电算化会计档案的利用。在长期开展会计电算化的过程中，随着软件系统的不断升级，所调阅的会计档案一般可能会有三种情况供参考：一是所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致，此时只需将你所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅（或数据恢复）功能进行调阅即可;二是所调阅的会计档案的版本号不一致，此时只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统，然后再进行调阅。

总之，规范管理、科学使用、维护计算机管理系统，做好电算化会计档案的保管工作，才能做好单位内部信息资源的共享，充分发挥会计电算化的快捷、方便特点，有机地将会计核算、系统安全有效长期运行结合起来，使财会人员真正摆脱繁琐、单调、机械的手工操作，达到会计工作电算化、效率化、制度化、规范化。