关于企业档案利用工作的思考

王腾燕

企业档案是企业的重要知识资产和核心信息资源，具有不可替代的凭证价值和参考价值。开发利用好档案资源，对于服务企业改革发展、维护企业和职工合法权益中具有十分重要的意义。要坚持以服务利用为导向，以资源建设为基础，以科学管理为保障，建立完善档案资源开发利用体系，提高档案利用效能。

1 强化服务理念，凝聚档案利用之识

理念是行动的先导。要加深对档案及档案工作的认识，强化档案价值意识，创新提升服务理念。一是树立“利用体现价值”理念。档案的价值在于利用。档案具有知识资产、文化产品、大数据资源属性，是企业的重要生产要素、国有资产和核心信息资源。其要素价值、资产價值、资源价值，只有通过利用才能实现。如果只收不用，档案就成了无用的“故纸堆”，档案部门就成了单纯的“守库人”。因此，要高度重视档案利用工作，通过利用激活档案价值，发挥其在决策参考、维护权益、传承文化、宣传教育等方面的重要作用。二是树立“服务创造价值”理念。档案是静态的。要想实现档案的价值，必须通过优质高效的服务，才能激活档案价值，才能“让档案发声、让历史说话”。要强化服务意识，完善服务机制，准确把握企业和职工需求，依法主动提供利用服务，在提供服务中同步实现档案价值和档案工作者人生价值。三是树立“创新提升价值”理念。档案是座巨大的资源宝库，开发力度不同、利用途径不同、服务方式不同，实现的价值也会有很大不同。要创新档案开发利用方式和途径，加强档案资源深加工和再加工，拓展档案利用的范围和深度，通过开展优质高效服务实现档案资源增值、价值提升。

2 加强资源建设，夯实档案利用之基

要把资源建设作为档案利用的基础工作，认真落实国家档案局第10号令，从管理、技术、制度入手，拓展领域、丰富内容、严格标准、规范流程，加大档案归集力度，努力提高档案资源的存储量和集中度。一是如期做好文件材料归档工作。编制实施企业《文件材料归档范围和档案保管期限规定》，加强与各业务部门的沟通协调，按照归档周期做好文件材料归档整理工作。加大文件材料收集归档力度，努力将档案工作向基层延伸、向新业务延伸、向新载体延伸，做到企业业务拓展到哪里，档案资源就征集到哪里。二是努力掌控分散保管档案资源。由于档案保管条件、业务性质、工作需要等原因，部分专业档案分散保存在相关业务部门。要加强对各部门档案资源信息、目录的管理，全面掌握企业档案数量及分布情况，构建一网通管、多点保存、信息集成、全面覆盖的档案目录数据库，实现企业档案资源有机整合、协同管理、高效利用。三是及时做好档案处置移交工作。随着企业改革改制工作的不断深入，清算破产、兼并重组、资本运作、混合所有制改革等改革活动日益增多。这些改革改制单位的档案对于妥善处理改革改制善后工作、维护企业和职工合法权益等具有极为重要的作用。一旦处置不当，将会造成无法挽回的损失。要严格落实《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》等制度规范，及时做好国有企业资产与产权变动档案处置工作，确保档案移交清楚、完整系统和有效利用。

3 规范服务流程，提升档案利用之质

查借阅是最基本、最常见的档案利用方式。要增强依法服务、主动服务、优质服务意识，严格制度，规范流程，积极做好查借阅服务工作。一是完善检索工具。认真编写全宗指南、全宗目录、全引目录、分类目录、专题目录、卷内目录、底图目录等，建立室藏档案目录数据库，为档案查借阅提供便捷工具。要加强对政策形势和企业需求的分析研究，有针对性地编写专题检索工具，提高检索的便利度、快捷度、精准度。二是规范查借阅程序。要明确档案查借阅权限，建立完善档案查借阅申请—审批—查借阅—归还程序，认真做好查借阅人员身份登记，依法提供查借阅服务。要善于运用大数据理念和信息化、智能化手段，加大网上查借阅力度，提高查借阅效率。三是做好反馈登记。反馈登记是档案部门向查借阅人员提供档案利用时履行交接手续的一种凭证，也是档案部门记录、掌握查借阅情况的一种形式。档案人员可以通过对查借阅档案的分析研究，判断档案的利用频率和保存价值，为档案利用和档案鉴定提供重要信息。档案工作人员要加强与借阅人员的联系，协调利用人员填写利用档案所解决的问题或产生的经济效益、社会效益。必要时，可将档案利用情况汇编成册，以总结经验，改进工作，更好地发挥档案价值。

4 开发文化产品，拓展档案利用之效

档案是历史文化的积淀，是珍贵的文化资源。要注重发挥和挖掘档案的文化属性，积极开发档案文化产品，以更高层次的文化产品服务企业党的建设、经营管理、宣传教育、民生建设等事业。一是高水平陈列展览。档案陈列展览是对职工进行思想教育的有效载体，也是展示企业形象的直观方式。要科学确定陈列展览主题，依托纸质档案、照片档案、音像档案、实物档案，采用照片实物展陈、多媒体技术、数字技术、AR增强现实、VR虚拟现实等技术方式，精心布置展厅，增强宣传展览的视觉效果和感染力。二是高效能编研档案。档案编研对于整合档案信息资源、系统提供档案利用具有重要意义。要增强档案资源开发的针对性和提供服务的主动性，对档案信息进行分类汇总、综合整理、分析研究，有针对性地编写专题文件汇编、科研成果简介、工程项目简介、历年生产经营指标统计分析等专题汇编、专题材料、深层次加工材料，提供高质量的档案信息产品。三是高质量编史修志。编史修志是传承企业历史、培育企业文化的基础性工作，也是深层次、高水平、综合性的档案文化产品开发工作。要将修志工作纳入企业经营管理目标任务中，明确编修周期，完善工作机制，推进史志工作的制度化常态化。要强化志书质量意识，严把志书政治关、体例关、史料关、保密关，打造经得起历史检验的精品佳志，为企业留下珍贵的历史资料和宝贵的文化财富，切实发挥“存史、资政、教化”功能。

5 锻造管理能力，创新档案利用之治

提高档案开发利用成效，关键在人，关键在档案治理能力。要围绕创新档案治理机制、提高档案治理能力，强化四项建设。一是强化责任体系建设。建立健全档案工作责任制，明确企业主要负责人和分管负责人的责任，落实档案工作机构和工作人员，充实专兼职队伍，形成纵到底、横到边、全覆盖的工作网络。将档案工作和档案利用情况纳入目标责任考核，并与绩效挂钩，切实调动各级人员抓好档案工作的积极性。二是强化管理基础建设。要把档案工作纳入企业总体工作，落实办公经费、保管设施、办公条件等。建立完善档案管理办法、档案利用制度等制度规范，构建科学配套、务实管用的档案管理制度体系和运行机制。三是强化业务能力建设。加大继续教育力度，优化档案管理团队年龄结构、知识结构、学历结构。采取“走出去、请进来”等多种方式，组织档案人员学习档案业务知识、信息化知识、文秘知识、经营管理知识等，不断增强档案人员综合素质。创新档案管理人才选拔、引进和培养机制，建立档案技术人才评价体系和档案专业技术人才库，拓展档案人员成长空间。四是强化团队作风建设。深入学习党的十九大精神，认真践行习近平新时代中国特色社会主义思想，不断提高政治站位。大力弘扬执着守望、淡泊名利、甘于清苦、辛勤耕耘的“兰台精神”，守得住清贫、耐得住寂寞、看得轻名利、稳得住心神，安心从容、严谨细致、精益求精地做好档案工作，全面提升档案治理效能，努力在服务企业改革发展中做出贡献、展现价值。