档案信息化建设中电子档案的应用研究

史立娜

摘 要：近些年，随着科学技术的迅猛发展，信息化时代的大幕已经彻底拉开。信息技术让档案建设与管理过程出现了巨大的改变，而让档案数据实现信息化，也成为时代的主题。与传统档案资料类似，在档案信息化建设过程中，其电子档案资料的应用水平，将会直接影响最终信息化建设的成果。针对这一现状，本文将会以当下电子档案应用过程所存在的问题为切入点，针对档案信息化建设过程中的策略实施更为具体的分析，希望借此可有力推动相关领域的进步与发展。

关键词：档案信息化;电子档案应用;档案管理;信息化管理

引言：近些年，随着科学技术的发展，我国档案信息化建设的进程也在不断加快，各项措施也在迅速完善。档案信息化的建设工作让档案的管理水平得到很大的提升，同时也大幅度提升了档案自身的可利用空间。以技术发展及时代需求的角度出发，档案信息化建设工作将是我国档案管理工作的未来发展方向。

1、我国电子档案应用过程中所现存的具体问题

1.1、电子档案整体缺少标准与规范

虽然我国档案信息化建设工作在技术的支持下迅速完善，但是，因发展过程中所存在的技术不平衡等因素，当下电子档案整体的标准与规范仍然存在一定的问题。我国档案信息化建设过程在各地区之间存在着很严重的发展不平衡现象，这就直接导致了在档案信息化的建设过程中，很多标准与规范没有得到很好的确立，例如：管理规范、业务规范以及与档案信息自身相关的技术规范等等。电子档案应用过程中所存在的管理问题，主要体现在电子档案自身的定义以及整理与存储过程中。电子档案应用的业务规范问题，是指当下没有形成统一的数据与文件格式来为这些档案资料建立标准。电子档案中的技术规范不统一问题，是指在信息技术发展过程，随着技术的拓展与改良，档案数据的压缩与档案平台所使用的技术标准等等均存在很大的差异性。

1.2、档案信息化过程中需要将传统纸质档案进行转换

在传统档案的存储过程中，档案内容全部以纸质资料的形式存在，而电子档案的建设过程中，对应的资料数据是以信息数据的形式进行保存，而当下的电子档案内容，主要来源于两个方面，一个是档案所对应人员在社会活动中所形成的的电子信息资料，另一方面就是将纸质档案进行信息化处理。电子档案建设工作在近些年才逐渐兴起，这也就直接导致了绝大多数的档案资料均是纸质形式，这对于信息化的发展带来了极为繁重的工作。

1.3、档案管理人员的素质无法满足信息化建设的需求

电子档案的管理过程与传统模式相比存在着很大的不同，其对管理人员自身的素养要求很高，但是，当下很多档案管理者仍然以传统思维进行工作，无论是主观意识还是客观的业务技能，都无法满足信息化时代对档案建设工作的需求。

2、电子档案在档案信息化建设过程中所需要采取的问题处理策略

2.1、强化基础软硬件方面的设施建设工作

电子档案的实现过程，需要计算机硬件与软件设施相互配合，通过合理的操作，将原本的纸质内容转化为电子信息资料，而在这数字化的处理过程中，这些基础资源设备就成为困扰工作效率的主要因素。所以，无论是档案管理者与相关档案存储部门，均需要从根源入手，解决困扰电子档案建设过程中的基础资源不足问题。首先，硬件方面，需要针对档案自身的数据量以及使用过程中对于速度的要求，對硬件设备进行全面升级，扩大存储空间，并持续改善内部网络环境，提高数据上传速度。另外，档案数据在存储过程中，其数据自身的存储稳定性也与软硬件基础资源直接相关，相关部门需要充分解决信息化技术发展过程中对于数据的处理与保障方面的经验，充分改善相应的存储环境。当下，档案在各地之间的流通情况极为明显，因此，需要构建专业的网络档案平台，实现数据资料的高效管理。

2.2、以技术自身特点为基础，为电子档案管理选取更为合适的标准的与规范

电子档案的建设过程中，为了有效提升档案资源的利用程度，降低其使用难度，需要为其制定更为专业标准与技术规范，根据技术发展的规律以及档案自身的特点，需要从以下几个层面入手：首先，需要综合考量当下信息技术的具体状况，以档案高效管理为最终目标，为档案整个生命周期选出最为合适的技术标准，同时，在技术标准中需要充分考虑到档案的应用场景，提高其实际的应用效率;其次，档案的业务标准是确保档案资源更为规范的前提，无论是档案管理人员还是制定者，都需要对档案进行规范化作业，相关资料需要确保足够齐全，资料的规格也需要在规定标准之内;最后，档案的管理标准也需要进行明确化，提升档案管理工作的地位，制定详细的档案日常管理制度，并在制度中对档案的日常操作以及档案管理人员的行为进行规范，确保最终管理工作的效能。

2.3、以提升档案管理人员业务技能为目标，强化档案工作人员的各项培训工作

现代档案管理，尤其是电子档案管理过程中，需要使用大量的现代化设备，并且对应的管理技术也与传统模式存在很大的不同，如果档案自身的综合素质不足以高效利用这些设备与技术，那么电子档案的建设与管理工作将会困难重重。当下，我国档案管理人员队伍的素养相对较低，很多专业技能相对较为匮乏，因此，需要立足现实，以解决问题为最终目标，通过开展大量的业务与知识培训课程，不断提升每一位工作人员在电子档案建设与管理过程中的能力。从个人角度出发，需要建立每一位工作人员的学习观念，提升其学习态度，使其在日常的工作过程中不断提升自我;从组织角度出发，档案管理机构与部门需要为每一位档案工作者提供充足的成长空间，定期举办各类培训工作，提升其专业技术能力，同时，组织内部需要加大对高素质人才的聘请力度，打造更具吸引力的工作环境。

结束语：综上所述，为了我国电子档案过程中所存在的各类问题，各级档案管理部门需要立足未来，以提升档案管理效率为目标，以信息技术为基础，具体分析每一项困扰电子档案发展的难题，实施更为科学合理的管理措施。

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