浅谈医院科技档案数字化管理

李海涛

【摘要】随着当前医学信息的不断发展，传统的档案管理方法已經不能适应当前医院的管理新要求。在当前发展的新时期，医院应该积极地将互联网技术引用到科技档案管理的全过程，从而促进管理更加科学化、更加现代化。本文主要对档案管理的数字化及建设途径进行了深入的探讨与分析，并提出了有关的数字化管理措施，从而促进医院的科技化发展。

【关键词】医院;科技档案;管理方法

医院的档案管理，主要是结合了信息技术的一种全新数字化的管理，用数字化的方式来促进档案信息的管理，并且利用科学技术对资源进行收集。通过数字化建设来对档案进行管理，能够使档案管理更加标准，更加专业，这也是当前档案管理的一个新的发展趋势。

一、概念及意义

医院的科技档案主要指的是医院在进行科研活动之后形成的一些文字资料，或者是图表影像等等这方面的原始记录。主要概括来说，可以分为五大类，分别是相关科研活动的实验资料、课题的相关资料、论文和著作、技术资料和科研成果的相关资料等等。以往这类档案都是用书面方式进行保存，但是随着时代的不断发展，这种保存形式不利于资源的共享，也与开放的管理观念相矛盾。科技档案的信息化管理打破了以往的局限性，能够使得科学技术为档案管理提供便利，促进医护人员的高效工作。在工作过程当中，实现医疗科技的资源共享。这样才能够使得档案管理发挥更大的作用。当前，通常使用纸质以及电子两种方法，但是电子档案管理能够为档案室节省更多的空间，也能够有效地避免档案出现丢失的问题。

二、医院在数字化建设中出现的问题

（一）人才制约。医院科技档案中的管理问题比较多，其中最重要的一个问题就是专业人才比较缺乏。部分档案管理人员没有受到过专业的数字化管理的相关培训，因此在进行实际的管理工作当中，由于数字化水平比较低，会出现许多的人为误差，阻碍数字化建设的发展。也有的医院并没有设置专门的档案管理人员，而是由其他的部门来兼任这类工作，这样就不利于数字化建设的进程。也存在部分管理人员没有尽自己应尽的责任，出现这样的状况，就不利于档案数字化管理建设的工作，如果管理人员没有充分的责任心，就不能够更好地完成档案的管理，也不能够解决在数字化建设过程当中出现的各种问题。

（二）相关制度缺乏或者不完善。医院科技资料是医院在进行医疗科研活动的重要成果，也能够反映出整个医疗活动的流程与方案，对医疗的重点理论及实践进行记录。但是，由于相关档案管理制度不完善，就可能会使得资料数据不能够完好保存。医院缺少相应制度，没有对管理过程进行监督，导致档案信息收集以及管理出现各种各样的漏洞，使得信息保存不完善。而医院的医疗科技人才流动性是比较大的，在离职的时候可能会带走研发的医疗成果，而相关资料没有保存完整，这也可以说是医院的一种重大损失。

（三）医院缺乏有效的科技档案信息管理措施。在医院的整个档案管理的程序中，保管这一环节有着特别重大的作用。科技不断发展，使得电子档案逐渐普及，而由于网络信息安全的影响，许多的医院对于一些机密的档案管理还是利用普通的纸质档案来进行管理，当然，许多医院缺乏数字化建设相关的措施，没有办法保证档案资料的安全性，因此在档案管理的时候不能够将电子与纸质档案进行协调管理。医院在进行档案使用的时候，也不能够充分地提示其存在的价值信息，阻碍医院的数字化建设进程。

（四）档案管理设施落后、意识不高。医院是人才交流与聚集的重要地方，通常医疗科技的发展不同程度代表了科技的发展。因此，医院档案管理也需要与时代的发展相结合。但是实际的情况并不是这样，医院只是重视医疗设备等技术的更新，对于档案管理方面的技术投入的资源比较少。在实际的档案管理过程当中，并没有对档案管理的相关设备进行更新，也没有引进高科技应用在档案管理当中，从而使得落后的档案管理影响医院科技的创新与发展。

三、医院进行数字化档案管理的有效措施

（一）促进医院管理理念的创新。医院如果想要加快数字化档案管理的建设进程，就需要在管理过程当中创新档案收集与管理的观念。同时，管理人员还需要学习现代化的管理模式及手段，促进档案管理能力的提升与发展，从而更好地进行医疗科技的档案资料管理。随着时代的发展，科学技术不断更新，当前档案管理的方式和程序都发生了特别大的变化，需要管理人员进行管理知识的学习。同时医院也需要促进管理人员技能培训，让他们有更加丰富的科技知识适应时代的变化与发展，掌握档案管理的技术，促进档案管理质量提升。

（二）医院要健全科技档案管理体系。科技资料档案的数字化管理对于医院来说有特别重大的意义，也是医院档案管理的工作重点，医院可以在整个范围中构建管理的网络，并且利用科学技术来促进档案信息的共享。除此之外档案管理的系统还需要建立相应的数据管理库。这样就能够对医院的相关科技资料进行集中的储存，从而为医院提供后续的相关决策信息。在对医院的档案管理体系进行完善与建设的时候，需要根据档案管理的作用和特点进行归类与收集。需要将这一类的档案管理工作与科研管理和计划管理放在同样重要的位置，也应当加强科研部门与相关单位管理人员之间的联系，让管理人员及时了解科研动态，掌握其中的变化情况。同时也应该在课题组中布置相关的档案管理工作，知道相关公司的信息，让科技资料档案的管理更加准确，更加完整统一。需要利用档案管理的数字化方式来促进医院的新发展。重视对档案资源的开发与利用，使得医院能够借助这一类信息，进行更好的科研决策，同时科研部门也需要为档案管理提供知识，帮助解决相关的科研方面出现的技术问题，从而使得档案管理发挥更大的作用。

（三）推进医院科技档案数字化建设。随着医院的不断进步，许多重要的科技档案都需要更加有效的管理，因此就需要医院加快促进数字化管理建设进程，建立医院专属的档案数据库，充分发挥档案资源的共享功能，从而更好地为医院的发展进行服务，这也是促进医院档案发展的重要基础。随着当前现代化管理水平不断提升，信息资源以及数字化发展需要进行有效的利用，这种方式也受到了重视。

（四）促进档案管理人才素质的提升。医院档案管理应该加强网络以及计算机的硬件基础建设，通常大量的信息应用都会促进科技档案工作的技术提升，促进档案管理的工作步入网络化与自动化的阶段。同时也对管理人员提出了更高的要求。需要调整好心态，努力学习科学技术，掌握档案管理的新知识，对网上的一些信息进行有效的分类与管理，使档案管理发挥更大价值，从而满足医院对于管理的需求。

四、结论

总的来说，社会信息化的不断发展，数字化的管理已经成为社会发展的共识。但是这并不是一天就能完成的事情，应该从各个方面来促进数字化进程的发展。通过对环境及信息资源等方面的建设来加强医院的档案管理，促进医院资源的共享，促进医院能够更好地发展。

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