档案管理模式改革在档案管理中的合理应用

裴华

【摘要】随着时代的发展，我国社会各个领域发展越发迅速，企业增员较多，传统的档案管理模式逐渐无法適应各企业的人员信息管理。基于此种情况，各企业需紧跟时代的发展，不断学习新的档案管理方法，根据本企业的实际情况对档案管理模式进行相应的调整和改善，增强企业档案管理的质量。本文将针对我国目前企业档案管理的具体措施和方法进行分析和阐述，并就此论述档案管理在实际企业管理中的合理应用，希望能为相关研究人员提供借鉴。

【关键词】档案管理;改革应用;档案管理模式;人员信息管理

在企业生存发展过程中，档案管理的重要性不言而喻，它既包含了企业员工的基本信息，也包含了企业产品的生产与销售信息，对企业调整发展目标、制定发展战略具有十分重要的作用。但是目前大多数企业依然沿用传统的档案管理方式，企业档案的真实性以及准确性无法保障，因此，企业必须深入分析档案管理中存在的问题，并进行合理的调整和改善，确保档案管理工作的质量和水平，保障企业内部的档案信息真实、有效，为日后企业在重大决策会议中提供准确、有效的数据信息，保障企业决策的科学性。

一、档案管理模式改革的具体内容

企业档案管理模式的改革并不是一蹴而就的，是企业在长期的生存发展中，不断学习先进的档案管理经验，引用先进的科学技术而形成的。档案管理就是将企业的人员信息以及产品进行整理和综合，为其他部门决策提供真实有效的数据信息，提高决策的科学性。目前企业档案管理模式的改革主要包含以下几方面内容：1.改革管理思路。了解企业沿用的档案管理方式和思路，分析企业档案的具体工作内容，结合时代的发展要求，改变管理思路，开辟新的模式，才能从根本上解决传统档案管理方式的弊端，提升档案管理的效率。2.创新档案管理的服务性。档案管理日常工作内容就是整理与管理企业在长期发展过程中产生的人员信息与产品信息。人员信息的有效管理可以清晰了解企业发展过程中人员的增加与流失情况;而产品信息的有效管理可以了解企业过去的发展情况和方向。对档案管理的理论和服务进行创新，能够大幅度增强企业档案部门工作人员的工作能力和专业素质。档案管理模式的改革，改革内容包括两方面：一是改革档案管理的工作内容。二是对档案工作人员的能力进行提升。对工作内容进行改革，是为了提高档案管理工作的质量，为企业决策提供真实有效的数据信息，保障企业决策的科学性;对档案管理人员进行改革，则是为了提高档案管理工作人员的综合素质。总的来说，企业的档案管理是一个发展、创新、又发展的循环过程，需要档案管理部门工作人员紧跟时代的发展，不断学习和进步，保障档案管理信息的有效性和真实性。

二、档案管理模式改革在档案管理工作中的实际应用效果

（一）构建合理的档案管理体系。企业中任何事物的发展皆离不开制度与体系的规范和约束，因此，要想保障企业档案管理模式改革能够顺利实施，必须构建合理的档案管理体系。档案管理工作实际上是一项较为复杂和繁琐的事项，从事档案管理工作的人员必须具备以下几方面的特征：一是工作人员做事须耐心、细心，能够准确记录和保存相关信息。二是及时、准确记录信息，对档案信息及时登记和备案。三是工作人员在登记信息时需仔细检查信息是否完整、有效，对有疑问的信息及时与相关人员取得联系并及时修改。四是工作人员必须严格遵守企业制定的档案管理制度，确保档案信息的有效性和真实性，从而提高档案管理工作的质量和水平。构建档案管理体系之前需深入分析企业的实际发展情况，了解档案管理工作的具体内容和人员配置，通过决策构建较为完善、合理的档案管理体系，为企业档案管理模式的改革提供必要的支持。

（二）加强数字化管理的应用。传统的档案管理工作是以纸张为主要承载体，在长久的发展过程中不仅容易丢失，还会因为各种不稳定的因素破坏档案信息。随着时代的发展，企业越来越重视数字化技术的应用，将其充分应用到档案管理工作当中，将文字转变为数据信息，能够提升档案管理工作的效率和质量。但是采用这种技术对工作人员的专业技能要求较高，他们必须具备较高的计算机办公软件操作水平，能够较快地接受新时代信息技术的发展和变化，具备较好的学习能力，这对改善我国部分企业档案管理工作人员老龄化具有非常重要的作用。另外，数字化技术的有效运用能够加强档案信息的整理与保存，增强工作效率，有利于提高各部门的工作速度，除此之外，还能保障档案信息的完整性和有效性，避免了传统档案管理工作中档案内容缺失、错误的现象。更重要的是数字化管理方式的应用大幅度缓解了企业长久以来存在的员工冗杂的问题，有利于减少企业的用工成本，提高工作效率，增强企业的经济效益。

（三）提升档案管理工作人员的综合素质。档案管理工作人员对档案管理工作的正确性以及有效性具有非常重要的作用，通过培训和讲座提升档案管理人员的综合素质和专业技能，能够有效提升档案管理工作的质量和水平。目前随着时代的发展，新的档案管理模式对档案管理工作人员的能力要求越来越严格，对档案管理工作的考量中，其工作人员的综合素质则是考量的重要指标之一。以往企业采用的档案管理模式中并不要求档案管理工作具备较强的工作能力，因此档案管理工作经常出现信息错误、档案遗失以及其他问题。因此有效提升档案管理工作人员的综合素质和业务能力，才能保障档案管理工作准确性以及有效性，确保企业决策的科学性。因此档案管理工作人员需做到以下几点：一是能够熟练运用基本的办公软件。二是做事细心，能够详细校对各种档案资料。三是具备创新和改革的能力和信心，要敢于突破传统档案管理模式的桎梏，在工作中用心发现能够提高工作效率的方法和技术，不断完善，提高档案管理工作的效率。而作为企业管理人员，应当定期举办培训和讲座，对目前档案管理的工作方法和理论技术等进行讲解，提高他们的创新能力和思维意识，全面提高他们的综合素质和专业能力，提高工作效率和质量，更好地为企业服务。

三、结束语

综上所述，档案管理工作在企业中具有十分重要的作用，档案信息的记录和管理能够促使企业明确自身的发展方向，树立正确的发展目标。但是随着时代的发展，传统的档案管理模式已经无法保障档案信息的准确性和真实性，档案管理工作的效率也受到较大的影响，在一定程度上影响企业的生存和发展，因此企业要想发展，必须改变传统的档案管理模式，对档案管理工作的方式方法以及实用技术等进行创新和改革，另外管理人员还可以深入分析企业的发展情况，构建有效的档案管理制度，让工作人员严格遵守相应的规章制度。学习和掌握先进的数字化管理技术，保障档案信息的真实性和准确性，不断提升工作效率和质量，让档案管理工作能够为企业决策提供真实有效的数据信息，促进企业的发展和进步。

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