简析信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化

斯琴

摘  要：现代科技发展迅速，互联网已经应用到人们生活的方方面面。在信息化管理的潮流下，行政事业单位的档案管理已经广泛应用现代信息化技术，来提高工作效率。这样的科学化管理同时也给传统档案管理方式带来了一定打击，基于此，本文以内蒙古赤峰市红山区市场监督管理局为例，探讨了行政事业单位档案管理的现状，并对如何进行科学化管理提出几点有效方案。

关键词：信息化;行政事业单位;档案管理;科学化

引言：

现阶段我国社会已经全面步入信息化时代，互联网广泛应用于事业单位的管理工作当中，特别是在档案管理工作上面起到了很大的作用。在传统的档案管理当中，工作者往往不重视档案的科学管理，忽视技术在工作中的需要。所以通过互联网来提高管理事业单位档案管理工作的效率，在很大程度上也推动了有关部门的进一步发展。

一、现阶段行政事业单位档案管理现状

1、事业单位管理档案现代化技术水平低下

以内蒙古赤峰市红山区市场监督管理局为例，虽然为了适应社会发展的步伐，在档案管理工作中引入了先进的网络设备以及其他技术，但这些先进设备与技术在日后的应用中，并没有得到充分利用，还是主要以人力为主，从而导致事业档案管理效率低下，并且产生资源浪费。事业单位设置档案管理机构也较为混乱，没有科学地工作安排，工作人员工作时容易盲目随意地对待，从而无法充分利用档案资料。虽然档案管理工作看似工作任务简单，但其实其中有很多学问，并且科学合理的管理档案，可以同时提高其他工作的效率[1]。

2、管理人员综合素质低下

由于很多事业单位都没有意识到档案管理的重要性，从而没有科学完善的人员培养方案，对于管理档案而招聘的工作人也相对放低了门槛，导致从而档案管理的工作人员综合素质低下，无法满足现代档案馆的根本需要。特别是对于像内蒙古这类偏远地区的行政事业单位来说，所从事该类工作的人员文化素质较为低下，也不熟悉现代技术的应用，依旧是沿用传统的以人力为主的管理模式，这样往往会导致档案管理水平低下。并且很多从事档案管理工作的人员通常不是专业人员，可能会身兼数职，这样就无法一心一意来管理单位档案，造成档案利用度不高。

3、档案管理工作缺少相应重视

我国很多事业单位都不重视档案管理工作，认为其难度小，任务简单，甚至不安排专业的工作人员处理该项事务，所以导致我国档案管理工作的水平远远落后于发达国家。行政事业单位缺少科学完善的档案管理机制，并且也没有足够的理论支持和重视意识，是的管理水平处于低下位置，很多资料都得不到及时整理和归纳，当需要调动档案进行处理的时候，往往会产生手忙脚乱的现象，从而降低了其他工作的处理效率[2]。

4、档案管理资金投入较少

因为相关部门对于单位档案管理部门不重视，从而相应的，对该方面的资金支持就要少很多。所以档案管理部门工作所需要的先进设备也会因为没有足够的资金支持，而无法更新换代，依然沿用老旧的机器设备。工作设备的简陋、环境的破旧、人员工资待遇不高、领导的不重视等一系列问题，都会导致行政事业单位档案管理效率低下，同时也会降低其他工作的实行效率。像上述所说的食品监督管理所的档案管理部门，很多环节依旧仍然在沿用传统的纸质处理模式，缺少足够的现代化管理设备，这样就大大降低了工作效率。同时较低的工资以及复杂工作都减少了工作人员的积极性，慢慢就更加懈怠档案管理工作[3]。

二、實施行政事业单位档案管理科学化的重要价值

档案管理其实是一门综合性很强的工作，需要结合服务型、管理型与政治性于一体。随着社会和科学的进步发展，人们走进了智能化时代，各类信息技术都被广泛应用在工作和学习当中，并且也取得了较好的成就。随着事业单位的不断改革，对提高档案科学化管理水平，充分利用档案资料，保证单位工作运行能够高效、协调和有序进行也提出了新方法，那就是充分利用现代技术，可见，科学化档案管理时行政事业单位发生转型的重要保障。

三、科学管理事业单位档案的有效策略

（一）增加档案管理投资资金，提高管理环境

行政事业单位的领导需要充分意识到档案管理的重要价值，并且增加在该工作方面的资金投入，改善工作环境，让工作人员在安静舒适的办公区进行工作，这样才可以提高工作质量和效率。资金投资是必不可少的事情，需要引进先进的设备，例如配备电脑、打印机、传真机等，更换老旧的文件储藏柜，同时为了保证档案管理的安全性，必须要配备好灭火器，有条件的事业单位还可以在办公区顶部安装喷水装置和防水警报，一旦发生火灾危险，就立刻进行施救，从而可以将资料损失和人员伤亡减少到最小。良好的办公环境不仅可以提高工作人员的积极性，还可以促进工作效率提高，人们在合适的条件下工作，可以激发工作热情，这样就有助于提高行政事业单位的整体工作效率[4]。

（二）完善管理制度，重视档案管理工作

行政事业单位需要重视档案管理工作，从根本上提高对该项工作的关注程度，再来完善管理体制。对于承担该项工作的人员，单位需要提前就做好有关档案管理相关法律法规以及基本知识的详细讲解，让管理人员可以充分认识到自身工作的重要性以及专业性。其次相关人员需要根据自身单位的特点，制定科学合理的档案管理制度，不仅是要加强对管理档案人员的强制管理，还需要对高层人员强加一定的约束力，将管理责任划分给个人。还可以对档案管理人员进行定期测评和考核，以确定其能够做到科学合理归纳整理档案，满足工作的实际需要。对于一些没有履行良好工作条例的人员，相关部门需要做出惩罚，减少工资或者直按照具体情况可以进行开除。

（三）培养专业的档案管理人才

行政事业单位需要加强对档案管理部门人才的引进和培养，因为虽然档案管理工作看似简单，但其实需要人员具备技术专业性和耐心，才能更好地完成工作。单位需要定期开展专业知识以及技术的培训课堂，鼓励工作人员积极参与，制定科学的考核方案进行考试，以此来提高工作人员对于工作的重视程度。与此同时，还需要注意不断提醒工作人员提高自身素质，充分意识到自己工作的价值，不懈怠每一个环节，真正投身于档案管理工作当中。事业单位可以向高等院校文书管理相关专业的毕业生抛出“橄榄枝”，以优越的工资条件和环境吸引他们注意到相关工作，以此来拓展招聘人才的平台。

（四）提高档案管理信息化程度

实现科学化管理档案就要实现档案管理全面信息化，这样才可以满足现代社会对于行政事业单位提出的新要求。在加大投入资金后，还需要制备一套科学合理的档案管理方案，将档案信息精准导入，鼓励工作人员将信息技术应用到各个管理方面，从而充分发挥现代技术的优势。

四、结束语

综上所述，在信息化的大背景下，行政事业单位档案想要得到科学化管理，就需要通过多个环节的细致完善，才可以发展到新的高度。事业单位的高层人员需要采取多种措施，例如通过引进先进设备和培训人才，提高自身的专业素养，来做好档案管理工作。档案管理制度还需要得到进一步的提升和创新，并且充分结合现代化信息技术，从而来为行政事业单位发展奠定牢固的基础。

参考文献

[1]  孟雪青.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化研究[J].办公室业务，2019（23）：125+127.

[2]  范荣.信息化背景下如何优化事业单位文书档案管理[J].办公室业务，2019（22）：130.

[3]  于爱平.信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J].科技经济导刊，2019，27（22）：230.

[4]  刘兆丽.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新探索[J].科技风，2019（13）：221.