基层单位档案规范化管理工作探析

马荣

摘 要：档案管理工作是单位内部管理工作的重要组成部分，随着档案事业的发展，档案管理效率和水平有所提高，但是在档案规范化管理中仍存在着一些问题，对单位及档案事业的发展造成了一定的影响，为了进一步提高档案管理水平和服务质量，发挥档案管理工作的作用，需要对档案规范化管理工作进行研究。本文就档案规范化管理的重要性以及管理中存在的问题进行了研究，并对有效提高规范化管理的方法进行了探索。

关键词：基层单位;档案规范化管理;探析

随着社会的发展和环境的变化，要做好档案管理工作，必须按照新时期对档案工作的要求，查找工作需要、社会需求与工作现状之间存在的问题，对档案规范化管理的環节进行分析、研究，找出存在的问题和症结，制定相应的解决对策，提高档案规范化管理水平，确保档案的功用能够全面有效地发挥。

一、基层单位档案规范化管理重要性

1.为规范档案材料丰富资源资源奠定基础。档案的基础来源是档案的资源，实行规范化管理的单位，在制度环节已经明确了档案收集的范围和标准，能够保障档案材料收集的齐全、完整、规范，为档案资源的丰富提供了保障，为档案的存凭、留史、资政、育人作用发挥奠定了基础。

2.为领导决策和各项工作服务。档案记载和反映的内容真实、系统、全面，利用相关档案材料，可以为单位加强资产资金管理、质量管理、成本管理提供有效服务;可以为科研选题、立项、研究、成果出让、合作开发提供咨询服务;可以为市场定位、营销研究、需求预测、广告促销、售后服务提供准确信息;可以为政务公开等民主管理提供有效凭证。

3.促进单位发展。档案是社会实践活动的真实记录，综合反映了单位各个阶段组织、机构、人事、科技等的发展状况，是一部单位的发展史、奋斗史。档案中有丰富的资源可以享用，有成果可以转化应用，有研究方法可以借鉴，发挥好利用好这些档案资源，避免重复劳动，可以节约资源，提高效率，更好的推动工作，促进单位的健康、持续发展。

4.提高档案工作的质量和效益。档案的规范化管理有利于档案的接收与征集，有利于档案的安全与保管，有利于准确查找和检索利用，有利于编研开发，有利于档案的顺利移交，能够提高档案工作的质量和效益。

二、基层单位档案规范化管理基本要求

1.档案收集要齐全。档案收集是档案管理工作的初始阶段，直接影响着档案管理质量，一旦档案材料收集不齐全、不完整、不规范，将对后期的档案整理、鉴定、提供利用、编研等工作的顺利开展造成影响。因此在档案收集阶段，档案管理相关人员要与其它部门加强联络、协作，明确收集的范围和内容，提出质量要求及标准，确保材料收集全面、系统、真实、完整。

2.档案整理要规范。对收集的所有材料利用科学的分类方法进行编制、整理，使档案具备条理性、完整性、规范性。档案整理的规范化直接影响着档案信息的查找和利用，影响着档案价值的实现，是档案资源开发利用的基础。因此在进行档案整理时，必须采取规范化的整理方法进行整理。

3.档案鉴定要准确。随着时间的推移，档案的种类和数量在不断增加，为了保障档案系统的高效有序运转，需要对到期档案进行重新鉴定，对失去价值的档案进行销毁。档案价值的鉴定，首先要树立正确的观念，用全面的观点、历史的观点、发展的观点来对待档案价值鉴定工作;其次要建立健全机构，明确工作人员及职责分工;第三要注重质量，严格按照上级档案业务主管部门审批的“档案保管期限表”对标对表;第四要注重程序，严格履行鉴定制度、登记制度、审批制度、销毁制度，切不可敷衍了事，马马虎虎，把有保存利用价值的珍贵档案材料销毁，为以后的工作造成不可弥补的损失。

4.档案保管要安全。基层单位的档案管理水平一定程度上可以通过档案保管水平来体现，档案保管水平越高，档案材料越安全，使用寿命越长。因此，在档案保管环节，档案室建设必须标准化，应该合理配置档案业务工作室、库房、阅档室;应该围绕影响档案寿命的自然因素、环境因素、人为因素建立人防、物防、技防的安全防范体系;应该加强管理，建立健全保密制度，积极的开展自查和检查，发现问题，堵塞漏洞，严防档案的损毁和失密事件的发生，维护档案的实体安全与信息安全。

三、影响基层单位档案规范化管理的原因

1.认识不足。部分基层单位的领导和管理层对档案规范化管理的重要性缺乏正确的认识，存在错误的偏见，把档案管理等同于档案保管，简单的认为只要档案有个地方存放就可以了，忽视了档案管理的专业性、技术性，以至于在实际工作中对档案管理工作不重视、不理解、不支持，档案管理的硬件条件得不到解决，影响制约了档案工作的发展。

2.重视不够。由于对档案工作认识不足，导致对档案事业发展不重视，档案工作没有纳入单位的重要议事日程。档案管理岗位常常不被重视：在岗位设置上，没有设置专人专岗;在人员配备上，多为兼职;在素质能力上，不是按照档案专业人员的标准来衡量，而是把一些能力不强素质不高的人员安排在这个岗位上。

3.能力不强。在基层单位中，受管理层不够重视的影响，普遍存在着档案专业管理队伍建设力度不足，人员整体综合素质较低，创新意识缺乏等问题。档案队伍人员不稳定，档案岗位不被重视，对档案队伍人才培养不重视，档案工作人员知识老化、年龄偏大、工作方法简单陈旧等，加之档案工作人员自我要求不严，导致档案管理工作水平以及服务能力偏低。

四、提升基层单位档案规范化管理的方法

为了更好地适应新形势，解决新问题，实现新跨越，针对基层单位档案管理工作中存在的问题，应该重点从以下几个方面进行突破：

1.强化素质提升。在档案管理中，档案管理人员的综合素质决定着档案规范化管理程度的高低，提高管理人员综合素质是档案规范化管理水平提高的重要途径。应结合档案规范化管理中出现的新情况和新问题，对档案管理人员进行科学、合理的培训，针对档案工作的不同岗位、不同阶段，组织各层级人员进行相关理论知识、法律法规、计算机知识以及服务意识、责任意识、职业道德等方面的培训。通过系统化的培训，提升档案工作人员的问题解决能力和服务能力。

2.强化队伍建设。人才是事业发展的保障，搞好档案规范化管理工作应该从源头上抓起，不断优化档案管理队伍的知识结构、年龄结构，通过加强档案管理队伍建设，使档案管理的标准化、规范化、科学化得以实现。强化队伍建设，要把好选人用人关，在岗位人员的选择配备上，一是引进专业人才，加强档案管理专业人才的招聘、引进，充实档案专业化队伍;二是用好现有人才，优先使用懂专业、会管理、事业心、责任心强的干部，把他们放到档案管理工作岗位上。

3.强化条件改善。工欲善其事，必先利其器。要做好档案规范化管理工作，必须增加硬件投入，满足开展档案工作的必要条件，添置必须的档案工作设备设施，配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、刻录机、摄（录）像机、影碟机、录像编辑机、硬盘、档案管理软件、档案装具等必要的办公用具。

4.强化科学管理。管理不严、作风不实是档案管理工作质量不高的主要原因，要改变这种现象，一是把档案管理工作纳入重要议事日程，纳入发展规划和工作计划，纳入管理人员岗位责任制;二是要高度重视单位的建章立制工作，依据档案法律法规，按照简单实用、便于操作的原则，结合单位的职能性质，全面系统的建立档案收集、整理、立卷、归档、借阅、利用、防火、保密、鉴定、销毁、管理等各项规章制度。同时，强化制度的贯彻力、落实力，用制度来约束、规范档案管理工作中的行为;三是加强监督，合理构建监督管理体系，加强对档案归档保管、文书处理、档案安全管理等环节的监督检查，使档案管理规范化程度进一步提高。

5.强化服务利用。计算机技术、网络技术能够增强档案管理自动化程度，提升工作效率，拓宽服务面，要把计算机、互联网与档案有机结合，一是要加强对各类标准规范的落实，确保档案信息化规范;二是要加快档案数字化进程，建成以馆藏档案为主体的档案全文数据库;三是要促进资源共享，按照标准、规范和保密要求，把可公开的档案信息及时予以开放，使档案公共服务的范围与覆盖面增加，满足人民群众日益增长的档案利用需求，让档案的作用惠及更多的人民群众;四是发现、挖掘档案资源的潜在价值，编辑更多更有价值的信息，把“死档案”变成“活信息”，為单位决策提供更多更好的参考和指导，为社会和人民群众提供更多更好的服务。

五、结束语

在基层单位档案规范化管理工作中，需要从单位自身发展状况出发，对档案规范化管理工作中存在问题加强分析，采取多层面的解决对策，使档案标准化、规范化管理得以实现，使档案管理质量和效率有效提高，使档案信息的快速、高效、稳定利用得以强化，对单位及档案事业的可持续发展起到有效推动作用。

参考文献：

[1]付艳杰.机关事业单位档案管理工作现状及对策研究[J].档案天地，2017

（作者单位：陕西省安康市农业科学研究院）