事业单位档案管理大数据应用探微

胡建军

摘 要：随着事业单位档案工作日趋复杂，档案数量不断增加，传统管理方式已无法满足当前需要，档案工作中引入大数据管理思维，就能提高工作速度，降低工作难度，提升整体的工作效率。本文通过对当前档案管理面临的挑战以及当前管理的困境进行分析，提出了大数据应用事业单位档案管理的策略。

关键词：大数据;事业单位;档案管理

当前互联网普及速度加快，大数据、云计算等科学技术得到广泛运用，人们工作生活越来越便捷。然而，一些工作管理中的新科技渗透还不全面。事业单位档案管理，仍然运用传统手段，纸质存档的传统管理方式比较普遍，虽然word等电子文本处理已被广泛运用，但这种方法查寻功能滞后，使用也不方便。而将大数据运用在档案管理上，就能够利用网络大数据平台快速查找到所需档案和数据。从未来发展来看，档案功能开发日益深度，数据和内容也将呈指数级增加，这一切需要人们在工作中运用大数据思维和技术，以提升工作效率和管理精准。

一、当前事业单位档案管理面临的挑战

1.大数据对传统档案管理产生新冲击。目前而言，我国大多数事业单位都还沿用着传统的档案管理模式，其中主要方式为依靠纸质存档或者是利用word等简单工具进行存档。这种方式已显得落伍。其主要问题为：一是对于纸质来说容易遗失，而且查找起来耗时耗力。二是由于空间不足，有可能无法对以前的档案进行保存。三是不能实现共享。由于没有建立在网络平台上，使得事业单位档案很容易因电脑的损坏而丢失或损坏所有文件。同时，当前事业单位很多档案资料都是需要共享的，但是不同单位之间因受传统管理方式的限制，导致在共享上十分不便，往往需要多部门协调配合、来回不停奔波才能实现。大数据管理理念的出现，给传统的事业单位档案管理工作带来了很大冲击，这种网络大数据的存储平台以及其快速的操作性，满足了当前社会对档案管理工作的需求。继续沿用传统管理方式，已经不能适应形势发展的需要。

2.大数据给档案存储带来新变化。大数据的引入，对当前事业单位档案存储管理带来了全新变化，推动传统的纸质档案管理变得越来越智能化。大数据渗入档案管理能够对当前的多种档案，诸如文字、图像与视频等信息进行存储，实现其数字化存储管理。从整体工作上来看，这种大数据引入的方式对当前的整体管理工作进行了优化，大大节省了查找过程、管理过程的时间，也提升了工作效率。

3.大数据对档案管理人员提出新要求。大数据是基于网络信息科技技术上的，不仅需要管理人员具有一定的技术知识储备，更需要掌握当前复杂、交叉性的问题处理思维。如果工作人员在当前的管理工作中不具备相应的素质要求，就会影响整体工作的有效推进，甚至造成不可挽回的损失。因此，为确保档案管理工作的有序开展，确实提升工作效率，就需要对工作人员进行相应的技能培训，进一步强化他们的专业知识技能，从而保障大数据运用的准确性、规范性和及时性，确保工作质量得到提升。

二、当前事业单位档案管理面临的困境

1.档案资源开发利用不尽合理。从目前事业单位的档案管理情况看，大多数单位没有将大数据技术很好地运用在管理档案之中，阻碍了档案管理工作信息化的发展，特别是在档案资源的开发利用上，还有很多不合理的地方。从当前国家档案资源分析看，如果整个管理工作没有信息化，就无法做到档案管理的全面化，从而导致出现这样那样的问题，对今后档案事业的发展也会造成一定的影响。因此，事业单位在自身发展的过程中，必须高度重视档案管理工作，特别是要做好与大数据技术的融合，努力做到合理开发档案资源，高效利用档案资源。大量研究表明，档案管理与大数据技术交互融合，能够促使单位之间实现信息共享，简化办理程序，方便数据查询，从而实现工作质量与效率的提升。

2.档案管理缺乏安全措施。档案信息大多涉及密级管理，也在很大程度上涉及群众的个人隐私。从目前的档案管理工作来看，整个档案管理工作缺乏安全性，很多工作人员对群众档案的私密性重视程度不够，工作中时常出现信息泄露的情况，这不仅会造成很大的经济损失，也有可能给群众带来诸多危险。另一方面，目前有些事业单位即使意识到在档案管理工作中需要采取必要的安全措施，但因未能認真仔细分析整个管理过程中的安全漏洞，导致制定的安全措施不系统、不全面、不到位，也不具有针对性，使得安全措施形同虚设，未能起到应有的作用。特别是在向大数据档案管理的转化过程中，由于受多种因素的影响，造成许多档案信息不全或者丢失，给事业单位的发展带来不可估量的损失。与此同时，由于大数据档案管理是基于网络平台实现的，极易受到来自全球各类互联网黑客的威胁，给档案管理工作带来一定的风险。因此，事业单位在档案管理过程中，必须充分认识档案信息安全的极端重要性，进一步强化安全措施，落实安全责任，确保档案信息的安全完整。

三、大数据在当前事业单位档案管理中的应用

1.实现信息化管理与传统管理的有机结合。大数据的引入是当前工作改革的重大机遇。因此，在对当前事业单位档案管理工作进行改革时，一定要将传统的管理工作与大数据信息化管理工作进行有机结合，从而实现档案管理工作的现代化和系统化。与此同时，要强化档案管理工作人员的思想意识，不仅要通过开展专业技术培训，让他们掌握必备的专业技术知识，更要一以贯之地注重档案管理工作人员整体素质的教育和培养，让他们在日常工作始终坚持把两种管理方式有效结合的理念，以保持工作整体具有可持续发展的潜力和效率。

2.解决信息化管理中的安全问题。大数据时代安全问题很容易发生。因此，在推动事业单位档案管理信息化过程中，需要注意对当前档案信息资源进行安全管理工作。目前来看，档案工作已经逐步向电子化系统管理转化，但是在转化过程还是容易发生问题，比如纸质文件的丢失，信息被偷看等等，因此，在推进档案管理信息工作前，首先需要对传统管理工作中采用的纸质档案进行全面保护;其次，对其中的重要档案信息要做好加密处理，从而保障转化过程中的档案信息安全;再次，在档案完成整体的转化工作后，还需要重视留下来的全部纸质档案，保障其安全性，确保在后期的网络查找中能提供有效的依据;最后，为了防止网络黑客的出现，工作人员还需要在电脑上安装相关系统，以抵御攻击，严防信息泄露。

3.利用信息化管理优势挖掘档案资源。当前事业单位档案管理另一个重要内容是挖掘档案信息中各个资源的使用情况，以提高整体的管理质量。大数据信息化管理模式的出现，使得整个管理工作变得十分高效，特别是单位之间网络的信息共享，还能够更加便捷地服务群众需求 。这种方式在一定程度上对档案的资源进行了有效開发，防止了信息资源的浪费，比如关键词查找这一功能，就能够迅速地查找到相似的文章类型，大大提高了工作效率。因此，在传统档案管理向信息化管理转换之后，事业单位档案管理人员应充分利用信息化管理方式的优势，挖掘各种档案信息资源，最大化地发挥好档案信息资源的应有作用，为事业单位的发展提供强有力的支撑和保障。

4.打造专业化的档案管理队伍。随着大数据时代的来临，传统的管理人员已经无法满足当前档案管理工作的需要，为了跟上时代发展的步伐，需要不断加强对当前档案管理人才的专业化培养，充实调整档案管理队伍的人才结构，具体可以从以下三个方面进行。首先，需要对当前的管理系统进行科学设计，使其更规范、更合理，更贴合工作实际，从而更加符合当前工作人员从事日常档案管理的实际需要。其次，要制定相应的培训计划，加强对现有档案工作人员的教育培训，不断提档案管理人员的综合素养，使他们不仅具备一定的管理知识和管理能力，更要熟悉大数据的有关知识结构，并将两者有机结合起来，灵活地应用于工作之中，才能满足当下对档案管理人才的素质要求。再次，除了有计划地对内部管理人才进行培训外，还需要不断补充新鲜血液，引进新的技术人才充实到现有档案管理人才队伍之中，这样不仅能快速改善人才队伍结构，提升工作效能，而且也能大大减少培训费用，降低运行成本。只有合理使用专业化的人才，对大数据系统进行合理的管理，才能使事业单位档案管理工作更加符合事业发展的需要。

四、结语

近十年来，随着科学技术的飞速发展，人们日常生活中所从事的各种活动都变得十分便捷，特别是当前大数据的运用，给各个行业的工作与生活带来了极大的便利。大数据与当前事业单位档案管理工作的结合，大大降低了工作难度，提升了工作效率，有利于促进事业单位档案管理工作朝着现代化的发展方向快速前行，从而提升事业单位档案管理水平。

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（作者单位：中国电子科技集团公司第二十八研究所）