秘书学专业校内顶岗实习质量存在的问题及解决方案

范振华

摘   要： 秘书学专业培养的是技能型管理类人才，教育教学强调从单纯知识传授向综合能力生成方向转变。动手实践能力是综合能力培养的重中之重，顶岗实习是动手实践能力培育的重要阵地。且秘书学专业学生校内顶岗实习质量，关乎人才培养目标的实现。本文梳理分析影响校内顶岗实习质量的因素，探讨提高校内顶岗实习质量的对策，推动大学生实习实践教育的可持续、健康发展。

关键词： 秘书学   顶岗实习   质量

当前，高校秘书人才教育与用人市场需求存在脱节现象，导致秘书人才供求双方矛盾。迫切需要有关院校及时作出调整，在充分市场调研的基础上，加强秘书学专业实践教学，不纸上谈兵，要求真务实，真抓实干，加强学生社会实践能力的培养，为学生提供更多的实习锻炼机会。

秘书学专业实践教学由认知实习、顶岗实习、毕业实习三部分构成。顶岗实习实现了学生与岗位的零距离，实现了做中学、学中做，有效提高了学生的实践能力。

一、秘书学专业学生校内顶岗实习的重要意义

校内顶岗实习是秘书学专业学生实践教学体系中的重要一环，要求学生在一个具体秘书岗位上独立完成相应工作的实习。校内实习省去了赴外的舟车劳顿，不必额外考虑住宿安排，生产实习安全系数高。专业教师可就近督導学生，及时释疑解惑，记录下学生的实习情况，与实习部门联合考核学生工作业绩。根据实习学生现状，机动调整进度快慢，增加或删减实习工作任务。校内顶岗实习周期一般较短，企事业单位接收实习生一般工作周期较长，无法与正常教学周严丝合缝地衔接起来，因此校内顶岗实习还具有时间灵活可控的特点。

顶岗实习架起了书本理论知识到实际工作成果转化的立交桥，拉近了学生与工作岗位的距离，扎根岗位工作锻炼了学生的职业能力和意志。一项项真实工作任务的如期完成，真实岗位的直观感悟加速了学生从“校园人”向“社会人”的转化。

二、秘书学专业学生校内顶岗实习存在的问题

通过调研，发现学生在顶岗实习过程中普遍存在如下问题：

1.岗位有限，工作量不饱和。校内各职能部门的实习岗位优先开放给勤工助学的学生，留出来给秘书学专业学生实习的空岗不多。一些人觉得实习生在学识、能力、经验上有所欠缺，怕帮倒忙。譬如公文拟制的任务，重要且赶时间的写作任务是不会交给实习生完成的。不大愿意或放心把工作交给他们独立完成，造成学生工作量不饱和，只能经常空坐在办公桌前看报、背单词。

2.工作内容重复、单调。刚实习的几天，学生感到新鲜，干劲十足。一两周过去后，发觉做的还是一成不变的收发传真，传阅文件，打印、装订，数据核对等程序性的工作，便觉得索然无味，甚至出现消极怠工情绪，中途打退堂鼓。

3.实习制度和人员落实不到位。校内顶岗实习配套政策不成熟，欠缺专人系统性指导、跟踪反馈，实习生与指导老师的互动参与无法量化，主观色彩强烈，没有考虑实习不同时段学生的工作和学习内容应有所区别，未遵循阶段递进的教育规律。实习效果评估和过程中存在的共性、个性问题缺乏系统性梳理和探究。

4.专业黏合度不高，高层训练少。各职能部门的功能属性、业务范围不同，实习生的日常工作与秘书学专业课堂所学关联度不高。虽说增长了阅历，但毕竟还是偏离了专业方向。出于保密原则、工作连续性和对学生工作质量的不放心，鲜有辅助领导决策、谏言、调研等高级秘书职能的训练。

5.理论教学与实践工作冰火两重天。实习部门的工作人员大多非秘书学专业科班出身，没有系统学习过相应课程。原有知识结构限制了对实习生的专业性指导。譬如，在档案工作中，业务指导人员对一些专业术语的使用、归档操作标准的演示和教材及课堂讲授有明显出入，虽不影响正常工作，但学生感到无所适从，甚至对课堂教学产生困惑，认为唯有动手实践，积累经验才是未来谋求好工作的制胜之道，理论知识解决不了现实问题。工作人员目光往往局限于手头工作的口传心授，无法从职业秘书能力层级培养角度循序渐进地教育。

从学生层面来说，实习工作适应能力差，多按部就班地执行任务，少创造性地开展工作。实习过程中，很少主动询问用人部门工作人员，不懂得寻求解决方案。一些学生眼高手低，觉得琐碎的事务性工作不值得做，没有形成细节决定全局成败的观念，做事不踏实。不能严格要求自己，自我管理能力薄弱，自我提升意识不强。没有记笔记的习惯，不懂得反思总结工作规律和技巧，沟通协调不到位，不能妥善处理部门人际关系。办事时现场突发状况的应变能力锻炼不够，在工作中遭遇挫折时，不懂得自我心理调节。

最终结果是顶岗实习流于形式，实习生能力得不到应有提高，用人部门觉得增添了包袱，各方满意度均不尽如人意。

三、秘书学专业学生校内顶岗实习优化策略

1.加大宣传力度，匡正实习理念。通过培训、会议、内部刊物、网络平台等途径强调顶岗实习的作用，呼吁各方力量支持顶岗实习活动。

顶岗实习不是简单的劳务输出，要摒弃实习生是廉价劳动力的错误观念，实习部门工作人员应公私分明，不能乱了章法，部门各工作人员不可随意交付个人私事给实习生去办理，每个实习部门应指派责任心强的指导老师，并做好此项工作的监督。

通过上岗心理教育，普及情绪调控方法。与实习部门协同做好学生的岗前集中培训和动员，强调实习目的和劳动纪律，端正心态，珍惜实习机会，明确自己学习者、工作者的多重角色关系，教导学生以严谨务实、勤勉细致的作风投入工作，戒骄戒躁。要在实习过程中认识到自身的不足，理性调整自己的价值观和言行模式，保持昂扬的斗志，不断提高职业素养和技能水平。勇于承担并履行好岗位职责，敬业爱岗，最终独当一面。

2.切实保障实习经费。学校及院系层面应做好年度预算，注意划拨专项资金用于顶岗实习学生及指导老师的酬劳，确保经费足额投放，做到资金预算与决算的公开透明。平时学生会利用业余时间从事各种校内外兼职，如果校内顶岗实习有一定报酬将导流吸引学生。通过岗位绩效考核结果进行薪酬给付能促使学生努力工作，提高效率。指导老师在实习指引和效果考评上理应得到相应经费的支持。经费还可用于顶岗实习工作专题研究、保障机构运作、培训、宣传及制度建设。不定期开展经费督查，保证经费能够足额、充分、高效地使用，杜绝挤占、挪用。

3.动态调整实习内容。顶岗实习工作内容应全面多样，在熟练掌握一定业务技能后，分阶段有序实现在同一部门不同岗位及不同部门之间的轮岗。

专业教师与实习部门应共同拟定实习进度表，内容涉及工作项目、时间安排与责任者等，实行过程化管理与监督，运用工作内容丰富化增强学生的文书档案处理、办公自动化操作、宣传策划、信息管理等秘书岗位综合胜任能力。敦促学生透过写作实践掌握各类文书的特点、写作要求和语言表达技艺，日常做好资料的积累，不断提高写作水平。磨炼文风，培养洗练的书面表达能力。给学生适当安排一些有难度和挑战性的任务，有目的地培养学生成为合格秘书应具备的应变能力、交际能力、办事能力和管理能力。

实习生不只是帮助部门工作人员“跑腿打杂”，部门主管应亲自过问实习生情况，创造机会安排学生参与部门会议、文件起草、基层调研等辅助决策活动。征询实习生对部门工作的看法，采纳可行性建议。激发求知欲望，鼓励学生发挥聪明才智参与领导的决策、执行过程，知行合一。

4.聚焦顶岗实习的节点管控。切实做好实习过程监控，专业指导老师要定期听取业务指导部门工作人员和实习生的反馈意见，居间做好沟通协调工作，搭好桥梁，扫清实习障碍。顶岗实习项目在运转过程中有若干关键节点，事关全局成败，涵盖实习开展前的培训、动员、用人部门协调，实习过程中的专业教师、部门工作人员与实习生的互动沟通、业务辅导，实习尾声的总结汇报、业绩考核、档案整理。每个节点必须有专人负责动态监测，明确路线图、时间表，发现问题应及时调配资源予以解决，化解矛盾冲突，不留死角。

实习开展前，秘书学专业系室教师要主动与实习部门沟通协调，共同商议实习方案，掌握实习部门动态、岗位工作要求等翔实资料，因为不同部门的工作侧重点和要求有差异，在向实习生介绍前必须充分了解，事前向实习学生发放实习意愿调查问卷，注意根据学生的特长、爱好、性格和职业倾向统筹安排实习部门及工作岗位。

采用测试、访谈等形式收集数据材料，做好顶岗实习前后学生能力素质的跟踪比对工作，检验实习质量和工作成效，不断优化实习工作计划和人才培养方案。

校内顶岗实习时间安排要科学，一般应安排在学生第三学期至第五学期之间，不宜设置在大学生活的后半段，因为随着学生心智的逐渐成熟，不少学生会向外寻找社会兼职、实习甚至创业机会，考研、考公也将被一些学生放在计划首位，校内顶岗实习将鲜有人问津。假若大三、大四强力压制学生必须校内顶岗实习，违背本人意愿，难免收效甚微。

注重实习过程中的文书材料整理，定期收集学生的工作日志、现场影像资料、实习报告、考核鉴定表、实习手册。组织好实习生经验交流报告会、座谈会，分享在不同部门不同岗位上的实习经验、工作技巧。邀请实习部门资深工作人员为秘书学专业学生开设专题讲座，有针对性地传授岗位专业技能。用活一手实习素材，教师将学生的实习案例、实习工作材料中有启发意义的部分截取出来，用作课堂教学亦可丰富教学内涵，加强学生对专业知识的理解应用。

5.加强实习指导，提高顶岗实习质量。杜绝“放牛式”实习和“温室养花”。发挥教师应有的作用，推行双导师制度，秘书学专业教师和实习部门具体业务指导教师形成联动机制，共同指导、考核实习学生。秘书学专业教师负责校内各个实习点的全面统筹，职责涵盖学生的分批安置，岗前培训，与实习部门定期联络，过程管控，考核评价，召开总结汇报会议，收集归档实习资料等内容。实习部门应选派阅历丰富、业务精湛的工作人员担任指导老师，职责涵盖实习学生的业务指导、工作纠偏、经验传授、职业意识和工作习惯养成，具体任务完成情况记录及出勤考核等内容。

专业教师要通过面谈或微信等即时通信工具保持与实习生的紧密联系，与岗位需求接轨，对于学生反馈的实习工作中用到但课堂尚未讲授的知识及时补充，推荐阅读书目。使学生尽快进入职业角色，胜任工作。

用人部门指导老师要做好工作指派、业务指导、质量督查、业绩评定和与专业教师的实时沟通，实习生、部门指导老师、专业教师保持同频共振，才能最大限度地发挥好实习的育人功效，解决学生实习中存在的棘手问题。

加大对实习生的思想政治教育和心理素质辅导力度。对于脱岗、违反工作纪律，不能按时完成实习工作的学生要及时展开教育。共同寻找原因，帮助学生成长进步。思想浸润与制度规范内外结合，建立健全顶岗实习管理规定、实习教学大纲、指导书等系列制度，明晰实习生日常行为规范，实习考核标准和方式，实习事故防范，实习教师工作职责等内容，保障实习工作有序开展。

6.技术驱动顶岗实习。加强信息化建设，积极推动顶岗实习动态管理网络平台建设。采用Java语言和My Eclipse集成开发环境构建从岗前筹备、实习过程跟踪监测、实习成绩评定到后期资料收集的全流程业务系统。实现实习信息的在线管理，学生可以通过手机App或计算机上传实习日志、实习报告、工作总结、实习照片等资料，还可以利用碎片时间学习实习系统上开设的与实习部门业务相关的技能培训网络课程及浏览业务培训资讯。

专业教师也可以登录系统，查阅学生实习日志、实习报告，进行批改给分。通过设置的论坛、社区、公告栏等师生交流功能模块，解决实时交流的问题。

顶岗实习是秘书学专业实践教学的构成要件，具有特殊且重要的地位。组织和管理过程千头万绪，需要有百折不挠的毅力、破旧革新的勇气和智慧层层化解坚冰，开山辟路。唯此才能切实锻炼学生的职业技能，端正就业、择业心态，形成良好的劳动纪律观念，实现职业素养、职业意识从学生到准职业人的质的飞跃。全面提高人才培养质量和水平，更好地服务国家建设和区域经济社会发展。

参考文献：

[1]方法林，印伟.高职院校顶岗实习质量管理探索与实践[M].北京：旅游教育出版社，2015.

[2]高道友.高等职业院校学生顶岗实习总体满意度研究[M].北京：中国科学技术大学出版社，2015.

[3]庄绪强.高职院校学生顶岗实习教学质量监控体系的构建与实踐[J].陕西青年职业学院学报，2019（01）.

基金项目：广东培正学院高等教育教学改革研究项目“基于职业实践的秘书学专业人才培养模式变革研究”成果，项目编号：PZ07201911。