关于提高档案管理科学化水平的路径选择的探究

赵颖

摘 要：在现代化社会不断发展进步的过程中，人们针对档案的认识和重视程度也越来越高，同时也在日趋提高档案的应用价值。就拿医院中对于档案的管理来讲，其是比较具有特性的，因为医院档案的管理和人民的切身利益息息相关，并已经逐渐显现出了自身的价值，其能够有效的促进医院更为顺利的运转。此文重点归总了医院档案管理针对医院顺利运转并提升的关键性作用，并解析了目前医院档案管理的实际情况，同时列举了促进医院良性发展的方案。

关键词：档案管控;科学化水平;选择路径

一、引言

档案管理工作是一项为我国社会建设和发展提供方便的工作。档案管理工作的主要内容就是对原始档案中含有的实体和档案信息进行收集与统计，从而实现对这些信息的管理与服务的最终目的。但是，随着当前我国社会经济的飞速发展以及科学技术的日新月异，相应的也对我国事业单位之中的档案管理工作提出了新的要求标准，我国传统的档案管理方法已经无法满足时代发展的需求，对档案管理工作进行信息化已经成为当前我国档案管理工作的必然发展趋势。

二、医院档案管理对于医院发展的推进作用

1.管理医院档案利于医院的深层次进步

我们生活在高度发达的讯息化社会中，科学技术在迅速的更新和进步，而医院的运转和进步更是不能缺少了高新技术的支持。把高新科技应用在临床的医治工作中，而通过实践应用又能够研发出更新的成果，在这样的循环往复中便能够不断的进步，同时将所有成果都登记在医院的档案中。对于医院中所有的高新技术档案来讲，其会成为新科技被推广应用的重要参考依据，进而使其为医院科技迈向更高的层次而提供重要的支持。

2.管理设备档案利于推进技术的改革

在对医院档案进行管理过程中，对于设备的档案管理是非常关键的。设备档案对一个医院中的固定资产进行了详细的登记，在对医院设备档案进行阅览检查过程中，有利于医院相关人员认知到自身各类医疗设施的应用年限、应用频率和运转状态等，并在采购医疗实施中为工作人员带来重要的信息依据，这不但能够防止资源的闲置浪费，还能够在引进现设施时带来对应的技术根据。而以上这些均能够推动医院科技的改革创新，进而提高了医院的治疗条件。

3.管理醫院档案利于领导更好决策

对于医院档案管理人员来讲，把医院建立之初到目前的全部档案进行良好的存储管理，能够为医院后续的正常运行带来促进作用。例如，其能够为医院实施空间的配置带来参考依据，医院治理观念的重点是以人为本，通常为了引进优质的工作人员，就会为其安排住宿房间，这时便能够阅览档案来评估工作人员的就职年限、学历和职称等，从而为宿舍的配置带来参考依据。

4.加强医院档案管理工作，有利于解决医患矛盾纠纷

医院档案中最重要的一部分自然是病人的病历材料，保管好病历是十分重要的一项工作。所谓病历，就是指病人从初次进入医院，挂号到确诊治疗及后期康复整个过程十分详尽的记录，他相当于病人就医过程的日记本，不仅仅记录了病人的病情，还反应了病人在进行诊治过程中遇到的各种情况，因此，在医患关系十分紧张的当下，病例自然就成为了解决医患矛盾纠纷最好的武器，通过病历我们就可以了解到事故责任究竟在于哪一方，确定了责任人就能很好的解决我们在纠纷之中所遇到的困难。

三、医院单位档案管理的特点

1.档案内容多样化

在医院里，档案主要分为三类，第一类是一些工作经验丰富的工作者，对长期工作的总结报告，是为新一代工作者留下的宝贵财富，是新一代工作者诊治病人过程中以史为鉴的重要基础。第二类是医院工作者的个人档案，其主要记录了对工作人员的录用调整，升职加薪，以及对其荣誉的授予等内容。第三类也是最重要的一类，就是对病人就医过程中从挂号到诊断确诊以及治疗的整个过程，详细的记录，俗称病例。这样的记录不仅可以保证对病人病情的切实了解，也能在发生医患关系紧张情况时，作为证据，确定责任人，从而使问题迎刃而解。

2.档案管理设备科技化

在这个科技高速化发展的时代里，档案管理也是与时俱进的。任何的档案管理都不能再和以前一样以传统笔记的形式进行存储整理。一来是这样存储的方式不能长久，二来这样储存会占据很大的空间。如果采用视频影像的方式，对会议或者一些重要资料进行录制，录制完成后，再进行编辑和整理，以文件的形式进行储存。这样的话就既不需要占据很大的地方，又能十分方便查找，还能得到长久的保存。

3.管理制度的现代化

一个大医院的运行，就好比一个大型的机器，每一个地方都需要有特定的零件去进行特定的工作。为了使档案管理完整和持久就必须制定十分完善的规则。每一个员工都必须在自己的岗位上进行相应的工作，做好自己的本职工作，遵守医院的规则，恪守时间，严守纪律，思维向上，认真负责。无规矩不成方圆，只有严格的遵守规矩才能让医院档案管理这个大机器在正常的轨道上运行。

四、医院档案管理现状

1.对档案管理工作的重视程度不够

对档案管理的重视程度不够是近年来各医院存在的普遍问题，对医院档案管理不够势必会影响到医院的档案工作，也必将阻碍一个医院的可持续发展。近年来，国家越来越重视档案管理工作，尤其是6月9号“国际档案日的设立”对档案管理工作也产生了十分重要的影响。希望在国家的高度推动下，各个医院能够重视起来，使医院资金投入以及医疗水平等方面都能实现和档案管理工作的完美对接，使中国的医院管理水平能够更上一层楼。

2.素质高低不同，缺少管理积极性

在大部分医院内，人们更为重视的均是医疗人员，人们通常会认为档案管理员就是一个清闲的差事，由此档案管理员往往会被忽视，也因此医院通常会将非医务专业的人员安排在档案管理工作上。其普遍对于档案管理工作的认识不足，导致工作积极性不高、缺乏工作热情、更欠缺相关的敬业态度。所以，对于大部分医院档案管理人员来讲，会将其视作兼职，流动性较强。在医院治疗工作紧张时，则会将其调派到其他岗位，导致无人进行档案的管理而中断，严重时会由于档案无人及时整理而丢失。

3.有着相对淡薄的档案管理理念

大部分的档案管理员对于自身的工作都不够重视，其会认为这些档案就是一些过期的病历，基本不会再发挥什么作用。导致未能及时对这些档案实施正常的归类与保存，只是把这些档案毫无头绪的放在档案柜中，很多档案因为保存不得当，致使受潮破损和遗失，在日后实施查阅期间失去了其自身的作用。

4.缺乏完善的管理制度和责任机制

在现代化社会经济、科学不断进步的过程中，我们国家目前在医疗领域的科技已经有了很大进步，只是由于目前医院中的管理机制与责任制度未能得到实时的改良和完善，致使近些年来部分先进的医疗研究成果倍受忽略，更有一些医疗研究成果在记载时没有抓住要点，被记录下档案中的数据与文字都不够准确，在很大程度上影响了医院中优质医疗资源的有效运用。在目前的状态下一部分工作者比较欠缺责任感，在出现不良状况时没能实时的解决。另外，由于在目前一些医院内还沿用着落后的文字检索方法，进而降低了检索和查找的工作效率。

5.硬件设施落后

因为我们国家的科技在现阶段中的快速发展也推动了档案管理设施的快速优化。想要在现代化的社会中增强档案管理活动的成效和品质，则需要注重有关设施的更换。只是因为资金的限制，致使档案管理活动中所使用的设施还比较陈旧，这在很大程度上影响了档案管理工作成效的提高，另外也增强了相关工作人员的工作强度，进而提高了人工成本，为事业单位成本的节约带来了阻力。

五、如何有效提高档案管理的科学化水平

1.增强档案的创新意识

自古科学和文化都是在继承和发展中进行的，所谓继承就是指对原来的好的部分进行保留，当反映到医院的档案管理中，就是要求医院要确保档案资料的完整性，将其有用的部分全部进行保留。而所谓发展，就是指任何的东西都是要在创新中谋求发展的，而这就要求医方强化档案的管理制度增强对档案管理人员的要求，使相关的档案更加标准和规范。医院的档案管理工作一定要以创新的方式取其精华，去其糟粕，谋求长久发展。

2.优化完善档案管理制度

各个行业都有着其自身的特性，因此各个行业都必须配备一套和工作特性相一致的管理系统，使自身领域的工作人员可以按图索骥，经过机制的持续性改良来确保工作的规范准确性，进而提高工作成效，规避不良问题的产生。作为档案管理的工作人员，需要将档案进行收集、整理和分类等，因此其相关工作人员需要认真仔细、拥有严谨的工作态度，从而确保档案工作的品质，使其能够一直正常的运行，最终为社会的进步带来优良的服务。我们国家目前对于档案的管理领域正处在瓶颈期，主要因素就是欠缺认真细致的顶层规划，以往落后的管理体系在现代化的社会中已经无法满足工作的需求。例如由于时间的流逝和地點的改变，使得档案资料出现了遗失、缺失的问题，如果这样的情况出现在普通民众头上，就会为人们的正常生活和工作造成严重的干扰，破坏了人民群众的利益;假如此类事件是出现在了机密性非常强的档案资料上，就会造成更为重大的影响，严重损坏公共的利益，造成不可挽回的损失。想要使得档案管理机制得到真正的提升，就需要淘汰落后技术和设备，引进符合现代化社会的高新科技，并在这样的基础之上做出更为精细准确的方案，进而有效提升档案管理工作。

3.培养工作人员的综合素质

对于目前档案管理工作人员普遍综合素养不高的情况，可设立一个专业的培训部门，创建专业性较强的培训团队来对档案管理人员进行周期性的培训，这样便能够更好的增强档案管理者的专业知识水准和管理能力，确保档案管理工作符合现代化社会的需求，更好的提升档案管理人员的工作品质。另外，因为档案管理工作持续的步入讯息化科技化，使得档案管理的保密性受到了威胁，在运用电脑网络开展有关工作期间，容易由于电脑部件故障和黑客的恶意侵入致使资料遗失或者外泄，所以还必须增强档案管理员的安全知识培训。

4.实现档案管理工作的信息化建设与发展

在以往进行档案管理期间大都是利用人力来完成，具体来讲就是在单位中创建一个专门的登记部门，来登记在单位运行中遇到的各类事件，一般是按照时间的先后来展开布置登记，在这样的方式中也存有较多的缺陷，例如，资金支出量比较大的部门，在长时间内没法对纸质的材料实施良好的保存等。在现代化的科技时代，电脑科技获得了明显的提升，所以单位在运行过程中必须重视档案管理的关键性，如此便可以增强讯息科技在档案管理中的运用强度，更要把单位的档案有效精准的储存在电脑系统中，这样的操作不但可以提高单位的经济水准，还能够更好的提高单位的环保成效。另外，在管理的档案资料中存在较多人们频繁使用和查阅的内容，所以假如一直运用落后的手段来进行工作，就会对此项工作的正常运行带来严重的负面影响。综上所述，在后续的档案管理工作中必须增强讯息化管理形式的运用，进而为讯息化的创建与进步打下坚实的基础。

5.加强人员培训工作

在对档案管理员进行培训时，重点需要从两个方面入手，也就是专业技能与职业素质两个方面。其中的专业技能就是指提升档案管理员的工作品质与成效，职业素质就是指增强档案管理员的责任心与服务态度。所以在后续的档案管理工作中，所有工作者都需要提升自身的服务意识，针对来查找讯息的人员给予良好的服务，积极的改进目前毫无作为的工作形式。因为档案材料自身拥有很高的运用价值，只要对其进行科学合理的保管和运用就能够起到优质的宣传成效，并且还能够给现代的医疗人员带来参照资源，推动医疗科技的进步。

6.构建安全防范综合体系

当下电子档案的普及也让档案资料的安全系数降低了许多，许多网络黑客也就是利用了这一点，对一些档案部门的内部资料进行盗取和攻击。为了防范这一非法目的，我们需要构建安全防范的综合体系，加强防范意识，安排特定工作人员对电子档案进行管理和查看，定期杀毒，避免电子设备中毒的风险，避免被非法取缔。使电子档案在保存长久，不占很大空间，以及查找方便等多种优点于一体的情况下，还能确保安全性，无懈可击，完美运行。

六、结束语

总之，管理医院档案工作是一项较为系统的工作，需要长久的坚持，不是一朝一夕就能成功的。就档案管理者而言，需要不断提升自身素养和业务知识，提高自身的使命感和责任感。就医院而言，也要重视档案管理的重要性，为其提供相应的资金保障和理论支撑，重视档案管理者的培训，如此，才能较好地推进医院档案管理工作，进而实现医院的更深层次发展。

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（作者单位：山东省泰安市中心医院分院）