浅谈信息化背景下的单位人事档案管理

李沅蔓

摘 要：信息技术的发展与应用改变了各行各业，也让单位人事档案管理模式、思路有了较大转变，本文联系实际。就单位如何应用信息技术推进人事档案管理创新等相关问题展开探究，希望能为相关工作的开展提供些许帮助。

关键词：信息化技术;人事档案;管理对策

随着互联网技术的迅猛发展，社会各行各业都深受信息技术影响。如就单位人事档案管理工作而言，在信息技术的支持与推动下，单位能在短时间内从海量数据中提取出有价值信息，并对其进行处理、保存、传输与应用，让人事档案管理水平与效率得到提高，管理效益得到增强。下面结合实际，首先就当前单位人事档案管理中对于信息技术的应用做简要分析。

1 信息技术在单位人事档案管理中的现实应用

1.1 数据库技术的应用

近年来，信息技术发展迅猛，在社会各领域、各行业都有了广泛应用，尤其是给单位人事档案管理工作的开展带来了很大便利。如单位基于大数据技术、互联网技术，构建起一个人力资源档案库，将单位人事信息分类存入该档案库中，有效避免了信息数据的丢失，并给后续的查询以及应用等提供了便利。目前，数据库技术在信息网络的发展下已经逐步形成了一个巨大集合体，而该信息结合体的时空内部蕴藏着各种各样的数据信息，且这些信息数据呈次方式的爆炸态势增长。因此单位若能充分应用数据库技术，将数据库技术与单位人事档案管理工作有机结合，那么单位人事档案管理工作将更易开展。但值得注意的是，数据库技术在给单位人事档案管理工作带来了便利的同时也带来了挑战。如让人事档案信息的安全性遭受到威胁，单位人事档案信息被窃取、盗用的风险增大。因此，要想让数据库技术更好地服务于人事档案管理工作，单位就要重视数据库与管理系统的有机结合。单位对于数据库技术的应用，不能仅是简单在桌面上建立数据库，而是要将数据库与管理系统有机结合，给予单位人事档案信息更大的安全保障[1]。

1.2 压缩技术的应用

近年来单位尝试将压缩技术应用于人事档案管理中。这一技术的应用在很大程度上弥补了传统管理模式的不足，减少了人事档案管理成本，提高了人事档案管理水平与效率。具体如，将压缩技术应用于人事档案管理工作中后，便能对各项重要信息进行备份，这样既避免了的丢失，也减少了工作人员的任务量，提高了工作效率。在将压缩技术应用于人事档案管理工作中后，档案管理只需要将备份的档案信息输入到电脑系统中，即可完成存储。整个操作流程被大大简化，管理效率也得以提高。更为重要的是，利用压缩技术不仅能完成对文字、数据等一般信息的处理，还能对图片、音频等较难管理的信息进行处理与保存，有效保证了单位人事档案信息的完整性[2]。

1.3 音频视频处理技术的应用

在传统技术模式下，对于部分音频资料的存储主要是利用磁带光盘或录音笔来完成。但实践表明，录音笔以及光盘等载体在保存过程中会受到物理性因素影响而出现磨损等问题，导致信息内容质量受到影响。因而近年来已经有不少单位引进了更为先进的音频视频处理技术来开展档案管理工作。具体如，将录制中的声音信号转换为数字信号，这样就可规避物理因素对信息质量的影响，保证了信息的真实性、完整性。

2 信息化背景下单位人事档案发展策略

2.1 更新人事档案管理信息化管理设备

计算机等硬件设备是单位开展人事档案管理工作的重要基础，是单位人事档案管理信息化建设的基本保障。在新时期背景下，单位管理层必须转变人事档案管理理念，正确认识到人事档案管理朝信息化方向发展的必要性与重要性，在此基础上科学规划单位资金，适当增大人事档案管理方面的资金投入，采购一批先进的技术与设备，并对单位内部人事档案管理系统进行改造升级。通过这一系列举措为人事档案管理工作创造良好的内外部环境，从而促进人事档案管理效率与质量提升[3]。

2.2 充分利用计算机设备

对于当前的人事档案管理工作，单位必须要充分发挥出计算机的辅助作用，要充分应用计算机开展管理工作，让计算机的功能作用得到真正发挥。具体而言，单位需要利用计算机来编制档案检索工具，根据具体的信息内容对数据进行进行分类归档，实现对数据信息的有序化管理。具体如，管理人员可将单位人事档案信息系统编制出分类目录、专题目录、案卷目录等多个科目，并将各项纸质信息全部按照新管理部门的要求以及响应文件格式进行操作，以此保证单位人事档案信息的可靠性与通用性。除做好以上工作外，单位也需要对计算机系统的服务功能做进一步强化，增强计算机系统与单位人事档案管理工作的适应性，让人事档案管理工作更好地开展。具体如，档案管理人员在利用计算机来检索档案信息时，计算机要能最大限度以及最迅速地满足检索人员的阅览需求。如以最直观的形式讓档案管理人员了解本部分档案信息的内容特征、形式特征等。最后，单位还可根据日常工作需求建立起专门的档案室网页，以便档案管理工作能更好、更快速的开展[4]。如下图是某单位基于RFID 技术创建的档案自动化管理系统。在该系统中，只通过标准数据接口就可以将原有的通过手工操作的业务转移到自动化系统上来，从而大大提升档案管理效率。

2.3 做好数据库安全防范

前文已经提及，信息技术的应用虽给单位人事档案管理工作带来了极大便利，在很大程度上弥补了传统管理模式的缺陷与不足，提高了人事档案管理水平与效率，但也给单位人事档案信息带来了一些安全方面的威胁。因此，在日后工作中，单位要能结合以往经验，科学采用一系列防护手段消除安全隐患，提高人事档案存储的安全性。具体如，单位应建立起相应的安全防控机制，对单位内部人事档案管理制度进行完善优化，在单位内部做好有关人事档案信息安全的宣传教育，提高工作人员的安全防护意识，保证工作人员能做到档案信息备份工作，能合理利用计算机压缩技术建立档案恢复机制等。单位要认真落实以上每一项防护措施，将信息安全防护工作渗透到单位日常经营发展的每一环节。

2.4 提高档案管理人员能力素质

档案管理员是一切工作的落实者，档案管理人员的能力素质将对人事档案管理的信息化建设产生直接性影响。为此，单位应高度重视对档案管理员的培训与再教育。在单位内部建立起科学长效的人才培养机制，定期组织工作人员参加专业技能培训与职业素养教育，定期组织工作人员参与技能考核。通过这一系列再教育措施提上档案管理员的业务水平、操作技能，增强其服务意识与职业道德，提高管理人员的风险防范意识，为单位人事档案管理工作的开展提供保障[5]。

3 结语

综上所述，人事档案管理是单位一项重要工作，加强人事档案管理对于单位的建设发展具有重要意义。在当前的信息化背景下，人事档案管理信息化已然成为该项工作的主要发展方向。为此，单位要结合自身业务性质、人事档案管理工作的特征特点采取有效手段进一步促进信息化技术与人事档案管理的深度融合，推进单位人事档案管理信息化建设朝着纵深方向持续推进。

参考文献

[1]徐红.信息化背景下事业单位会计档案管理的优化研究[J].中国管理信息化，2019，22（24）：159-160.

[2]付亚萍，刘廷利，赵亚.信息化背景下事业单位会计档案管理的优化策略探讨[J].兰台内外，2019（29）：67-68.

[3]张瑶.信息化背景下人事档案管理的创新研究[J].办公室业务，2019（05）：122-123.

[4]杨秀春.信息化背景下单位人事档案管理研究[J].现代农业，2018（11）：104-106.

[5]陈兴龙.关于信息化背景下事业单位档案管理科学化的思考[J].才智，2018（23）：219.