基于信息一体化的国企档案管理效率提升

李安然

【摘要】国企档案管理工作一直以来在国企之中都不被重视，导致很多的情况下，国企档案管理都难以发挥效果。而且在日常的建设过程中，国企档案管理能够获得资源也一般较少，我国大部分的国有企业之中，档案管理工作都存在老旧的情况，而且为了充分的节约成本，人员的能力也根本无法满足国企档案管理的需求。所以，當前国企档案管理的建设已经迫在眉睫，否则国企档案管理根本无法满足国有企业的需求，最终导致国企档案管理名存实亡。其核心就是要在国企档案管理中增加更多的信息化技术，从信息一体化入手，创造出全新的国企档案管理工作方式。针对此类情况，则本文将从信息一体化对提升国有企业档案管理效率的现实意义入手，全面展开基于信息一体化的国企档案管理效率提升。

【关键词】档案管理  信息一体化  国企

一、信息一体化对提升国有企业档案管理效率的现实意义

（一）改善了档案管理工作的效率

在企业内部，工作人员的执行效率始终是判断企业竞争力的重要标准之一。经过调查研究，许多企业的档案手工管理流程只能进行到第11步，而許多信息化系统，例如乾坤OA，可以直接将客户数据送入系统中，然后由系统自动对档案进行统一处理，处理完毕后再传送给各个部门。相比之下，信息化系统无论是在处理档案的速度上，还是保证档案的安全性方面，都要优于人工操作。

（二）实现了文档的信息化处理

文档的信息化处理，可以有效改善档案管理工作的效率，并且节约运行成本。信息化系统可以将办公系统中产生的有效数据进行及时、自动的整理，然后根据数据特性分类归档，整个过程几乎不需要人工操作，节约了大量劳动力成本。在进行档案查询时，文档的信息化处理不仅提高了查询速度，而且由于电子数据不会被损坏，从而降低了档案的管理成本。

（三）减少了企业的运营成本

在以前的档案管理工作中，需要产生大量的纸质文件，而信息化档案管理模式可以实现全面的无纸化办公，这就降低了企业在开发其他项目时的成本损失。而且，信息化管理系统会将企业生产经营过程中有价值的管理信息和经验进行总结，从而形成宝贵的内部信息资源，进一步提升企业的市场竞争力。与此同时，创建信息资源的同时其实也是在享受档案的信息服务功能，从而实现档案的一体化管理。

二、信息一体化背景下提升国有企业档案管理效率的途径

（一）加强档案管理人员的培训，加强业务能力

为了提高培训本身的专业化程度，应该在企业内部建立一套完整的、科学的人才培训方案。从具体操作的角度来看，国有企业首先要了解档案管理工作的现状以及管理人员的业务水平，然后有针对性的创建培训方案，为了能让大多数员工接受，目前应该以网络教育为主，线下培训为辅。从培训内容的角度来看，企业应该先对管理人员的基础知识进行巩固，其中比较重要的有软件操作能力和档案管理实践能力，其次，为了激发管理人员的学习热情，企业内部还可以开展知识技能评比活动，给予优胜者恰当的物质奖励，促使员工自发的开展学习工作，为档案管理工作注入新的活力。

（二）优化档案管理的服务方式，提高档案利用率

如何提高档案利用率为企业工作进行服务一直是横亘在企业内部的大问题。为了优化这一问题，首先应该从态度入手，只有管理人员真正重视档案管理工作，才能发挥出档案的实际效果。其次，要加强对档案的开发能力和利用能力，从根本上创新管理工作。从具体操作的层面来说，国有企业完全可以借鉴高校数字图书馆的管理模式。其次，还可以创建内部网络，加强内部的信息检索能力。最后，还可以给用户创建在线服务功能，通过网络的便捷交流方式实时解决用户在查阅档案时遇到的问题。

（三）完善档案管理制度，加强管理能力

建立合格的、完善的制度始终是规范档案管理人员的基本条件，国有企业只有将制度建立和系统开发结合在一起，才能真正实现档案管理人员管理能力的飞跃。在档案管理制度中，不仅要对档案管理人员有所限制，还要对使用者以及领导层进行条件约束，只有这样才能真正规范化档案的使用流程，确保档案的安全性、可靠性。

（四）做好国有企业档案管理工作的基础建设

对于国有企业档案管理工作而言，其最大的问题就是设备方面存在的问题比较明显，很多的国有企业仍旧使用传统的纸质档案管理的方式来进行国有企业档案管理工作，这也就直接导致国有企业档案管理工作的效果极差，甚至出现档案丢失的情况。为了充分的解决这个问题，则最好的办法就是进行国有企业档案管理工作的基础建设，要增加更多的设备，才能确保全新的方法得到更好的应用。这种情况下，最好的办法有两个：第一个就是要进行国有企业档案管理工作基础建设专项基金的设立，从而让国有企业档案管理工作的基础建设资金不会出现被其他的部门挪用的情况，保证了国有企业档案管理工作的建设资金不会出现问题。第二个就是要增加对国有企业档案管理工作的拨款，信息化设备的建设需要大量的资金，单纯的依赖既定资金已经无法满足，所以需要国有企业的领导向国有企业档案管理工作倾斜更多的资源。

三、结语

综上所述，国有企业档案管理工作一直以来都不被国有企业的领导重视，这主要是因为国有企业本身的特殊性而导致的。国有企业的核心是为了更好的填补市场的空白，并且引领市场的发展，对于国有企业而言，科研和市场的带动是其运营的关键，所以其商业化的建设，以及自身内部的管理建设都不被重视，因此，国有企业的内控建设相对较差，也就让国有企业档案管理工作难以得到更多的资源，从而引发国有企业档案管理工作效果不佳的情况。但是随着时代的变化，当前档案对于企业的重要性越来越高，如果国有企业档案管理工作一直不能进行相应的改进，那么就会直接导致国有企业档案管理工作名存实亡。针对此类情况，则本文提出了上述内容，希望我国的国有企业能够谨慎的参考其中的内容，从而促进国有企业档案管理工作的发展。但是需要注意的是，本文的内容为参考性的内容，想要让其发挥出应有的效果，就需要按照实际的情况进行调整。

参考文献：

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