探讨档案信息化建设与工程档案管理

杨帆

摘    要：现如今，我国信息技术的发展已经得到了很大的进步。如何与时俱进，提高工程档案信息化管理的水平更好地为利用者提供高效高质量的服务，是城市建设档案馆亟待思考的问题。基于此，本文阐述了工程档案信息化管理存在的问题和对策。

关键词：档案信息化;建设;工程档案管理

一、大数据时代工程档案管理信息化

在大数据时代背景下，各类数字信息技术的发展和应用极大程度地推动了各个领域的发展。各类工程电子文件的出现，使得工程档案管理工作不断向着信息化的方向发展，在保存和管理工程档案信息数据的过程中，建立档案信息数据库可以更好地为工程管理服务。档案管理信息化不仅可以提高电子档案管理的质量和效率，还能够有效提升电子档案的利用率，保证档案管理服务良性运行。只有这样，档案管理工作才能为工程建设提供具体的信息依据，加强各个部门之间的有效共通。另外，信息化程度较高的档案管理服务还能更加及时地对档案信息进行保存、管理及修整，极大提高了档案信息的流通效率，同时明显降低了档案管理的成[1]。

二、工程档案信息化管理现状

2.1工程档案数字化管理不足

在建筑行业现代化发展进程中，相应提升了建筑工程档案管理工作的发展速度，产生了大量工程档案信息。当前，多数工程档案都采用纸质存储方式，数字化管理力度不足。所以对现存档案进行信息化、数字化处理的难度比较大。传统纸质档案存储时间较长，所以必须确保存储环境的安全性，避免档案出现虫蛀和受潮问题。然而即使确保纸质版档案存储设备完善，但是由于多次查阅等问题，极易导致档案原件受损，影响档案的管理与应用。鉴于此，必须开展工程档案的数字化管理。

2.2信息化质量较低

建筑工程档案缺乏信息化管理机制，由于工程各参与方都属于工程档案资料的制作人员，所以档案管理效率质量会直接影响工程档案原始资料的完整性，还会对档案信息化管理造成阻碍影响。档案信息化管理主要包括目录信息化和全文信息化。如果档案编排不完善，目录与实际信息不相符，信息失真问题严重，即使采用信息化管理手段，也无法达到理想化的管理效果。所以，工程各参与方必须形成规范化的档案管理，以此提升档案信息化管理水平。

2.3档案使用效率低下，便民化不足

对于建设工程档案管理来说，在查找具体工程项目档案时，查询人员必须到城建档案管理部门，凭借有效证件才可以查阅。应用部分工程档案经过多次流转，最终存储到档案管理部门，导致档案完整性受到影响。查询人员可能无法获取建设工程的原始档案资料，相应降低了档案使用效率[2]。

三、加强工程档案信息化建设的对策

3.1存量工程檔案数字化建设

制定存量工程档案的数字化目标和工作计划，一步步实现工程档案内容的数字化，要进一步提升档案利用效率，还需要实现照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库等。数据质量是数字化建设的关键，要严把数据关，建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对，保证所输入的数据是全面和准确的，并且对已有的电子目录的数据资源与实体档案进行比照，查漏补缺，优化数据结构，确保数据的真实完整一致。

3.2投入资金开发档案信息化管理一体系统

工程建设项目大多由有关规划、国土、建设、监理、施工、设计、勘察测绘单位等多个主体参与，从城市建设专业角度围绕着具有相当规模而又相对完整、独立的建设工程项目展开的社会实践活动。当前是信息高速发展的时代，为实现高效地管理和利用档案，更好地服务社会，城市建设档案馆不能仅局限于实体档案管理，还要加速向数字档案管理中心转化，投入资金开发一套能提供给形成工程档案的建设单位使用的信息化管理一体系统，使得建设单位能通过网络将电子文件归档、电子档案移交接收和长期保存，实现在线归档、在线移交接收档案、在线利用档案;并且要满足档案馆每个业务科室能集中在此系统完成档案接收、管理、利用业务的需求，系统功能要涵盖工程档案资源的数字化加工、档案接收、征集、整理、保管、鉴定、利用、统计、编研等方面的所有环节，解决档案馆馆内各部门各自为政，资源无法有效共享的问题;实现档案馆与其他部门之间档案数据互联互通，最终彻底打破档案管理部门“信息孤岛”的状态。

3.3档案信息化信息共享

档案信息这种重要资源具有常人难以想象的重要价值，而这种价值的实现形式便是“充分利用”，档案信息化使得档案信息可以最大限度地被共享，使其与社会其他资源无缝连接，实现人力、物力、财力的优化配置，档案信息化可以实现最大增值。以笔者所在为例，工程档案运用了档案信息的共享开展数据共享与科研工作，其他同工程项目的施工方式与组织结构进行了参考与交流，工程档案部门逐渐向着网络组织的形式发展，人员上更加合理，财力、物力与人力都得以节约。

3.4促进档案系统数字资源搭建

档案管理系统实现数字资源管理，主要需要开展两方面的工作，一方面就是对现行系统归档文件的收集和整理，另一方面就是对馆藏档案实施数字化信息收集和整理。对现行系统档案归档处理，需要对办公自动化过程中出现的各种电子文件进行系统管理。馆藏档案数字化，主要是利用高端扫描仪设备，对档案馆内的各种文件、图片信息、影视媒体等实施有效处理，以数字化电子文件形式将档案馆内的各种文件、图片信息、影视媒体等加以呈现和保存，从而实现电子文件替代纸质文件的效果。档案数字化建设可以对现有的档案管理系统完善处理，使档案资源体系更加健全，使电子信息更加全面。实现档案管理系统优化处理，查阅人员在查阅档案过程中，可以通过搜索方式快速获取，使得查阅、搜索、保存等各项工作开展更加方便、效率，提升了档案工作管理效率，从而更好的为社会提供相应的信息服务。

四、结束语

档案的价值在于利用。城市建设档案馆不仅要重视档案实体的收管用，做好城市服务工作，还要深挖工程档案的价值。这就要求档案馆跟上信息化发展的步伐，推动工程档案信息化的建设，对结构化和非结构化的数字化档案信息资源进行挖掘、分析和整理，提炼出有价值的信息，以服务社会为抓手，以信息化建设为工具，实现新一代的服务型的数字化城市建设档案馆。

参考文献：

[1] 冯兴兰 . 浅谈大数据时代下的档案管理信息化 [J]. 菏泽学院学报，2018（3）：138-139.