提高办公室文秘工作质量和水平的策略分析

杨欢 宁静

摘要：办公室是处理机关和企业事务的重要场所，办公室文秘在办公室工作中占有的重要地位，办公室文秘工作质量和水平关乎机关和企业的发展，其工作量较大，日常工作较为繁重，因此提高办公室文秘工作质量和水平刻不容缓。本文对提高办公室文秘工作质量和水平策略进行了分析，希望对机关和企业的发展有所帮助。

关键词：文秘工作;办公效率;奖惩制度

前言：

由于办公室文秘工作质量和水平关乎机关和企业的发展，因此提升办公室文秘工作质量和水平十分必要。如何进行文秘工作者的工作质量和水平的提高的问题亟待解决，首先，文秘工作者要严格遵守公司相关制度，努力提升自身专业技能和综合素质，提高专业技能，积极主动完成任务;其次，企业要对提高文秘工作者的工作质量和水平加强重视并提供支持。

一.企业重视和支持文秘工作

随着企业的快速发展和日益强盛，原有的工作方式不足以完成新的任务量，新任务也更为繁杂，企业和行政单位对办公室文秘者的工作要加强重视，为其工作的开展提供便利。在进行文秘工作者选拔时，要提供充足的资金支持，重视应聘者的专业技能和综合素质，做到择优录取。在文秘人员的工作中，对其进行细致的观察并提供引导方向，同时为文秘工作者提供学习平台和学习资源，例如，邀请专家开展培训讲堂，文秘工作者积极参加，学习更加先进的专业技能和工作方法;和优秀企业达成合作，调遣优秀文秘工作者到对方的企业进行交流和学习，汲取对方的优秀工作经验，使企业工作效率得到共同提升，实现双赢局面。企业对文秘工作者进行专业能力的培养，能够提升员工综合素质，充分发挥人才的优势，努力培养出优秀的文秘工作者，更好的为企业和机关效力，促进企业和机关单位的长远发展。

二、培养文秘人员的创新能力

随着时代进步，企业和行政单位对文秘工作者的创新能力也有所要求，企业和政府机关要加强培养文秘人员的创新能力，与时俱进，顺应企业和政府机关的发展需求。在长期繁重的工作任务下，文秘工作者的创新思维没有得到发挥，固守老旧思维，循规蹈矩单纯为了完成工作任务而进行工作，墨守成规，缺少自身对工作的见解。为了更好的促进企业和政府机关的发展，文秘工作者要加强对创新能力的培养，创新思维理念和工作模式，以此适应企业的快速发展。管理者要起到模范作用，在工作中积极地融入创新理念，为文秘工作者树立效仿的典范，同时对进行优秀创新模式的员工做出鼓励，提出表扬。企业和行政单位鼓励文秘工作者在工作中进行创新，能够充分发挥出文秘工作者自身的优势，推动企业良好发展。

三、增强文秘人员专业技能的培训

对文秘人员进行专业技能的培训，学习新的文秘相关知识，从而能够更好的提高工作效率，促进企业和政府机关的发展。由于办公室文秘工作者工作的难易程度不同，因此要加强文秘人员的专业技能，轻松完成困难工作，高效完成简易工作，以此促进工作效率的提高。伴随企业的不断发展，办公室工作中一些旧的工作模式已经不适应发展需要，因此文秘工作者的专业技能也需要与时俱进，取其精华去其糟粕，对减缓工作开展效率的技能进行摒弃，学习更加有效的专业技能，促进专业技能的完备和提升。相关单位定期对文秘工作者进行专业技能检测，从而有效提高文秘人员的工作积极性;同时定期对员工进行专业知识考核，以此提高文秘工作者学习的主动性。通过加强文秘人员进行专业技能的培训，能有效提高企业和机关单位的经济效益，对专业技能优秀的员工赋予重任，以此提高员工自信，不仅提升了企业的经济效益，而且对促进企业和政府机关的长远发展有着重要意义。

四、有效规划文秘人员数量

由于办公室文秘需要负责的工作繁杂，种类繁多，因此无论是大型事业单位还是企业都存在着不合理规划文秘人员数量的问题。当文秘人员数量过多时，会产生推脱现象，文秘工作者的积极性大大降低，同时也降低了办公效率和水平，产生人力资源出现浪费的现象;当文秘人员数量较少时，工作任务繁重，文秘工作者不能按时完成任务量，压力过大，导致工作效率极大的降低，同时不利于员工的身体健康，长远来看，对企业和政府机關的发展带来损失。对文秘人员的数量进行合理规划，使其人尽其才，明确文秘工作者的任务分配，当出现问题时，能明确工作的负责人承担，防止连带责任和推脱现象，同时充分发挥人才的作用，提高文秘工作者的工作积极性，从而有效提高工作质量和办公效率，促进企业和政府机关的快速发展。

五、建立完善的奖惩制度

在众多办公室人员中，每位工作者都有其长短处和优缺点，对于办公室工作人员可能存在的良好行为和不良行为，企业和政府机关要做到赏罚分明。对有利于公司发展的行为进行奖励，对损害公司利益的行为绝不姑息，能够促使文秘工作者认识到其工作的重要性。建立和完善相关奖励制度，针对良好行为的程度明确区分奖励大小，确保奖励的合理性，充分激发员工的工作积极性和竞争意识;建立惩罚制度，对文秘工作者能起到警示作用，关于因自身行为对企业和机关造成严重损失的文秘工作者进行惩罚，以此促进文秘工作者在工作中不断进行自我完善，端正工作态度，对工作有更高的追求性。企业和政府机关在建立奖惩制度时要充分考虑其合理性和可行性，对奖惩制度进行试用和反复评测，确保制度的科学性，在制度的使用中还要根据实际情况对其进行更新和完善。

结语：

办公室工作在企业和政府机关中占据着不可忽视的重要地位，文秘工作者的质量和水平对企业和政府机关有着极大的影响，文秘工作者的高质量和高水平能够有效提升企业和政府机关办事效率。提高文秘工作者的效率和水平刻不容缓，企业和相关单位要加强重视，对其提供工作支持;文秘工作者也要积极主动加强自身专业技能，提升综合素质，共同促进企业的机关的长远发展，实现双赢。

参考文献：

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