油田企业秘书接待能力的培养研究

刘莉

摘要：在石油企业内部，秘书是领导的重要参谋助手，随着工作形势的不断变化，秘书所承担的工作职责也在日渐繁重。为了让秘书能够更好的适应全新的工作形势，更好的为石油企业的转型发展作出贡献，我们需要重视其工作能力的培养，这其中要属接待能力的培养最具代表性。下文中笔者从油田企业对秘书人员的素质要求着手分析了其对于秘书人员接待能力的具体要求。

关键词：油田企业;秘书;接待能力;培养研究

作为一门新兴现代科学管理专业，秘书已经成为了一种全球性的职业。汇总相关数据可知，国内中小企业对秘书人才的需求正在不断攀升，且他们对于秘书人才的素质要求也在不断变化。对以油田企业为代表的国有企业来说，他们需要的秘书人才更多是兼具多种岗位技能的复合型人才，其实这也是秘书专业发展的新趋势。因为接待秘书在石油企业内部也发挥着运转中枢的作用，更是石油企业的重要对外窗口。在国内油田企业经营管理體制转型日渐深入的大环境下，企业需要重视对于接待秘书的培养。

一、新形势下油田企业对接待秘书综合素质提出了新要求

现阶段，油田企业党建工作已经进入了全新的阶段，各方面的优化改革正在逐步深入。这方面的优化改革对接待秘书的思想素质提出了新要求，因此需要以接待能力的培养为起点提高其思想素质，确保其能够更好的适应未知的工作形势。对油田企业来说，这也是在树立正面、积极的企业形象，可以为各方面合作的顺利开展、各项细节工作的优化落实打好基础。目前油田企业已经进入了转型发展的重要阶段，迫切需要加快转型升级。因此迫切需要找到全新的发展战略，审时度势，借势而为，应当进一步推进“四个革命”。

二、油田企业对秘书人员的素质要求

首先是科学的世界观和良好的职业道德。这是做好秘书工作的基本前提，主要包括坚定的政治立场、正确的价值观、爱岗敬业精神、忠于职守和服从领导的精神。秘书岗位的特殊性决定了必须要配合领导才能够完成相关工作，所以在工作中秘书必须要把握好“主次之分”，这是提高工作效率和工作质量的关键。[1]即分三个层次：最重要，次重要的，一般性，每层次拟定三件事，再按序落实，这样就不会出现手忙脚乱或遗漏工作的问题了。在此基础上，秘书还需要具备博大的胸怀、宽广的视野以及高度的社会责任感。因为自己所负责的工作只有与其他领导或员工联系在一起的时候才能够见到成效，所以必须要摆正自己的心态，否则很容易会产生挫败感。

其次是良好的心理及身体素质和扎实的专业知识。随着油田企业内部管理结构的优化调整，接待秘书所负责的工作内容也在不断变化，再加上油田企业秘书工作原本就具有随机性和突发性强的特点，所以良好的心理及身体素质同样是做好秘书工作必不可少的素质要求。专业知识方面，作为秘书必须要熟悉本单位的业务，对单位的发展战略和经营活动必须要做到“了然于胸”，只有这样才能够辅助领导处理好各个方面的细节问题。之后还需要学习政府部门对油田企业发展提出的政策主张，并了解与本企业业务活动有关的法律法规、规章制度，以确保能够在现有基础上提高工作效率。除此之外，作为油田企业的秘书还需要不断强化自己的协调沟通和接待能力，以确保能够做好与上级行政部门、兄弟单位之间的沟通交流。

三、培养油田企业秘书接待能力的具体措施

（一）提高培养油田企业秘书接待能力的关注度

从本质上来说，秘书接待是一项复杂而且繁琐的工作，因其需要在企业和外界各单位及各部门之间建立起固定的沟通桥梁，所以涉及面非常广，因此想要做好接待工作并不是一件容易的事。所以在条件允许的情况下，企业要正确认识培养秘书接待能力的重要性并组织好相关主题的培训活动，相关负责领导需要给予足够的关注及支持，以保证其中各项细节工作可以及时落实到位。其次还应当制定相应的激励与绩效考核制度，从而提高其参与培训活动的积极性，最终引导其逐步提高自身的接待能力。[2]

（二）树立正确的学习意识，增强责任意识及服务意识

面对全新的工作形势，油田企业内的秘书想要做好接待工作应当加强知识积累，所以需要加强自我学习。秘书的工作事无巨细，所以必须要像电脑扩大内存一样时刻拓展自己的知识容量，这方面的自我学习提升是必不可少的。具体需要学习与之相关的政策法规、油田企业的生产工艺流程，还需要深入油田企业的生产一线，真正了解企业的实际状况。在接待工作中，秘书人员还应当强化自己的责任意识和服务意识，要尝试立足于自身的特长创新服务模式，从而提高工作质量。

（三）做好与其他单位或地方行政部门的业务交流

在加强自我学习的基础上，接待秘书还需要积极做好与兄弟单位以及上级行政部门工作人员的业务交流，以学习更加先进的工作模式、提高工作效率。必要时还可以尝试针对接待工作的实际需要构建信息化共享平台，进而实现这部分工作的高效率运转。在与兄弟单位或地方行政部门进行业务交流时，接待秘书一定要明确工作重点、抓住主要矛盾，可以学习其他单位的工作经验，但要结合本单位的实际情况。实际工作中，相关负责领导也应当提高对这方面工作的关注度，组织好业务交流活动，帮助接待秘书掌握更加高效的工作技巧。

四、总结

油田企业秘书接待能力的培养已经成为了秘书行政人才培养中非常重要的一环，今后要提高对这类问题的关注度，在明确油田企业对秘书人员素质要求的基础上开展这方面的培养实践。

参考文献：

[1]刘佳鹏.油田企业外事接待注意事项[J].化工管理，2018（24）：128.

[2]王慧萍.如何做好新时期油田企业办公室的公务接待工作[J].办公室业务，2016（18）：71+85.