市政工程设计项目电子文件归档管理研究

余黎菁

【摘要】电子文件归档管理是信息时代我国政府管理、经济运行、社会经济运转和历史文化传承的重要生产力工具和劳动力载体，是国家的核心战略资源。市政工程设计项目档案属于科技档案范畴，从项目下达、项目资源安排、项目整体计划与详细计划编制、项目质量管控到项目成果交付的全过程，产生了大量不同种类且内在联系紧密的电子文件。随着国家信息化发展战略的深入推进，咨询设计企业的市政工程设计项目电子文件归档管理工作将被认为是其项目档案管理工作可持续健康发展和创新发展的重要技术核心。

【关键词】市政工程设计项目;电子文件;电子文件归档管理;电子档案管理

以实现咨询设计企业生产经营管理高效率、高品质为目标，不断探索市政工程设计项目档案管理新方法，深入推进电子文件归档和电子档案管理。本文简要分析市政工程设计项目电子文件归档管理的发展趋势和实施对策。

一、市政工程设计项目电子文件归档管理发展趋势的必然选择

（一）政策的选择。习总书记关于我国信息科技创新与发展大势曾作出重要论述：“我们要把握数字化、网络化、智能化融合发展的契机，以信息化、智能化为杠杆培育新动能。”“以‘鼎新带动‘革故，以增量带动存量，促进我国产业迈向全球价值链中高端。”2020年是全面建成小康社会的第一个收官之年。上海作为科学创新、改革开放的前沿城市，应贯彻和落实党中央稳中求进的工作总基调，坚持新发展理念，坚持推进高质量经济发展。上海对市政基础设施工程建设的重点领域提出了高标准、高效率要求，持续推进完善城市基础设施项目体系，大力实现和拓展产业空间布局的目标和要求。对市政工程设计项目电子文件归档管理的深入研究，将为加强市政工程设计项目档案管理，提高服务质量和效率，为高质量发展、科技创新提供有力支持。国家在2016年发布了两项标准规范，分别是《电子文件存储与交换格式版式文档》（GB/T 33190-2016）和《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016），从政策层面给予电子档案管理有力支撑。2018年12月国家档案局第14号令《国家档案局关于修改

<电子公文归档管理暂行办法>的决定》正式发布，其中第七条明确“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档。”这也是继该办法2003年颁布以来的重大突破，加快推进与“一网”“一门”“一次”电子政务服务不相适应的法规规章修订，逐步地消除电子化归档的法规制度障碍。各级中央和地方政府陆续出台发布的关于电子文件归档管理工作的实施办法或指导意见标志着加快电子文件归档和电子档案管理已成为档案信息化建设的重要趋势。

（二）市场的选择。2014年上海自贸试验区保税区管理局通过“制度+管理+技术”的协同发展创新管理方式，打破了传统纸质和电子共同管理的模式，形成了电子档案“单套制”管理新模式。它颠覆性地改变了传统档案管理方式，将电子文件管理嵌入文件的全生命周期，未来“单套制”管理经验的复制和应用推广将解决企业档案管理过程中面临的库藏压力巨大、保管难度日益增加、工作量耗费巨大、工作人员劳动强度大、重复性大和共享利用率不高的问题。电子政务如此，纵观市政设计行业，我国勘察设计图纸生产长期依靠“蓝晒”，随着移动互联网和信息技术的发展，传统的蓝图打印、出版、交付方式已不能很好地适应信息化的要求，沪建管联〔2015〕462号文件提出要求：“在本市房屋建筑和市政基础设施工程的规划、设计、施工和验收中，工程设计和竣工圖纸推行数字化和白图交付。”工程设计和竣工图纸交付是指由CAD等软件制作，包含单位和个人数字签名的电子设计和竣工图纸文件，包含图纸、说明和计算书等文件，交付格式为PDF格式（符合ISO32000-1：2008标准）。上海作为第一批试点的城市，目前几个大型设计院都已经开展并实现了设计—档案—出版的数字化管理，这一转型举措不仅加速创新步伐，打通数据壁垒，在提高工程设计单位信息化水平和设计质量的同时，高度关注于提高企业整体运行效率。

二、市政工程设计项目电子文件归档管理创新发展的实施对策

（一）修订制度规范。咨询设计企业的电子档案管理需要“制度先行”，随后根据实际情况，不断对制度进行修订和完善，通过对现行管理办法和操作规程的梳理，深化档案管理要求，细化档案管理规范，明确组织和人员的分工和职责划分，详细解读和解释文件材料收集、整理、归档、移交等规定和要求，为电子档案管理办法的制订打好基础。由于电子文件归档和电子档案管理仍处于探索研究阶段，制度的制订要着眼于市政工程设计项目档案的收集、保管、存储、利用工作，维护市政工程设计项目档案安全保密，重视市政工程设计项目档案发挥其凭证参考和知识创新价值。关于电子文件归档和电子档案管理制度的建立不仅要充分考虑电子文件归档范围和电子档案保管期限、各门类电子档案的元数据方案、电子档案鉴定销毁制度、移交制度、保密和利用制度，还需要结合自身情况和经验积累，市政工程设计项目档案根据项目阶段不同，具有种类多、专业性强的特点，电子档案管理保障机制需要依靠档案部门牵头，相关部门配合共同制订。

（二）应用系统设计。电子文件归档与电子档案管理实施方案的确定，离不开应用系统。应用系统的建设需要对业务系统形成的电子文件内容、特点（存储格式）、数量等调研，明确电子文件的归档范围、保管期限，设计元数据项及捕获节点、设计归档接口方案等。新应用系统的设计与开发，必然要考虑与企业内部现行的各大核心业务系统的协同问题，建立电子文件归档管理系统，需要关注电子文件的全程管理和前端控制，以电子文件的完整、真实、安全、可用为管理目标，对既有系统的定制与扩展，或施行新的设计与开发。电子档案管理系统的功能需求大致需要满足以下几点：1.电子文件的收集功能。（1）电子文件在线接收登记。具有从业务系统接收电子文件及其元数据的接口，对所接收的电子文件赋予唯一的编号。（2）电子文件离线接收。在离线载体批量导入电子文件，支持常见的文件格式元数据文件及符合长期数据保存要求的文件格式全文目录文件的导入接收，给予唯一的编号。能实现元数据、目录数据与对应的电子文件自动关联。数据导入过程中支持数据的校验，导入后自动形成交接凭据。（3）电子文件的接收检测。对接收的电子文件进行“四性”检测，对检测不符合要求的电子文件进行标记。检测工作完成后以件为单位形成的检测业务实体元数据记录在元数据中。2.电子文件的整理功能。（1）对不同系统的归档电子文件按件排序。（2）按照分类方案，将归档文件进行分类，并支持复合分类。（3）按照保管期限表对归档文件进行保管期限的划分。（4）将归档文件按照组卷规则自动组成保管单位，在一定的权限下面可以进行人工干预，重新调整或重新排序。（5）按照档号规则自动形成档案编号。（6）能按照模板，打印出成套的包括案卷封面、卷内目录、备考表、卷盒背脊、索引目录等，在一定的编辑权限下面可以对字体、内容和排序等功能进行调整。（7）同一件归档文件不同载体间或是同一归档文件不同子件的关联关系须同时建立。3.电子档案的保管功能。（1）对电子档案的格式定期检测，预警提示过期格式的电子档案。（2）对存入系统的电子档案转换为一种符合长期保存要求的存储格式。

（3）备份：能支持离线备份和灾难备份。（4）自动列出保管期限、归档日期、密级到期的档案，提醒档案人员进行销毁前的鉴定工作。4.电子档案的利用功能。（1）具有权限的用户支持按属性检索档案，部分档案根据条件支持全文检索。（2）支持常见格式的电子档案浏览和播放，按权限设置审批流程和下载功能。（3）支持电子档案借阅的申请、审批、授权，已有实体档案借阅的所有预约、催还、归还功能仍须满足。（4）支持根据实际编研专题需求，自动将符合条件的档案归集。（5）知识管理：支持档案信息的深层次加工、知识标签、档案信息主动推送等功能。5.电子档案的处置功能。（1）定期鉴定。（2）销毁。允许档案人员对经过鉴定的超期档案进行销毁处理（即从档案库中删除），同时在系统日志中记录销毁信息（如销毁申请人、批准人、销毁原因、销毁日期等），以便于对之前销毁的相关操作数据进行检索。6.电子档案的统计功能。支持对档案的归档情况和利用情况进行设定的规则进行统计，能生成报表打印。统计结果可以按照年报或设定的规则自定义报表。7.系统管理除了应具备常规的日志记录管理、系統设置、用户管理、权限设置管理以外，还应具备详细记录各种类似全宗卷信息的功能，以记录数字档案室管理的全过程。

（三）确立发展方向。市政工程设计项目电子文件归档管理实质上是对企业存量及增量档案信息资源的汇聚，最终也将服务于企业信息资源建设，而这是构建档案知识库的重要基础，运用创新的管理方法和技术手段，最终实现对重要因素、发展趋势等蕴藏知识的挖掘和判定。利用档案信息作为企业知识管理的重要来源，研究“知识化”档案价值利用，深入挖掘档案信息资源价值，为企业的经营与发展提供有力支持。市政工程设计项目电子文件归档与电子档案管理研究会面临很多问题，现有的业务系统是否可以实现电子档案管理系统与业务系统对接，如果可以，接口如何开辟，安全性与稳定性？针对大量已经产生的不同来源、不同类型、不同格式的电子文件如何进行统一管理，转换格式和转换的成本如何？怎样保证电子档案与其元数据之间的关联关系得到维护？如何对归档电子文件的“四性”进行检测，保障法律层面的证据效力？如何制定电子文件（包含元数据、电子签名）长期保存的策略？如何利用大数据技术有效开发利用档案信息资源？这些都需要我们不断学习探索，档案管理团队需要革新工作思路与工作模式，摆脱纸质档案管理工作下的种种思想束缚，加强档案管理人员之间或同行业之间专业技术学习和工作经验交流，顺应电子档案管理给档案管理工作带来的转变，提升内部竞争，锤炼专业基础知识与实践操作能力，挖掘转型时期下的骨干与中坚人才，增强团队凝聚力，实现个人与企业同步是正确的发展方向。

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