行政档案管理工作的现状与时代融合

摘 要 随着我国社会经济的快速发展、政治体制的不断完善，行政档案管理工作有待引起高度重视和进一步加强。从当今行政档案管理工作的现实状况入手，分析特点，查摆存在的问题，探索新时代行政档案管理工作科学发展的方向和思路，提高行政档案管理工作效率和质量。

关键词 行政档案管理 现状 问题 时代融合

中图分类号 G275.9 文献标识码 A 收稿日期 2019-12-06

作者简介：赵运龙，辽宁省档案馆（辽宁省工业文化发展中心），硕士研究生，研究方向为档案管理。

Current Situation of Administrative Archives Management and Integration with the Times

Zhao Yunlong

Abstract With the rapid development of social economy and the continuous improvement of political system in China， the work of administrative archives management needs to be attached great importance to and further strengthened. Starting with the current situation of administrative archives management， this paper analyzes the characteristics， finds out the existing problems， explores the direction and thinking of the scientific development of administrative archives management in the new era， and improves the efficiency and quality of administrative archives management.

Keyword administrative archives management; current situation; problem; integration with the times

行政档案是指国家行政机关及有关企事业单位按照法律赋予的相关职权，在行政运行及管理等相关工作中直接形成的具有保存价值的原始记录信息。行政档案因其较强的政治性、权威性和服务性等特點，在档案管理方面与其他方面的档案管理存在一定的差异。在经济体制以及政治体制不断革新的新时代背景下，行政单位档案的传统管理方式弊病也逐渐显露，完善革新势在必行。

一、行政档案管理的特点

中国现在已经昂首迈入了中国特色社会主义建设的新时代，各级行政主管部门和国家主导的企事业单位各项行政工作发展迅速，各单位随之形成的各门类行政档案的数量也随之增加，行政档案相关管理工作也发生了较大的变化。行政档案管理的规范性亟需大幅度提升。行政档案管理的特点也将更加鲜明，从管理理念、管理方式和管理设施上都需要与时俱进。

行政档案不同于其他类别的档案，行政档案政治特点鲜明，在形成的过程中，突显了国家意志，档案的政治性、权威性、执行性和服务性融为一体。行政档案来源于国家机关及相关单位的日常工作，在形成过程中处处都体现了国家在相关事业发展中的指导思想，是国家意志的外在表现，同时是指导思想在各项工作中的有效载体。具体来讲，行政机关和国家的企事业单位所开展的各类行政管理活动，需要以党的路线、方针和政策为工作的前提，所以行政档案管理的政治性是其首要特性;另一方面，行政档案管理活动是为国家建设而服务的，国家利益高于一切，这就充分树立了行政档案管理的权威性，同时，档案工作的社会价值在于其具有极强的社会服务性，行政档案管理工作也兼具了这一特点，行政档案的管理能够为社会和经济发展提供有效的服务。

二、行政档案管理存在的问题

行政档案的管理具有自身与众不同的特征，只有深入发掘管理中存在的问题，加强对目前行政档案管理中存在的各种问题进行细致分析，才能在实际工作中制定有效的措施，实现档案管理与使用的科学化和规范化，与行政工作相得益彰。

1.行政档案管理制度缺失。行政档案在形成的过程中，具有各单位鲜明的行业特点，很多单位在进行行政档案管理的过程中，只注重其管理形式，忽略了对档案工作本身价值的深度认识。档案工作中相关管理规章制度不健全或者已经过时，很多单位甚至从未认真拟定过符合本单位档案工作实际需要的档案管理办法。即使拟定了相关工作制度也是十分简单的，可指导性和可操作性都不强。在缺少相应健全管理制度的情况下，没有合理制度的规范，缺乏科学的管理策略，行政档案管理工作很难适应新时代发展的速度和工作要求，其工作效果也很难得到完美体现。管理制度的缺失也会造成档案管理人员工作约束力不够、纪律性不强，会出现人为造成的行政档案收集不全、整理不规范、实体管理不科学等情况。

2.行政档案管理工作人员专业素养不够。档案管理多是零散、反复的核对、整理、校对工作，对档案管理工作人员个人素质及专业素养要求较高。档案管理人员的专业性与认真负责、及时跟进、不拖拉、不虚报的工作态度和责任心与行政档案管理工作的好坏息息相关。“延安五老”之一的谢觉哉先生就曾说过：“要把档案里边的东西供今天使用，帮助各项工作顺利进行，就需要很多的专门人才长期搞这项工作，稍微摸一下子是不行的，要经常做。”[1]27目前，很多单位的档案管理人员都是非档案管理专业的，甚至是兼职做档案工作的，这使得在实际的行政档案管理工作中缺少专业的知识指导和专业技能的运用。又由于档案工作比较枯燥，不容易出业绩，也客观上影响和削弱了机关档案员的工作积极性和工作荣誉感。

3.行政档案内容信息不实。行政档案管理的一个重要目的就是通过真实的行政档案实体和信息内容为实际业务工作提供准确的信息服务。例如，行政档案对行政单位用人选拔、机构调整等有着不可或缺的重要参考、凭证作用。档案内容失真就会对企事业单位的相关业务工作开展以及干部职工个人相关事项等影响较大。因为失真的行政档案无法真实准确地反映出单位的机构沿革及干部职工个人的相关情况，也会造成行政档案的资政作用下降，使得档案利用意愿随之减少，行政档案管理工作的重要意义将会弱化，不利于档案工作的合理有序发展和推进。

4.行政档案收集与管理混乱。在档案工作飞速发展的今天，各地各部门意识到行政档案管理工作的重要性，也相继出台了有关管理制度，下发相关文件来进行档案管理工作的指导和规范。但实践过程中，行政档案的收集和管理方式还是较为混乱。行政档案管理工作与档案工作人员调整、企业革新、机构调整撤并等变化无法同步，造成在收集档案时出现档案收集不齐全完整的问题，即应收的未收。在管理上，由于缺少专业档案管理人员、资金技术支持和有效的业务培训与交流，行政档案整理不够规范，档案管理方式不科学不严谨，存有较大的实体保存安全隐患和涉密信息内容的泄密隐患。

三、行政档案管理工作与时代的融合

行政档案管理工作的发展必须要与时代需要相融合，不断更新管理理念，开拓工作思路，健全相关制度，培养专业人才，利用先进技术，积极完善行政档案管理工作。

1.更新管理理念，开拓工作思路。“领导的重视度直接影响着下级部门的重视度。”[2]158行政档案管理工作的理念必须要改变，只有工作理念转变才能改变工作状态，拓宽工作思路，创新工作方法。在行政档案管理工作中必须要通过多渠道、多角度、多形式让领导重视行政档案管理工作，以此来自上而下地推动行政档案管理工作。行政档案管理人员也要主动作为，主动担当，积极研究和探索工作方法和技巧，不断强化管理意识和服务意识，真正将行政档案管理的具体工作与单位实际需要相结合，用高效率、高品质的行政档案管理工作来服务、促进、提升单位的工作效率，让静态的档案真正地动起来、活起来和用起来。

2.建立与完善行政档案管理制度体系。行政档案管理工作科学开展的关键就是要有与之发展相适应的制度体系。行政档案管理制度体系的建立与完善可以从以下四个方面入手和考量：（1）从实际出发，实事求是，参照单位档案管理以及相关业务开展的实际情况，建立科学合理的行政档案管理制度;（2）管理制度力求简单实用，具有较强的可操作性和实践指导性，拒绝花架子和空壳子;（3）档案管理制度必须要有较强的普遍约束力，管理制度不能只适用于行政档案管理人员，应对单位所有干部職工具有同样的规范效力，提升单位整体的行政档案管理意识;（4）完善奖惩制度，提高管理制度的执行力，坚决做到有法必严、违法必究、奖惩分明，用钢铁一般的执行力度筑牢行政档案管理制度体系。

3.提高行政档案管理人员的专业综合素养。任何工作都是以人为本，行政档案管理工作也不例外。要想把这项工作做好、做实、做优、做强，就必须要从行政档案管理人员开始抓。首先，抓好行政档案管理人员的入口。由于部分行政档案具有较强的信息敏感性，所以档案管理人员必须要政治过硬，且政治站位要高，必须明晰责任和义务。在政治过硬的前提下，再择优选用具有一定档案管理专业知识和技能的人员。其次，要抓好行政档案管理人员的业务素养。无论档案管理人员是否具有档案专业素养，都需要进行定向业务培训。档案工作在不断发展，档案管理的知识及工作要求也在不断更新改进，这就要求单位要对档案管理人员经常性地开展业务培训与交流，切实提高其综合业务能力。最后要抓好考核督导关。单位要定期对行政档案管理人员进行业务业绩考核，敦促其钻研业务知识、爱岗敬业，尽心尽力做好本职工作。

4.完善基础配套设施。单位领导以及主管部门需提高对行政档案管理工作的重视程度，积极争取人员、资金及相关技术支持，加大对行政档案管理工作的投入力度。切实改善档案工作环境，完善档案保管相关设施，更新档案管理软硬件设备，提高防火、防盗、防失泄密等能力。

5.建设现代化行政档案管理中心。大数据、云技术、区块链技术铺天盖地地到来，对新时代行政档案工作提出了更高的要求。首先，传统的纸质档案和音像档案都需要进行数字化，实现“双套制”，这是进行现代化管理的前提。然后可以在档案部门的牵头下，整合各单位的行政档案资源，在经过严格鉴定审查的情况下，对可以开放提供利用的行政档案数字化副本进行集中保管和后期加工。对收集到的行政档案数字化副本进行OCR技术识别，实现全文检索，再通过相应计算机网络提供查询和利用。这个统一保管、整理、加工及提供利用的载体就是现代化行政档案管理中心。这个中心可以建立在各个行政区划级别，可以市级、省级也可以是国家级，但最终的大方向是全国性的档案信息管理中心。但这种模式的建立也是有大前提的，那就是“只有在确保数据安全性的前提下，政府档案管理的电子化才能有保障地投入应用”[3]61。

四、结语

“档案是政府对相关数据或者信息进行记录的一个重要载体，不仅是其维护自身合法权益的基本工具，同时也是其进行相关管理工作的一个重要保障。”[4]76由于行政档案自身的特点及业务开展的重要性，迫切需要将之与新时代对档案工作的要求相融合，解决当下工作残留的弊端，紧跟时代步伐，探索与时俱进的发展模式，提高行政档案管理工作效率和服务质量。

参考文献

[1]谢觉哉.我们要重视档案工作，做好档案工作[A].党和国家领导人论档案[C].档案出版社，1988.

[2]杨洋.信息化条件下优化医院行政档案管理的策略[J].办公室业务，2018（8）.

[3]梁海云.政府档案电子化管理存在的问题及对策[J].佛山科学技术学院学报，2019（4）.

[4]周耀林，王艳明.电子文件管理概论[M].武汉：武汉大学出版社，2016.