信息技术在高校行政档案管理中的应用研究

杜林　张巧灵

摘  要 阐述高校传统档案管理改革，结合档案信息化建设中存在的问题和不足，探讨科学的信息化建设途径，对行政档案管理工作进行科学优化，形成完善的信息化管理制度，充分发挥技术优势，实现档案管理水平的提升。

关键词 信息技术;高校;档案管理;档案信息化建设;信息化管理平台;行政管理

中图分类号：G434   文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2020）19-0032-02

1 前言

信息技术的发展为社会生产生活带来极大的变化。高校作为高等教育的主要组成部分，承担着重要的教育科研职能，要有效把握信息技术带来的发展机遇，科学利用信息技术，为学校发展注入强劲的动力。行政档案管理工作是档案工作的重要组成部分，加强档案管理信息化建设，能够为行政管理工作的高效开展提供有效支持。

2 信息化背景下传统档案管理改革的含义

高校行政档案管理工作是高校管理活动的重要内容，对行政管理工作的高效开展提供有效的支持。随着高校办学规模的不断扩大和教科研工作的不断进步，传统的档案管理模式已经不符合学校行政工作的实际情况，难以达成较好的管理效果。档案信息化建设已经成为档案管理部门的重要工作内容，科学利用信息技术能够实现档案管理环节的科学优化，利用信息设备实现管理效率的提升，管理工作中形成的资料信息能够通过网络途径进行高效传递，实现资料的实时更新。同时，先进信息技术的利用，如云计算、大数据技术等，利用技术优势，对资料信息进行深入的分析处理，准确提取其中的重点内容，形成对档案资料的高效整理和存储，提升档案利用效率。

对传统档案管理模式的改革，并不是完全推翻传统的管理模式，而是在原有管理体系的基础上，利用信息技术对管理流程进行信息化转变，实现整体管理效果的优化。在信息化建设过程中要充分结合传统的档案管理构建，对档案管理流程进行整合，形成完善的管理体系，实现对学校各个管理环节的全面覆盖，实现对相关行政工作中产生的数据信息的全面收集。同时要充分结合学校发展战略和实际的管理情况，制定完善的信息化管理机制，对档案工作进行科学规范，实现档案管理水平的提升[1]。

3 高校档案信息化研究和信息化建设过程中存在的问题

高校档案信息化建设已经成为档案工作的重要内容，但是在实际的建设过程中仍然存在许多问题和不足。通过对相关的研究文献进行分析，大多数研究只是对信息化建设进行理论方面的论证，不能提出相应的建设方案，缺乏有效的创新，难以形成较好的借鉴意义。而在实际的建设中存在的问题主要包括：首先是缺乏有效的重视和支持，高校管理部门对信息化建设的重要性认识不足，对信息基础设施缺乏有效的投入，不能保证信息化管理的高效开展;其次是管理理念较为传统，不能根据实际管理工作需求进行管理流程的科学优化，只是利用信息技术对传统的工作环节进行优化和完善，不能形成较好的管理效果;再次是管理人员缺乏相应的信息技术知识技能，不能对专业的设备和管理软件进行正确操作，缺乏针对性的培训，影响管理活动的高效开展[2]。

4 信息技术背景下的档案管理改革措施

提升对档案信息化建设的认识  档案管理水平的提升对高校发展具有积极作用，信息化建设的高效开展能够借助信息技术和设备，对管理工作流程进行科学优化，实现管理效果的增强，为学校行政管理工作提供有效的支持。高校管理部门要充分认识到档案管理改革的重要意义，积极协调相关职能部门，有效支持档案工作，实现对学校管理环节的全面覆盖，保证对行政管理工作中产生的数据信息进行全面收集和整理，保证行政档案资料的全面性;要加强信息基础设施建设，结合学校档案管理实际情况，对信息设备资源进行高效整合和科学配置，实现各个管理环节的自动化转变，相关工作人员能够利用计算机等设备，实现对档案资料的整理，提升管理效率;要加强网络建设，实现各个管理环节间的高效互联，保证资料数据的高速传递，并能够通过网络途径实现对相关资料的准确定位和提取，提升档案利用率。

档案管理部门要提升服务意识，转变传统管理模式中忽视服务环节的问题，合理利用信息技术，优化档案服务环节，充分满足使用者的需求，并能够利用网络技术手段实现档案资料的远程查询和调用，为学校管理工作提供更加优质的服务。

完善档案管理机制  行政档案管理工作涉及高校管理运行的各个环节，信息技术的应用在优化档案管理效果的同时，使传统的管理模式发生很大的变化，传统的管理制度已经难以适应信息化的管理流程，容易产生管理漏洞和重复管理问题。随着信息技术的快速发展，档案管理工作也随之变化。这就要求档案管理部门充分结合实际的工作情况，制定完善的档案管理制度，对相关工作流程进行有效规范，形成完善的管理标准，对档案资料的收集、整理、存储和使用等环节进行详细规定，保证相关管理工作能够严格按照规章制度执行，确保工作目标的实现;要充分考虑高校发展需求，积极引进先进的信息技术和专业设备，对管理机制进行实时更新，对工作流程进行及时调整;建立完善的监管机制，利用信息技术手段对管理工作进行全面监管，及时对相应的资料信息进行复核，保证资料的真实性;及时跟进操作流程，发现档案工作中存在的问题，准确定位问题根源，有针对性地完善管理制度[3]。

建设信息化管理平台  档案管理部门要对档案管理流程进行整合，利用信息技术建设完善的信息化管理平台，开发或引进专业的管理软件，使各个管理活动能够通过管理平台完成，实现管理效率的提升。管理平台的建设能够使各个工作流程通过终端软件进行操作，并能夠帮助管理人员按照既定的规范和格式进行相应信息的录入，提升信息收集效率和准确度，并能够通过网络及时上传数据，及时更新档案，提升整体的管理效率。档案管理人员能够利用网络渠道，通过智能设备与管理平台连接，实现远程管理。档案管理平台能够与学校行政管理系统、财务系统和教学平台等高效对接，实现档案资料的高效共享，能够为相关部门的管理决策提供有效的数据支持。

提升档案利用率  传统的高校档案管理模式重视对档案资料的收集和整理，忽视档案使用环节，使得档案资料得不到有效的利用。而档案管理模式的信息化转变，利用信息技术对资料信息进行深入分析和整理，准确提取其中的关键内容，对资料进行科学的整理排序，并按照管理标准进行科学的分类存储，通过完善检索机制，实现对档案资料的准确定位，高效满足使用者的需求。同时，档案资料载体的数字化转变，能够通过对电子数据的科学分析，建立完善的档案资料数据库，实现对档案资料的高效利用，让使用者通过网络渠道实时远程访问，对所需信息进行深入分析，为其提供更加优质的服务。利用信息技术对行政档案资料进行科学分析，能够有效掌握行政管理工作的实际情况，及时发现管理过程中存在的问题和不足，有针对性地完善管理活动，提升行政管理水平。通过科学分析行政管理工作中产生的数据信息，形成科学的数据分析结果，为行政管理决策的制定提供可靠依据，而行政档案作为管理工作的直观呈现和重要的工作凭证，对管理决策的制定和执行具有重要作用。

加强先进信息技术的应用  信息化档案管理模式的建设要充分结合高校行政管理实际，积极利用先进技术，实现管理效果的优化。特别是随着高校扩招和教育改革的不断深入，学校档案管理工作面临严峻挑战，而先进信息技术的应用能够充分发挥技术优势，减少信息化建设投入的同时，提升档案管理信息化水平，为学校管理工作的高效开展提供有效的支持。当前应用较为广泛的是大数据和云计算技术，先进技术的应用能够有效提升信息化管理工作的运行效率，提升数据处理速度，实现管理效率的提升。同时，先进技术和设备的使用，能够把传统的纸质资料转换为数字形式，实现对资料内容的数字化管理，有效减少纸质档案的管理投入，提升传统档案的利用率。传统的纸质档案仍然具有较大的价值，可对档案科研工作提供有效的支持，是学校发展的珍贵凭证。利用物联网技术对纸质档案进行高效管理，能够对档案资料进行准确定位，对档案流转过程进行全面监控，防止纸质档案的破坏和遗失;同时对纸质档案存储环境的温湿度等进行有效监控，保证存储环境的安全。

加强管理队伍建设  随着档案信息化建设的不断推进，先进信息技术得到广泛应用，档案管理模式发生很大变化，对档案管理人员的专业素养提出更高的要求，需要具备相应的信息技术知识水平，能够熟练操作相关的管理软件和信息设备，保证信息化管理模式的高效推进。管理部门要加强对工作人员的培训教育，结合管理活动中存在的具体问题，进行针对性的技能培训，提升档案管理人员的信息技术能力;要注重对优秀信息技术人才和管理人才的引进，结合学校实际情况，提升档案工作人员待遇，提升其工作积极性;要建立完善的考评机制，制定科学的考核标准，进行公正客观的评价，将考评结果与档案管理人员的薪资待遇和岗位晋升相结合，提升其工作热情和责任心，实现服务质量的提升，引导管理人员形成主动意识，结合自身岗位工作主动学习提升。

5 结语

行政档案管理信息化建设是提升高校行政管理水平的重要途径，档案管理部门要积极转变传统的管理理念，积极引进先进的信息技术，加强信息基础设施和网络建设，建设完善的信息化管理平台，对行政档案管理环节进行整合，实现档案管理水平的提升。

参考文献

[1]蒋明子，潘博.浅谈信息化技术在高校档案管理行政中的应用[J].产业与科技论坛，2019（11）：264-265.

[2]王智，熊华琳，许艳.网络时代高校档案管理信息化模式研究[J].兰台世界，2018（9）：99-102.

[3]杜一冉.基于信息化技术下的现代高校档案管理体系建设研究[J].文存阅刊，2018（5）：194-194.

?项目来源：中国成人教育协会“十三五”成人教育科研规划项目（基金编号：2017_082Y）。

作者：杜林、张巧灵（通讯作者），兰州大学网络与继续教育学院，研究方向为继续教育管理（730000）。