信息化背景下，提升档案管理水平的方法探究

张晓佳

摘要：随着时代的发展，科技的进步，工作生活发生了翻天覆地的变化，在档案管理与服务工作方面，也应当打破原有的、传统模式的束缚，不断扩大服务领域，进一步优化管理方式与方法，积极探索信息化档案管理与服务工作的新路径。本文将就信息化背景下，提升方案管理水平的方法展开深入探究。

关键词：信息化;转变观念;更新设备;综合素质

随着信息科学技术的不断发展，人类社会已经进入了信息化时代，在这样的科技背景之下，档案管理工作也正在逐步实现由传统的手工处理的方式向信息化处理方式转变。在转变的过程之中，人们通过把先进的信息科学技术和档案管理的手段有效的结合在一起，有效的提升档案管理的水平和效率，满足现代档案管理的实际需要。

一、档案信息化管理的意义分析

1、有助于提高档案的利用率

档案的信息化管理需要借助计算机对档案进行查阅，极大地提高了档案的利用率，主要体现在三个方面：第一能够代替传统的人工查阅档案的方式，从而为档案的调阅和查询提供便利;第二能够迅速完成档案的接受、转递以及借查阅工作;第三，档案信息化管理还能够完成档案、花名册以及报表等资料的输出，全面提高档案管理的效率。

2、有助于降低档案管理的成本

档案借助计算机进行管理后，从原则上讲未经允许是不能随意查阅的，只有经过允许的人才能查阅原件，如此便极大地减少了档案原件的使用频率，保证了档案信息的完整。另外传统的档案管理办法需要设立多名专职的档案管理人员，但是实现信息化管理之后，可以大大提高档案管理的工作效率，节省劳力成本，从而极大的降低了人事档案管理的成本。

3、有助于提高档案的质量

档案信息化后，将档案信息的载体由传统纸质转为光盘或计算机，将纸质档案转化为信息档案时，可选择先用纸质档案进行扫描，在文件重点内容上进行着重彩色扫描，提高档案信息准确度，明确档案中的重点内容。从而，在档案信息质量上建设电子档案比由大量复印件组成的纸质档案有着较大的优势，并且可解决纸质档案的缺陷问题，使得档案信息质量大幅提升。

二、当前档案管理存在的缺陷分析

目前，由于相关制度没有严格落实，一些单位对档案管理人员的教育培训不足，影响档案管理水平提高，存在的不足表现在以下方面。

1、管理人员素质偏低。例如，不注重引进专业扎实，管理综合技能强的档案管理人员。再加上忽视构建完善的教育培训机制，忽视对档案管理最新知识和技能的学习，难以提高忠诚和担当意识，影响干部保健档案管理水平提高。

2、基础设施有待改进。未能有效适应档案管理数字化发展趋势，不利于增强档案管理人员综合技能。在基础设施建设方面的资金投入不足，数据库建设、更新和升级不足，扫描仪和计算机应用不足，设备陈旧，未能及时改进，难以顺应档案管理新趋势和新需要。

3、制度有待进一步完善。未能建立健全完善的档案管理制度，现有制度不健全，忽视结合新形势和新需要完善干部保健档案管理制度和相关措施。例如，一些管理人员责任心不强，忠诚担当意识不强，没有认真做好档案管理的每一项工作。再加上奖惩激励机制不完善，难以全面激发档案管理人员的主动性和积极性。

三、信息化背景下，提升档案管理水平的几点建议

1、提高档案管理意識，加大档案管理力度

档案管理是一项综合类事项，涉及面广、信息量大。在新的形势下，各部门必须将计算机技术应用于档案管理工作中，转变传统观念，拓宽服务领域，延伸服务范围，创新服务机制，才能充分发挥档案独特的服务功能。相关部门也要认真学习《档案法》、《档案法实施办法》，提高档案意识，提高档案人员工作热情，增强档案人员责任感和使命感。档案人员要严格要求自己，努力在平凡的岗位上创造出不平凡的工作业绩。各级部门要加大档案管理力度，提高对档案工作重要性的认识，提升档案管理水平。

2、加大资金投入，完善工作设备

档案管理方式落后主要是由于档案管理设备落后导致的，这与档案管理部门领导对档案管理工作重视程度不足有关。要使档案管理走上先进档案管理道路上来，就需要有关领导对这部分工作提高认识，增加对档案管理的资金投入，制定档案管理信息化的战略，并真正实施，设立专门的监督部门对信息化过程进行全程掌控。购置档案管理信息化所需要相应的软、硬件设施，如最基本的办公室常用设备，打印机、扫描仪、电脑和相应的资料收集、管理软件都要配齐。档案管理部门必须及时了解工作需要哪些设备，并做好相应的预算，将预算及时、合理上报，为档案管理工作进入科技化、信息化提供便利。

3、利用现代化手段，提高信息化

随着经济与社会科学的不断发展与进步，档案管理工作也应随着时代而发展，首先档案的管理人员不但要有过硬的专业基础与全面的理论知识，还要具备良好的职业道德与尽职尽责的工作态度，并且能够利用科学先进技术作为管理档案的主要手段与技能，只有这样才能适应新的档案管理工作需求;再者由于档案是用于记录丰富的信息，传播着重要的信息资源，但是由于这项工作过于繁杂，因此我们需要学会运用计算机等科技化的设备来帮助我们完成档案管理，像是传统的人工立卷，因为每个人的理解能力有所不同，因此对同一个文件可能有着不一样的理解，这样就会有可能发生分类不准的现象，给实际工作带来很大不便，如果能适当的利用计算机进行模拟立卷，可以将属于条目类别的内容打印出来，以此为检索工具，既可降低人为因素产生的文件归档不准的现象，同时又减少了人员工作量并有效提高了档案管理工作的效率。

4、提升档案管理人员综合素质，实现高效化管理

档案管理工作是一个长期、系统性的工作，管理人员起到很重要的作用，其工作优劣程度直接影响着档案管理的水平高低。因此，提高档案管理水平就得加强档案管理工作人员的素质，加强对管理人员的培训，培养管理人员的责任心和服务意识，同时还要提升管理人员的专业管理技能，保证档案管理工作的科学、有效进行。

综上所述，由于科学技术的不断进步，让企事业单位的档案管理水平也得到了一定程度的发展，不过仍然存在一定的问题，而想要及时的解决这些问题，就一定要加强法制化建设，进行档案管理的信息化建设，同时也要提高档案管理人员的素质以及档案资源利用效率等工作。因此在今后的工作中，相关工作者要积极努力，认真探索，争取制定出更为完善的方案，从而让企事业档案的管理水平迈向一个新的高度。

（作者单位：河北省石家庄市灵寿县消费者协会）