Excel 制作工资条方法探析——针对不同基础人群

曾 慧

（辽宁工程职业学院，辽宁 铁岭 112008）

Excel 是一套功能强大的电子表格处理软件，在实际工作当中，它也成为中小型企业在财务管理中不可或缺的一种工具。它既节约成本，又能提高财务工作人员的工作效率并创造一定的价值。它在财务单据、统计表、进销存管理、工资管理、财务决策中都得到大量的应用[1]。本文介绍Excel 在工资管理方面的应用——制作工资条。通过Excel 制作工资条的方法有很多种，按使用工具来划分，笔者把它分为“菜单法”“邮件合并法”“函数法”和“VBA 法”。

一、适合普通人群的“菜单法”与“邮件合并法”

在实际工作中，很多财务人员用Excel 软件制作工资条，但有些方法非常复杂，不利于操作[2]。“菜单法”“邮件合并法”这两种方法适合有一定的Excel 基本和Word 基础的人群，它不需要高深的Excel 函数基础或VBA 编程基础。它们的优点是简单易学，容易上手，只要通过菜单栏的部分工具就能完成；缺点是扩展性较差，当有人员变动，需要增减工作表的数据时，需要重新制作。下面我们分别来介绍一下这两种方法。

（一）菜单法

“菜单法”主要是通过菜单栏的中“数据”—“排序”来实现的[3]。现在我们手里有这样一张工作表，我们把它命名为工资表（见图1），我们要把这张工资表制作成如图2（部分数据） 所示的工资条。

图1 工资表

图2 工资条部分数据

首先，我们在工资表“实发工资”列后加一辅助列并命名为“排序标注”，在“排序标注”列第一行输入1，并使用自动填充功能向下填充等步长为1的序列到最后一行。其次，我们选中从第二行到最后一行所有行，在行标题上右击选择“插入”，这样我就插入了选中行数的空行。选中第一行的数据，复制并粘贴到这些空行中，在“排序标注”列，空行的第一行输入1.1，并使用自动填充功能向下填充序列（结果如图3 所示）。最后，光标定位在“排序标注”列任一单元格处，选择“数据”菜单中的“升序”排序，工资条就制作完毕。当然，如果为了方便裁剪，我们想再加入一条如图2 所示的空行，可使用相同的方法。如插入多行空行并在第一行空行输入一个在1 与1.1 之间的数，向下填充序列并重新排序即可。

图3 排序标注填写

（二）邮件合并法

“邮件合并法”是Word 与Excel 联合完成制作工资条的，主要使用的是Word 的“邮件合并”功能，Excel 的工资表作为数据源。在Word 中制作一个2 行10 列的表格，并把Excel 中工资表的表头复制到表格的第一行，第二行的具体数据使用邮件合并功能的“插入合并域”来完成。“邮件合并法”主要使用Word 的邮件合并功能，在这里不详细介绍了。“邮件合并法”的优点为当表头比较复杂并且有合并单元格时，它也可以完成工资条的制作[4]，而“菜单法”就无法完成了。如果我们想制作完成再发送给各个职工，可以再加上Outlook 软件，结合起来制作并自动发送员工的工资条，使财务人员从重复及繁琐的财务工作中解放出来，这就大大提高了工作效率[5]。

二、适合有函数基础人群的“函数法”

“函数法”适合能熟练掌握并应用Excel 函数的人群。Excel 强大的函数功能可以提供数据分析、数据处理等操作，为许多领域的工作提供了十分便捷的数据统计和运算支持[6]。“函数法”的优点是当工资表发生变化时，我们不需要重新处理，或者只要重新自动填充工资条数据即可，不需重新制作，省时省力。它的缺点为函数比较晦涩难懂，一般人不易掌握。使用函数解决问题的关键还是思路与创新，同一个问题，可以有多种解决办法，怎样用最少的函数解决相同的问题是我们一直在探索的。对于工资条的制作也是一样，我们可以使用多种“函数法”来完成。

（一）使用VLOOLUP 函数制作工资条

使用VLOOKUP 函数制作工资条同“邮件合并法”一样，也适用于复杂的双行表头。而且相对于其它的函数法，它也是相对简单的一种。这种方法适合会一些常用的简单函数的人群

首先，我们在第一列前插入一个辅助列，命名为“序号”，并输入1 向下以序列填充。然后，复制工资表的表头到当前工作表的下面，比如我们复制到以A12 开头的单元格区域，并在“序号”的下面输入1。 光标定位到B13 单元格输入公式“=VLOOKUP($A13，$A$1:$K$10，COLUMN()，0)”，结果返回“张昊”，向右填充公式，求出张昊的其它数据。选中A12:K14 单元格区域也就是工资条的前三行，并向下填充，删除辅助列“序号”，所有人的工资条制作完成。其中，除了VLOOKUP 函数，还用到了COLUMN 函数，该函数的功能为返回引用的列号。

（二）使用CHOOSE 与OFFSET 函数制作工资条

这种制作工资条的方法是以CHOOSE 和OFFSET 两种函数为主，配合其它函数来完成的。相对VLOOKUP 函数来说，较复杂，它适用于对函数操作有一定经验的人群。

这种函数法操作较简单。在另一张新的工作表中，光标定位在A1 单元格，输入公式“=CHOOSE(MOD(ROW()，3)+1，""，工资表!A$1，OFFSET(工资表!A$1，ROW()/3+1，))”回车确认，返回“姓名”。向右填充直到出现“实发工资”，再选中第一行，再下填充，直到所有人的工资条都出现，操作完成。

CHOOSE 与OFFSET 是EXCEL 当中的查找与引用函数。CHOOSE 函数的功能是根据给定的索引值，从参数串中选出相应值或操作[3]。OFFSET 函数的功能是以指定的引用为参照系，通过给定的偏移量返回新的引用。除了这两种函数，还使用了ROW返回行号函数，MOD 求余函数。在这里，MOD 函数返回的值加1 作为CHOOSE 函数的第一个参数。

CHOOSE 与OFFSET 函数制作工资条方法的优点是操作简单，只要一个公式，再填充即可完成。而且无论工资表是增加人员还是减少人员，工资条都会自动增加和减少，不需重新制作，大大提高了工作人员的工作效率。它的缺点是不适用复杂表头的工作表。

（三）使用IF 与OFFSET 函数制作工资条

这种制作工资条的思路与CHOOSE 与OFFSET制作工资条的思路是一致的，只不过把CHOOSE 函数换成了条件函数IF。

同样，在另一张新的工作表中，把光标定位在A1 单元格，输入公式“=IF(MOD(ROW()，3)=1，工资表!A$1，IF(MOD(ROW()，3)=2，OFFSET(工资表!A$1，ROW()/3+1，0)，""))”。其它操作同上一种函数法一致，这里不再赘述。

（四）使用OFFSET 函数制作工资条

这种函数法是在第二种函数法的基础上改进的，是手工与函数相结合完成的。它的思路是工资条的第一行标题行通过复制得到，最后一行空白行通过填充得到，只需使用函数求出第二行数据即可[7]。这样就大大减化了我们的公式。

复制工资表第一行标题行到一张新的工作表的第一行。光标定位到A2 单元格，输入公式“=OFFSET(工资表!A$1，(ROW()+1)/3，)”，回车确认后返回值“张昊”，使用同样的方式向右填充，得到张昊的数据。选中前三行，向下填充，得到所有人的工资条，制作完成。

三、适合有VBA 编程基础的“VBA 法”

这种方法适用于会VBA 编程的人群，但由于VBA 编程需要掌握各种代码及语句，难以掌握和理解，使大家望而却步[8]，所以使用它的人还是少数。VBA 编程法只要输入代码，然后执行宏就可以得到我们所需要的工资条。和其它软件系统相比，它是一种简单、高效、低成本的开发方法[9]。

假设工资表在Sheet1 工作表，第一行为标题，第二行为字段名。为了不破坏原有数据，我们要把工资条生成在Sheet2 工作表中。首先我们选择“开发工具”中的“Visual Basic”打开编辑器，在模块1 中输入如图4 所示代码：

图4 程序代码

关闭编辑器，执行宏，我们想要的工资条就会出现在Sheet2 工作表中。

当然，和“函数法”一样，“VBA 编程法”也是方法各异，这里我们只举这样一个简单的例子。如果对VBA 编程不是很熟悉，我们也可以采用录制宏的方式来完成[10]。

四、结论

上述工资条的制作方法针对不同人群各有优缺点，简单的“菜单法”易上手，但扩展性差。“VBA 编程法”只要程序写好，效率很高，但对于不懂编程的人，如果工资表格式稍有改动，修改代码将会很困难。相关工作人员只要根据自己的基础找到适合的方法，一定会在工作中减少人为失误，提高工作效率，提供出更加及时、准确的工资信息。