大数据视角下基建档案管理的信息化路径

葛仁燕

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）01-091-02

摘 要 随着社会的不断发展，人们越来越重视基建档案管理工作，为了提升基建档案的管理水平，要引入更加先进的信息化管理软件，积极进行管理模式创新。本文主要围绕基建档案管理的相关特点、目前我国基建档案管理存在的问题进行分析，探讨大数据时代下完善基建档案管理工作的有效途径，从而为相关工作者提供一定的理论参考。

关键词 大数据 基建 档案 管理

一、基建档案管理的特点

（一）专业性较高

目前我国各单位在进行基建档案管理的过程中，要对相关资料进行全过程的记录和管理，保证基建档案的成套性。由于基建档案涉及内容繁杂，需要专业人员进行科学的管理。其中地质勘测报告包括地下岩石资料、土木资料、地下水资料等，档案管理人员如果缺乏相关的技术经验，很难保证基建档案资料的有效使用。

（二）复杂性较高

由于基建工程参与主体较多，需要建设单位、施工单位、监理单位、勘察单位在项目施工中互相合作，明确各自的责任关系。因此，基建档案信息的复杂性较高。设计单位需要对项目进行整体的规划设计，而监理单位需要对施工过程进行全方位的监督管理，由于不同参与主体的性质不同，所产生的资料信息也不相同。因此，管理人员需要根据资料性质进行分类整理，要具备较高的档案管理水平，根据不同类型资料的特点进行细致化管理。

（三）周期性較为明显

由于很多项目的施工过程非常复杂，需要进行前期的立项和设计工作，要经过专业机构的技术审核之后才能进行项目施工，并且要接受监理单位的质量管理，因此基建工程的施工周期较长，其资料也有着较强的周期性。

二、大数据时代基建档案管理存在的问题

（一）隐私与安全困境

在当前“互联网+”的时代下，大数据、云计算、物联网等新兴技术快速发展，给人们的工作和生活带来了巨大的便利。但与此同时，一些资料的安全性也受到了挑战。在网络环境中，很多资料有着较高共享程度，一旦数据被窃取之后，会给用户带来一定程度的损失。因此需要加强网络监督管理，要保证大数据技术的安全可靠性，尤其是要对基建档案资料进行安全管理，要完善大数据技术在安全建设方面的有效布置，为档案管理工作提供可靠的保证，避免由于数据泄露影响项目的综合效益。

（二）档案管理意识薄弱

尽管档案管理工作有着非常重要的意义，但是很多项目主管缺乏思想重视程度，忽视了对档案进行信息化管理，并且在单位内部也没有开展相应的教育工作，导致员工对《档案法》了解不够充分。由于缺乏科学严谨的档案管理制度，很多管理人员对细节把控不严，时常出现档案丢失等问题。并且，各部门在进行档案处理的过程中，存在责任不清，互相推诿等情况，难以保证档案管理工作的规范性和及时性。另外，一些单位的档案管理人员在进行信息采集的过程，忽视了采集的全面性，容易遗漏很多重要的档案信息，并且也没有进行及时的补录，一旦后期需要使用，这部分资料往往难以找到，给项目的后期管理工作带来了诸多的不便。

（三）专业人才短缺

从目前的实际情况来看，大数据技术在档案管理中发挥着越来越重要的作用，这对行业工作者提出了更高的素质要求。但是目前我国大数据应用人才数量短缺，与实际需求存在较大的缺口，很多单位缺乏创新应用型人才进行基建档案管理工作。人才是基建档案管理的核心，要保证人才知识结构与实践能力的先进性与适应性。为了有效解决当前人才短缺的问题，需要各单位加强与高校之间的合作，引入相关的培训机会，提高档案管理的实际水平。

三、大数据时代下完善基建档案管理工作的有效途径

（一）明确档案信息化建设规范

相关单位应当意识到档案信息化建设的重要性，要积极加快自身信息化建设步伐，结合当前工作重点和信息特征，建立起更加规范的信息化档案管理规范，要保证基建档案管理工作与国家法律法规的一致性。同时，要结合大数据的时代背景，不断优化自身的技术水平，要更好地利用大数据技术在实效性、广泛性、多样性等方面的优点，充分抓住时代机遇，加强自身档案管理工作的转型升级。另外，各单位应当进一步完善档案管理的标准，要在信息化档案管理过程中补充并完善相应的管理要求，要适应国家的法律法规，提高档案管理的质量。基建档案管理人员应当最大程度地利用馆藏资料，要保证各工程参与主体产生的资料能够按照统一标准进行归档管理，实现基建资料的有效利用。

（二）创新基建档案管理模式

大数据时代产生了海量的资源信息，需要档案管理者完善当前的档案管理模式，科学地处理海量的信息资源，提高自身的工作效率。档案管理部门应当利用大数据技术进行工作模式创新，要彻底摆脱传统信息管理方式的束缚，实现管理系统的升级，提升档案管理系统的存储容量，适应大数据时代的信息存储需求。基建档案管理者应当根据行业的发展需求，建立更加完善的档案管理系统，要充分提升当前的基建档案工作效率，保证信息的公开性和共享性。同时，管理人员要对档案信息系统进行适当的扩充，提高系统的存储容量和处理效率。相关技术人员应当对系统进行优化设计，尽可能降低系统的维护成本和运营成本，要设置更加智能化的系统功能，满足数据的共享需求，要对各类用户进行差异化的需求分析，提高档案的使用效率。在实际的管理过程中，采用更加先进科学的手段对档案进行综合应用，有效提升档案的管理水平。

（三）加强对过程资料的采集

基建档案资料是项目工程全过程的真实记录，因此要从工程立项到竣工进行全过程的资料采集。档案管理者应当注重资料采集的全面性，要注意无纸化转换工作，通过扫描仪、相机等设备，将纸质资料转化成电子资料，方便后期的收集与分类。另外，基建档案管理人员要注重资料采集工作的时效性。一些项目施工行为一旦错过了某个时间点，就无法对相关的施工资料进行采集。因此，档案管理人员一定要与项目施工人员进行有效的沟通交流，保证资料采集工作的时效性。

（四）完善数据标准平台的建设

各单位的档案管理人员应当充分发挥大数据技术的应用优势，要不断完善數据标准平台的建设工作，要配置统一的数据管理软件进行项目资料的管理与储存。档案管理人员要提高自己的计算机操作水平，对相应的电子图像、文件等资料进行科学的排版，方便后期的分类存储。同时，管理人员在完成档案资料上传之后，要利用数据平台的功能对字符进行自动识别，生成准确的目录，保证查阅时的便捷性。另外，要完善档案信息管理机制。由于很多项目的基建档案资料具有一定的隐秘性，因此在档案管理的过程中，需要完善相应的管理机制，要明确各人员的具体责任，提高管理人员的思想重视程度。由于基建工程涉及主体较多，人员具有较高的流动性，因此档案管理人员必须做好相应的交接工作，保证项目资料的完整性与连续性。并且要对设备系统进行工作交接，利于之后的档案管理人员开展信息化建设。

（五）实现档案服务的智能化

基建档案的管理工作者应当对档案系统进行智能化设计，要充分改变传统档案管理模式的束缚，树立变被动为主动的服务观念，要全面提升基建档案信息的利用效率，充分发挥档案信息的价值。同时，基建档案管理人员提升完善大数据、云计算等相关信息化技术的服务水平，要积极分析各类用户的信息需求，从用户的行为特点中进行功能设计，要根据各类用户的行为模式推送相应的服务信息，从而提升基建档案信息系统的智能化水平，适应行业的发展要求。

四、结语

在当前时代下，为了完善基建档案管理工作的模式，需要管理者引入大数据等技术进行档案管理系统的升级创新，要树立主动的服务意识，对基建工程进行全过程的信息采集，要保证信息资料的完整性与时效性。同时，档案管理人员要根据信息特点进行档案的存档管理，要不断优化信息系统的功能设置，拓展存储空间，保证档案管理工作的先进性与、适应性。

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