事业单位数字化档案管理现状及对策研究

卢雪萍

摘要：档案管理工作是负责保存、记录单位内部人员履历和基本信息的主要工作，档案信息是各单位领导选拔人才、甄别个人政治成分的重要依据。我国事业单位传统纸质档案管理工作模式和方法已获得长期实践验证，均具备一定实际效果。然而随着时代发展，信息技术逐步普及，为延长档案使用年限、提高员工个人信息储存安全性，减少管理成本，各单位开始逐步将纸质档案录入电脑中，建立数字化档案管理系统，但是相关工作人员未能创造出一套完善信息化档案管理办法，无法提高数字化档案管理、利用效率和存储安全性，技术升级并未带动管理方法和人员素质升级。本文对目前事业单位数字化檔案管理乱象进行了分析，提出了强化事业单位档案管理能力的可行策略。

关键词：档案管理;数字化建设;信息技术

前言：

档案是机关领导人开展工作的可靠信息来源，档案工作对我国事业单位正常经营运转有着不可估量的支持作用，党和国家高度重视事业单位的档案管理工作，各单位负责人必须狠抓档案管理工作，顺应科技发展潮流，组织单位档案数字化工程，制定合理系统性档案管理制度，提高档案信息利用率，进行办公设备信息化升级，打破单位间的信息壁垒，允许单位员工自由查询核对数字化档案，提高单位档案的流通速度，为跨单位档案查询与转存和各类背景信息调查提供便利，建立全国事业单位网上档案库，汇总并整合所有单位员工的档案信息，利用信息技术进行高效管理。

一、现阶段我国事业单位数字档案管理工作中的关键问题分析

（一）档案管理队伍人员素质较低，对新型信息管理设备缺少了解

新时代数字化档案录入、管理、维护工作需要具备一定科学素养和信息设备操作能力的工作人员完成，档案工作负担较重，工作时间较长，需要处理的数据数量庞大，没有专业管理人员就不会有专业的信息化档案建设，数字档案就无法被机关领导有效利用。目前我国数字化档案管理体系中最大的漏洞在于管理队伍中对信息技术有了解的人才较少，且有部分员工不愿学习新技术，普遍未参加过专业的技能训练活动，只知道沿用纸质档案时期的管理办法，对数据检索和文件编码工具的使用方法一窍不通，造成档案查询速度极慢，工作效率较低，错漏事故层出不穷[1]。而且部分档案管理人员没有保密意识，经常出借密级或机密级文件给不明来历的社会闲散人员观看，不重视保护档案所有人的隐私权，经常随意查阅或复制他人数字化档案信息，政治保密意识过于淡薄。档案管理人员服务态度较差，工作状态不积极，不按规定保存数字化档案，档案电子编目混乱无序，查询困难。

（二）数字化技术设备更新升级不及时，设备老化故障维修困难

开展数字化档案管理的基础在于先进的网上数据库和档案存取设备，然而部分单位所使用的数据管理软件和硬件设备并不配套，因价格或其他因素影响，未能购进整套数据管理系统，由其他厂商设计的数据库管理软件与存储设备强行搭配，造成数据的频繁丢失或设备不定时故障[2]，严重影响了档案管理系统的稳定性。部分设备年久失修，未能随着技术发展进行及时更换，事业单位工作人员的维护手段和工具不足，一旦设备因老化超龄使用而损坏，在市场上找不到能够完整修复档案数据的方法。

（三）未能建立一套与时俱进的管理制度和详细精确的工作行为准则

目前将纸质档案数字化录入电脑存储已是大势所趋，但是各单位数字化档案库的日常管理规则还很不完善，管理人员的日常活动缺少详细规范指导，不了解自身工作的价值和具体工作目标，各单位对怎样利用数字化档案有不同的认识和理解，管理标准也并不一致。在数字档案的查阅权限划分、机密文件的加密处理、工作人员的设备操作限制等方面还有很大空白等待填补。

二、提高事业单位对数字化档案的管理能力的可行改进措施研究

（一）严格训练档案管理队伍，培育工作人员的服务意识和保密意识

以信息技术为主要工具的数字化档案管理系统中的管理者和设备操作者必须具备较高的专业科学素养和信息技术知识。各单位必须调配优秀干部参加信息设备使用方法训练班，以受训干部为核心组建数字化档案管理队伍，使工作人员熟练掌握技术操作方法和必要的设备维护手段，单位领导应当定期核查管理队伍的科学素养和专业技能水平[3]，鼓励工作人员主动编订数字档案目录，认真整理录入不断更新的档案信息，掌握基本的电脑使用方法和数据库软件管理技巧，学会检查档案管理系统的网络安全性，排除系统漏洞，提高自身业务能力。同时管理人员还应接受岗前保密安全训练和系统的思想政治教育，提高政治上的警觉性，坚守职业道德操守，把好网络信息安全关口，堵住单位机密信息外流渠道，提高对秘密档案的保卫等级，努力改变服务态度，为员工提供网上档案查询服务和馆内档案借阅服务。

（二）单位应大力支持信息设备更新活动，投入足够资金

随着设备的逐年老化，数字化档案管理的效率和安全性也会逐步下降，为保持档案管理工作的质量，事业单位领导者和部门负责人应当投入充足资金满足档案馆设备升级更新的合理需求，购进最新的网路安全防控设备和数据扫描录入、存储设备，有条件的部门还可向国内服务商购买云服务，利用大数据技术联网整理各类档案的数据，将数字化档案进行云存储，提高档案的信息安全性和保存寿命。还应为档案管理工作配备相应的服务设施，例如报警器、能够扑灭电子设备起火的特种灭火器材、室内温度自动调节系统等设备，提高档案管理人员的工作舒适度。

（三）制定新型档案工作管理准则，规范管理方式和业务内容

新型档案管理规则必须同时考虑到纸质档案和数字化档案的两大领域工作的不同之处，通过适宜的管理计划和调节措施简化工作流程，提高管理工作的规范性和系统性，制定详细的业务处理规则，划分不同档案的存储标准和查阅权限等级，明确制定不同领域管理工作的具体负责者，总结各类特殊情况下的避险应对办法，并定期加以演练，提高安全反应速度，选定科学合理的危机处理策略，对档案的查阅、利用、存储、审阅等不同环节的工作标准进行详细规划。

结论：为迎合档案数字化的社会发展潮流，事业单位必须引进新型数据管理技术与设备，提高人员服务能力和保密意识，提高档案管理工作的质量和服务水平。

参考文献：

[1]许娜子. 事业单位档案管理数字化建设初探[J]. 才智，2019（10）：214-215.

[2]刘逸冉. 浅论机关事业单位数字化档案管理工作[J]. 读与写（教育教学刊），2019，16（04）：248.

[3]白宇. 试论事业单位数字化档案管理工作[J]. 科技创新导报，2019，16（19）：173-174.