信息化建设在现今档案工作中的必要性

冯明哲

摘 要：随着社会的快速发展，过去老旧的人事档案管理方式，已经完全无法适应当下快节奏的工作模式。在人事管理的工作开展中，关于它的档案管理是其中重要的关键部分，这会严重影响到整体的工作质量。凭借合理妥善的档案管理方法，不仅能够提升管理者的工作积极性，同时可以加快企业的建设与发展。本文主要阐述人事档案管理的关键意义、人事档案管理工作中存在的主要问题以及提升人事档案管理自动化效率的有效途径。

关键词：信息化建设;档案管理;必要性

在人事管理中，档案管理占据着重要的一部分。随着计算机技术的不断高速发展，企业的数据量正在呈现暴涨形式增加。在各行各业中都需要通过大数据来加以分析。在人事档案管理中，充分利用各种办公信息，将有效提升人事的运行效率。

1 人事档案管理的必要性

通过人事档案管理工作能够将企业经营发展过程中各种有意义的数据都记录下来，形成档案的重要组成部分。档案资料对企业长远的建设发展有着重要的价值和意义。日后在进行重大决策、经营管理工作方面都有着关键的指导意义。同时，人事档案管理工作也是一种监督管理工作，对于企业工作质量及效率的提高也有着一定的积极意义。人事档案管理基于真实完整的数据资料，可以清晰的展現人事自身的实际运行情况，有着重要的参考作用。基于人事档案管理工作，能够更加深层次的挖掘企业的精神文化，增强员工认可企业的发展历史，显著提升企业员工整体的凝聚力。

2 人事档案管理工作中存在的主要问题

虽然人事档案管理对于企业发展有着独特的积极作用，然而其档案管理的质量与效率存在着一些问题。以下针对人事档案管理工作中存在的典型问题进行简要阐述。

1）管理者缺乏重视。许多企业管理者对于人事档案管理这项工作不够重视，仅仅认为这只是公司业务中的一项附属品。尤其在文书档案工作最先明显，大多是让其他工作人员兼职带过。调查结果显示，多家企业中没有专门的档案管理人员。部分企业的内部档案管理制度虽然有，但内容相对简单，这不足以全面规范和限制企业的整体工作。从长远看，人事内部档案管理制度的不完整实施将直接影响人事信息质量，并导致企业长期发展的不可逆转的损失。简单的管理制度可以在短时间内应付人事相关工作，但随着时间的推移，及其容易造成重要资料丢失，直接影响人事的正常运作。

2）档案管理体系不完善。许多中小企业目前尚没有一个相对完善的人事档案管理制度，这使得档案管理的各个环节显得较为混乱。企业需要借鉴国内外档案管理建设制度，最终建设属于自身的管理标准。在制度建设过程中，基于专业的技术规范以及行业标准，避免人为误失造成的经济损失。人事档案工作的资料收集、整理、保管归档等等，每个环节都可能由于工作人员的大意疏忽而产生遗漏的现象。在实际过程中，经常由于没有科学的管理制度，或制度无法有效落实，最终造成档案管理的质量与效率非常低。

3）信息化专业水平较低。档案管理人员的整体信息化素质不足，缺乏专业的档案管理意识。工作人员无法有效完成档案管理工作的主要原因包括两个方面。一方面是档案管理人员自身的认识差错。认为自身的工作意义性不大，在工作过程中马虎了事，工作效率较低。另一方面是由于许多档案管理人员年龄较大，专业的档案管理专业出身。甚至对于公开性资料与保密资料之间的区别并不清楚。缺乏专业的信息化管理意识，对档案管理的掌控能力相关较弱。工作中显得过于被动，从而造成档案管理的弱化。最终档案管理整体效率和质量都没能达到预期的效果。

4）档案管理手段落后。目前，信息化的办公方式更多体现在业务管理中。在档案管理工作中依旧还是以大量人工的方式进行，及其容易发生错误。这种方式不仅需要耗费较大人力，同时无法及时发现相关问题，后期整理纠正比较困难。

3 提升人事档案管理自动化效率的有效途径

1）充分结合信息管理技术。企业应采取纸质与计算机两者相结合的档案管理方式，从而保证信息资源管理的科学规范。充分利用大数据以及云技术等先进的办公技术，加强各类信息数据的分析判断。大数据办公技术是利用那些大量但是规律却不明显或无规律的数据中进行总结和分析以及最后的处理。通过各种计算方法来找出其中的特有规律来预测可能出现的问题，并以此来分析和解决相关问题。这项技术能从大量的数据中发现内在规律，再进行一系列的转化。从这也可以体现出大数据的融合，极大的促进了人事档案管理的发展。

2）完善档案管理工作制度。要进一步加强企业的建设发展，必须加强和完善人事内部档案管理的构成。建立科学的管理体系。从而确保人事正常运转，提高工作效率。通过制定合理的工作制度，逐步形成科学的档案管理体系。档案管理工作需要进行不断的完善，清晰认识到在实际管理过程中的不足之处，形成科学的评估管理制度。做好各项的准备工作，每个具体流程都要熟练掌握。企业在建设相对完善的档案管理标准体系后，需要严格遵守规章制度，科学合理的开展档案管理活动。充分利用档案过程中所需要的各项信息资源，提高人事整体的工作效率。企业可以不断发展档案的信息技术，来提高整体的经济价值，提升工作能力，从而使得企业能够不断立足于激烈的市场竞争中。

3）借鉴国内外先进的档案管理理念。在我国现阶段，人事档案管理发展比起西方发达国家还有许多不足之处，仍有很长的一段路要走。通过借鉴国内外先进的档案管理理念，来丰富自身对于各方面的知识，积极促进人事档案管理自动化的建设发展。首先相关人事需要充分意识到档案管理的重要意义，对于过去传统思想理念不能墨守成规，需要积极发展创新。企业需要制定科学合理的管理制定，凭借专业的管理方式来提高人事的综合能力。对于过去传统的管理理念，要取其精华、去其糟粕，不可一味的接受或者摒弃。提高企业人事管理理念，做好前期的规划方案，适应各个时期的市场情况。档案管理的信息化发展需要一个持续性的过程，从纸质化发展成为无纸化管理。对于资料的收集以及贮存都将发生巨大变化。管理人员从最初的记录、整理、归类工作发展到了电子化、数字化的管理体系。建设化过程需要基于科学合理的原则，确保人事的档案管理体系的建设。

4）加强员工培训力度。对人事档案管理工作，主体是工作人员，档案管理工作对人才的培养就显得尤为重要。相关人事可以聘用、培养或引进档案管理的专业人才，进而提高工作效率。对于这些人才，可以采取考核的方式，定期安排考核，对于变现突出的工作人员给予一定的奖励，对于表现不好的工作人员给予一定的惩罚，从而起到激励的作用。在人事档案管理的各项工作中，想要拥有较好的专业能力这不是一天两天就能够立刻能学会的。人事中的具体部门需要保持良好的学习氛围，让工作人员不断开展学习先进的知识，建设成学习型的管理企业。企业需保证各个部门之间的联动作用，让各个部门之间充分沟通，展开积极的交流活动。

4 结语

人事档案管理正在利用信息技术做新一轮的突破。信息技术有着同时处理数量信息庞大，且同时并行处理相关信息的完善技术。两者的结合满足档案管理对于高效率、高质量标准的迫切需求。如今处于知识大爆发的时代，全球化的经济时代已经悄无声息的来临。这种情况的外在表现为知识经济的快速爆发。针对各人事的人事档案管理，这也是质量化、信息化的竞争。要想在这场竞争中获得胜利，急需要在创新发展和资源占据先机。

参考文献

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