探究新形势下人事档案管理信息化建设

张健

摘 要：由于我国整体综合国力以及科技水平的应用已经成长为一定的发展阶段，因此，我国本身时代发展的更替变迁也递进到全新的信息化领域，而在此种全新的发展趋势下，现存于社会不同阶段的领域发展，都需完善与信息化技术的应用结合，人事档案管理就是其中需要创新改革的发展领域。但通过对人事档案管理的现状分析发现，传统的管理模式已经落后于当下时代的发展脚步，并且信息技术的融合应用也出现了一系列技术问题需要予以完善。本文主要依照对当下新形势人事档案管理信息化建设的应用调整，提出相应的解决策略，以此确保人事档案管理工作的有序开展。

关键词：新形势;人事档案管理;信息化建设

1 新形势下人事档案管理信息化建设的现实意义

1.1 有利于提高工作效率，确保记载的全面性和准确性

人事档案的信息记录主要完善对于企业发展的信息记载和更新，但在传统管理应用方式主导下，人事档案管理无法完善对于档案内容的实时更新和随时调取，因此，通过融入信息化技术的应用处理，能够对人事档案的文字和数字进行实时有效的更改和处理，确保人事档案信息管理能够予以实时全面的展现和应用。但如若过于依赖传统的手工记载方式进行档案的实时变动，往往会出现记载的缺漏，不利于档案文件本身利用价值的体现。除此之外，信息化的档案文件能够更加有利于保存和翻阅，避免出现不可抗力的资料损害。

1.2 有利于提高人事档案检索能力，查阅更改都留痕迹

人事档案在融入信息化管理应用过后，能够在其日常使用当中充分融入数字化信息的管理应用，并且信息化能够完善对于不同种类资料的快速查询、检阅以及数字统计，有利于人事方面的决策处理能够予以准确完善。此外信息系统本身还可附带相应的搜索痕迹，因此对于人事档案的转入转出以及相应的修改操作，都可在信息记录上保留相应的留痕操作，从而完善人事档案的真实性以及事件修改的追溯性。

1.3 有利于人事档案的安全性和保密性

随着时代的发展推进，信息化技术的应用也同时兼顾相应的安全保密性，人事档案的管理应用可通过信息技术密码予以安全性的提升。此外工作人员还可依照自身的使用需求以及不同的访问需要，设定相应的权限需要，使得档案信息能够予以快速有效的完善和处理。企业还可依照档案数据的信息应用设定相应的管理人员进行安全性方面应用的管理监督，从而多方面的确保人事档案应用的安全性。

2 新时期人事档案管理信息化建设策略

2.1 营造人事档案管理信息化建设的精神氛围

随着时代的发展推进，信息化技术的应用也同时兼顾相应的安全保密性，人事档案的管理应用可通过信息技术密码予以安全性的提升。此外工作人员还可依照自身的使用需求以及不同的访问需要，设定相应的权限需要，使得档案信息能够予以快速有效的完善和处理。企业还可依照档案数据的信息应用设定相应的管理人员进行安全性方面应用的管理监督，从而多方面的确保人事档案应用的安全性。

随着社会大众越来越重视人事档案管理工作应用的重要性，信息化的应用建设改革也能够充分融入当下时代发展当中，成为人事档案应用操作的主要应用手段。此外，人事档案管理机构内部对于员工思想工作的培养和建设需要与时俱进，通过跟进当下时代的发展需求，使得人事档案管理的团队建设也能够符合信息化的建设优化，使得整体的管理系统能够予以现代化的确立。现代的智能化系统操作通过软件的应用优化，从根本上完善对于系统的自动化管理应用，使得人事档案管理工作能够朝向便捷化发展。

此外在团队内部的优化建设当中，营造良好的精神氛围有助于人事档案管理工作者能够深刻认识到信息化建设引进融入的积极性和优势，并能够在员工集体当中树立相应的指导思想，从而完善工作内容的优势作用。人事档案管理工作者作为人事档案本身项目的直接接触人员，首先其需要完善自身的档案意识，充分认知到工作的重要性，并能够强化档案管理整体工作的全面性。此外管理者应当对员工的学习思想进行相应的引导和创新，使其能够适应在当下新形势背景下的学习和工作，进而以更为创新积极的态度使得信息技术的应用更好的融入档案管理当中。

2.2 加强人事档案管理信息化建设投入

在人事檔案管理信息化建设阶段，通过加大对其发展建设的投入能够有效完善其产业链的健全发展，与传统的管理方式相比，信息化建设的发展投入在一定比例上能够占据更多高比例设备的信息化产业应用，因此，更能够符合当下现代化产业对人事档案管理建设的技术化应用要求。相关部门应当充分完善对于人事档案管理信息化建设的基础投入和硬件设备的完善，使得工作人员的整体工作环境以及工作效率能以更为现代化的标准要求予以呈现。

除此之外，在完善硬件设施的完善投入过程中，还应当加强对于人才的管理和培养，从而建立一支高效率化的发展队伍，以此完善档案制度的管理和信息化建设。管理者在日常人才培养过程中，应当对个人能力较为突出的员工进行重点综合能力的培养，积极利用其所能产生的应用价值并对人事档案管理建设投入应有的技术水准。此外现代化新趋势的到来也对人事档案管理的员工能力提出全新的挑战。其在管理方法的应用需建立在传统手法之上，还应当完善对于信息化技术软件的应用和操作，单位对于人才的培养和发展均需进行一定比例的投入，使其能够综合完善自身的职业道德素质。

2.3 促进人事档案一体化与共享化管理

在新形势的管理需求下，若想实现人事档案信息化建设的综合完善，则应当在现有信息操控的基础上实现一体化原则的技术管理，将传统的管理手法逐渐转变为现代化的技术应用，确立电子档案的形成和管理，有助于后续企业对于传统资料的调取和查看，也有利于档案的高效保存，此外，实行一体化的管理原则将会完善传统管理方式的应用弊端，在一定程度上实现人事档案资源共享的便捷化，计算机能够对其各个操作予以记录，使其整体的操作在透明化的阶段完成。

此外，人事档案资料涉及企业本身的内部发展，在完善信息化的基础建设阶段，还应当实现对于信息资讯的有效沟通，从而促进人事档案资料本身价值性的探索和开发。人事档案资料的管理本身会涉及企业各个部门之间的协调和发展，因此，在进行现代化建设阶段，还要完善各个部门之间的协调和沟通，以此使得人事档案的管理建设能够更为完善和具体。人事档案的数据内容需要不断跟进各个部门之间的调动和联系，使得单位在想要获得人事档案的第一阶段资料时能够第一时间获取。

3 总结

综上所述，人事档案工作现代化管理的进行，能够充分打破原有的发展弊端，通过引进信息化的发展建设，还能够促使档案管理效率的提升。但就当下整体发展技术而言，人事档案的信息化建设投入还是一项非常复杂，且艰巨的改善任务，相关企业应当依照现在新形势下的发展原则，完善对员工的个人能力培训，充分揭露传统管理模式的弊端，并有效引进现代化信息技术的建设，从而促进员工本身综合素质的提升。并且在当下发展阶段，通过分析信息化建设的投入需要，可以发现新情况建设能够弥补传统模式的弊端，能够加快人事档案资料的工作效率，对于今后企业的发展具有一定的促进作用。

参考文献

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