档案信息化建设的实践及思考

石艳芳

摘 要：在当前社会迅速发展的形势下，档案工作中的信息化管理是社会发展的决定性因素，在社会的服务方面可以将档案工作进一步提高。档案信息化、数字化处理已经成为未来档案工作发展的趋势。在技术创新的时代，更需要加快档案制度规范的建立和完善，使档案信息化建设在理论和制度保障下，更好更快地健康发展。

关键词：档案信息化;数字化;网络化;建设

近年来，互联网+、云计算、大数据的迅猛发展和广泛运用，为档案信息化建設提供了成熟的技术条件。在我国诸多单位中，尤其是档案信息建设方面工作进行了改革，加大了投入力度，对档案建设工作提供了诸多便利。比起传统的档案建设方式，在数字化、网络化的环境下，弥补了传统方式的不足，使档案建设的水平上升到一个新高度，也促进档案建设工作稳定发展。

1 档案信息化的概念

档案信息化的概念就是通过国家档案管理部门的规划、领导以及组织过程中，在管理档案的过程中进一步处理信息资源，管理当前发达的信息以及利用网络等资源的服务等开展工作。另一种方式来讲，就是管理的模式要将重点放在保管档案的实体项目上，主要形式是努力建设档案的数字信息，同时要将重心转变为社会服务上去。

2 档案信息数字化、网络化建设存在的问题

2.1 档案储存的保密性难以保证

随着网络技术的进步，网络安全也存在很大的威胁，档案文件的储存存在很大的安全隐患，保密性就成了重点问题。对于电子文件来说，不具有固定的形式，特定的字体以及签名等，由于特殊标记的缺失，资料很容易被修改，且修改起来比纸质文件还方便，保密性很难被保障，严重威胁着公安部门的信息安全。

2.2 缺少专业的档案建设人员

在数字化、网络化的环境下，档案的储存、管理是多种形式的，与传统的纸质档案管理有很大不同，储存技术存在很大的差异。对档案信息进行建设时，习惯于传统模式的工作人员，往往学历较低，知识面也比较窄，对档案知识缺少系统性的培训，未能跟上现代化的脚步。如果只是懂得计算机技术，又或者是网络技术的人员，在档案的建设原则、理论上的经验有所不足是不能做好的，因此，档案建设人员既要懂得数字化、网络化技术，又要掌握现代档案建设的相关知识。

2.3 档案信息化、网络化建设十分缓慢

档案建设是一项复杂又繁重的工作，要整理的资料很多。在传统的工作模式中，只是对纸质资料进行保存，不仅丢失的概率很大，也形成了浪费现象。如今，网络化技术不断发展，我们又迎来了数字化的时代，但是，档案建设工作还未能跟上社会的步伐，发展速度缓慢，电子文档还未能有效取代传统的纸质文档，信息建设也未能受到高度的重视，这就影响了档案建设水平的提升，也存在很多的漏洞。

2.4 体系不健全

和其他国家相比较，我国在档案信息化建设方面还没有较为健全的体系，这就形成可一定的差距，滞后的立法工作使得一些标准的建设存在困难，所以就使得已经出现的体系和标准和现实之间协调不好的现象。

3 档案信息化建设应采取的措施

3.1 提升服务意识

对着当前社会中日益深入人心的信息化建设，未来的档案管理服务也会被自助式替代，这已经成为人们的主流现象。人们对于档案资源的进一步需求，也会增加临时的阅读需求。这种临时的需求主要分为反应性和主动性两种类别，反应性主要是人们为了研究调查而查阅档案，主动性指在用户需要查阅档案之间就已经将答案准备好的需求。所以，档案信息化管理的服务意识是档案部门最基础的对策，也体现了信息化档案建设的优势。

3.2 制定合理的档案管理标准

在制定档案信息的建设标准时，首先要保证其科学性，符合国家的各类标准和相关规定。在标准化信息建设中，要充分结合公安部门档案的实际情况、管理特点等，对归档材料要严格把关，科学规整，从而实现档案信息资源的价值。此外，档案管理制度要定期进行修改，档案工作人员位责任制也要清晰明确，这样能保证档案信息的规范化管理。

3.3 统一原则

我国进一步实行档案信息化建设主要是想将这些信息资源进一步聚集起来，形成社会资源共享的良好态势，就可以更好地为人民服务，为社会以及各机关单位和领导服务。所以，在当前这个关键时刻，就要在档案管理方面形成统一的标准、规划以及规范等，将各自为政这种现象进一步取消。将工作的基本特点和规律进一步把握好，形成一定的原则，这样才能更好地开展信息化建设。坚持将开发档案信息放在首要位置，将文档管理形成统一的、协调的管理方式，同时要确保网络的安全性。

3.4 做到“3个并重”

随着当前不断加深的信息化，档案建设也要走出传统的老套管理，要梳理创新的形象，将创新和改革进一步提高，做到“3个并重”。首先是将硬件和软件并重建设。将应用管理和软件的跟进进一步提高，提高工作人员自身的素质，这就能更好地发挥档案信息化的成效和效益。在建设硬件之后也要更好地培训员工素质，进一步进行辅导，创造良好的氛围和环境，这就可以解决员工不适应的现象。其次是将职能调整和资源整合并重。科学地整理资源和档案的分类、收集、利用以及更新，将部门之间的封锁和垄断进一步打破。在保密原则下，将可以对人们公开的资料、数据以及政策等档案进一步整合，将人们查阅的最大效益发挥出来。再次是防范和拓展相结合。将共享信息、管理虚拟系统以及安全的维护放在首要的位置，在拓展建设信息化资源的同时，将网络安全以及防止电子病毒侵入的有效措施进一步实施，同时要采取防范措施，消除信息安全隐患，这样就可以可靠并且安全地确保档案信息化建设有效发展。

通过完成文书档案数字化加工处理和档案信息化建设，实现数字档案一体化综合管理，建立一套完整的电子化文书档案管理流程，方便业务、工作人员快速检索、打印、查阅档案，为城市执法大队档案信息化建设的持续推进积累丰富的实践经验，加快档案信息化的建设步伐，为早日实现数字化档案馆（室）建设奠定可靠数据和技术基础。我们要清醒地认识到档案信息化建设的飞速发展对行业变革的影响，找准差距，绝不能以狭窄的眼光关注档案工作的开展，要充分提高对档案的价值认识，提高档案管理人员的信息化水平，不断加强自身对档案业务知识的学习，提升驾驭新技术、新模式的能力。

参考文献

[1]赵锟.机关档案信息化建设的实践及思考[J].档案，2019（12）.

[2]李欣.“互联网+”思维下高校档案信息化建设研究[J].兰台内外，2019（25）.

[3]马丽萍.地质档案管理实践与思考[J].兰台内外，2018（06）：47-48.