新时代企业档案信息化建设问题与对策探究

张琳琳

摘 要：在21世纪，我国已经全面步入到大数据时代，档案信息化领域的应用也逐步深入，并获得了档案界学者长期关注。新时代带来新要求，各级各类档案面对海量数据信息，急需更加完备和先进的档案智能管理系统。从国家政策层面以及基础档案工作需求层面，都急需档案信息化的理论和应用的进一步深入研究和发展。

关键词：企业档案;信息化;问题与对策

对于档案信息化建设而言，其实是一个较为抽象的概念，其主要是把传统的档案管理方式变为信息化管理模式，从而实现数字化档案管理以及网络化档案管理，并将档案工作的信息传递、接收、存储等过程与信息达到共享。换一句话来说，档案信息化建设主要就是适用信息技术提高档案现代化水平，对档案管理的新情况、新原则进行相关思考，从而确立网络环境中档案管理和档案服务的基本方法，实现档案信息的社会化服务。

1 档案信息化管理概述

近些年，伴随着科学技术智能化的高速发展，也加快了档案信息智能化管理的进程。同时建立现代化的档案管理室也为档案实现信息化提供了条件。以现代化的智能手段代替传统意义上的档案管理模式，以高效的智能化管理代替现有的纸制化保存，才是档案管理实现信息化的关键。档案信息化管理的含义是将图形影像、书本等纸制文件通过摄影、数据信息处理技术等，实现科技化、智能化，最终提高档案的利用率和快捷性。档案运用信息化管理模式，实现标准化、专业化，使档案信息更加清晰化，最终实现资源的共有化。

2 企业档案信息化建设问题

2.1 制度建设有待加强

在大数据环境下，企业要推动档案信息化建设，必须要重视工作制度建设，实现工作的规范化。遗憾的是，不少企业并没有认识到制度建设的重要性，现有的工作制度往往不够完善，特别是缺乏与新技术应用相关的内容，指导性不强，企业档案信息化建设水平普遍不高。此外制度执行力度也不强，如有的企业没有把项目文件的形成、收集和管理纳入建设项目之中，档案完整性得不到保障。

2.2 档案存儲系统不完善

大数据的四个显著特点决定了其技术应用平台的特性。一方面，档案管理系统面对大量数据应当具有足够的缓存空间，即具有高度的可扩展性，不过，当前集中式的数据存储和管理系统价格昂贵。另一方面，系统需要适应数据资源激增的情况，但目前的系统还不能完全适应。因此档案存储系统还不完善，“价廉物美”的系统有待开发完善。

2.3 技术型人才短缺

想要将档案信息化管理制度进行合理的建立健全，就需要具有良好信息技能的高等人才进行创新的融入。人才是企业的发展中赖以生存的基础，但是在部分调查结果中显示，企业在档案管理方面，尚未认识到人才的重要性，简单地认为档案管理工作人人都能做，这就导致档案信息化技术型人才的短缺，管理人员的基本技能不足，素养不够，在进行问题解决的时候考虑得不够全面。

3 新时代企业档案信息化建设优化对策

3.1 转变传统档案管理模式，强化档案信息化管理手段

为了使档案信息化应用达到较高的效率，企业要予以重视，加强对相关工作人员的培训，使他们的思想观念发生变化，调整服务态度，构建更加合理的管理模式，调整传统的档案管理思想，提高应变能力，形成主动服务的意识。要认识到我们处于信息技术迅速发展的时期，作为档案管理人员要提高自身的综合素质和水平，具有较高的时事热点信息的搜索能力，并且还要提高整合力度，主动提供资源信息，档案信息管理向着科技术和现代化的方向发展，把更具价值的信息内容提供给社会。还要注意的是企业在进行档案信息化管理建设时，要把电子软件应用于其中，对信息内容进行有效的检索，使档案管理更具规范性，增强档案管理的安全性和使用的有效性。

3.2 提升档案信息利用率

将档案信息化管理加以运用就是为了全面提升档案的利用率，从而促进各方面工作的开展与提升。档案入库、记录档案资源、对档案信息进行保存只是过程，档案资源的有效利用并体现出其价值才是档案信息管理的目的。通过信息智能化手段的有效运用，将档案的价值在最大意义上体现出来。将智能化的手段、数据库、网络资源融合运用到档案信息化管理中，档案管理人员和使用档案者均可以随时随地的进行档案资料的管理和对档案资源的利用。通过将档案整合并运用信息化的管理模式，可以方便使用者随时查阅档案资料，充分发挥档案智能化带来的成效。

3.3 实现文件信息共享

目前，我们已经进入到了大数据的时代，为了方便相关人员的工作，我们需要加大对档案信息的共享。在对文件信息共享时，我们可以利用先进档案管理软件对其进行管理，这也是保证信息资源共享的基础性条件。然而，在档案信息共享的时候，我们要以档案信息安全为前提。大数据的到来，不仅给我们的工作以及生活带来了更多的便利，同时也带来了一定的困扰，网络安全就是最为常见的一种。所以说，相关部门要确保档案信息不被犯罪分子窃取，就要进一步加强对安全方面的建设。

3.4 加强档案数字化资源建设

为了把高质量的信息化服务提供给社会和需要者，对于档案数字化资源建设工作必须要予以高度重视。档案馆的基础软硬件设施必须要完备，并且把现代多媒体、3D等高科技技术应用于其中，使纸质档案信息资料逐渐实现电子化，并构建出立体展示平台，具有多方位多功能，可以提供视觉、听觉等不同的试听感受，数字化资料文献更加具有带入感和真实性，提供的信息化服务具有更强的吸引力，更加全面和完善。需求者不受时间和空间的限制登陆到网络平台，即可完成对所需档案资料的查询。

3.5 提高档案管理人员的整体素质

21世纪是科技生产力的时代，人才是知识载体，更是档案管理信息化建设的主力军。因此，应有意识地组建高素质的档案管理团队，以档案管理人员的素质巩固档案信息化的基础。培养更多的高级档案管理人员，掌握日益更新的信息知识和技术，推进档案信息现代化发展。档案管理信息化是大势所趋，要提升档案信息化管理水平，应着重打造高素质的档案管理队伍，对现有档案管理人员进行知识的补充和专业技能的培训。档案管理部门需加大对档案管理人员的培训力度，例如在每年特定的时间邀请行业专家到单位对档案管理人员进行指导，依照单位的实际档案管理内容设定科目，让员工对专业的管理知识和技术有进一步的了解和掌握，并将所学技能应用到工作中，改变传统的工作模式。信息化的高速发展，高素质的档案管理人员才能紧跟科技发展趋势并运用档案管理方面的知识，促进档案管理信息化的发展。因此，引进掌握新技术的档案管理复合型人才尤为重要。无论何时，人才是档案管理工作的核心，只有提高档案管理人员的整体水平，才能够推动档案管理信息化发展进程，早日实现真正的档案管理信息化。

4 结语

企业档案管理信息化建设不是阶段性的发展，而是要根据社会信息的不断变化进行持续更新的长久性工作。企业的档案工作管理者应该树立良好的创新观念和服务意识，积极地克服信息化转型中的困难，实时地了解社会、时代变迁的过程及其发展的需求，使得档案的信息化管理工作能够达到理论结合实践、时代结合创新的发展势态，使信息资源能够服务于企业，服务于社会。

参考文献

[1]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016，14（5）：115-116.

[2]陈志文，方凤英.浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J].经营管理者，2014，11（12）：148-149.