电子档案与纸质档案并存发展的思考措施

余菊

摘 要：伴随着信息化时代的来临，信息技术逐渐渗透到生活和工作的各个方面，正在逐步打破传统模式，建立全新的生活、工作模式。档案管理工作也正面临着传统纸质档案向电子档案转变，纸质档案与电子档案并存的现状。在当前的档案管理工作中，该如何妥善处理传统纸质档案与现代电子档案的关系，推动档案管理工作朝着现代化、信息化发展。本文将通过对传统纸质档案、现代电子档案优缺点进行客观分析，阐述两种档案共存的必要性，并进一步提出促进两种档案长期共存、优势互补、共同发展的思考措施。

关键词：传统纸质档案;现代电子档案;优缺点分析;互补共存;思考措施

科技的快速发展，推动着信息技术正不断推动着生产方式的变革。信息技术为档案管理的现代化发展提供了必要的技术支持，促进档案管理工作逐步向着信息化、技术化发展，档案管理正从手工管理朝着信息化管理过渡。当前，两种档案管理技术都具有不可忽视的历史价值，加强对两种档案管理方式的完善，有助于推动档案管理工作的现代化、多元化发展。

1 纸质档案优缺点分析

传统纸质档案，是在对相关的信息进行了收集、筛选、整理、分类、归档等一系列工作后，由专门的管理机构专人管理的一种信息载体。在漫长传统档案管理中形成了不可替代的优势。首先，传统纸质档案的收集整理需相关的档案管理人员对档案的信息进行整理、核对、确认，有效的保证的档案信息的有效性与真实性，同时也一定程度上保持了档案所具有的法律效力;其次，传统纸质档案具有较高的文化价值。纸质档案作为信息资料记录的载体，会随着时代的发展，成为见证历史变化的珍贵文字、图像资源;再者，传统纸质档案管理对专业素养要求较低，档案管理人员不需要具备较高的业务能力和技术水平。与传统纸质档案的有点并存是其自身不可忽视的缺点，第一，纸质档案需要大量的纸质材料作为信息记录的载体，因此在保存中需要占据较大的储存空间，并且对所存放空间的湿度、温度较高，然而在满足储存要求后，还存在着一旦损毁将无法恢复的情况，一旦发生火灾或者储藏室漏水，纸质档案被毁坏，相关的信息就将不复存在，珍贵历史信息也将消失殆尽。第二，传统纸质档案查询、利用不便，短时间内难以准确找到多需要的档案信息，大大降低了档案信息的利用效率和历史作用。

2 电子档案优缺点分析

快速发展的现代信息技术，为档案管理的现代化发展提供了可能。现代电子档案管理以其无可比拟的先进性和高效性，在档案管理的工作中占有不可替代的地位。第一：电子档案管理模式促进信息查询、获取、利用、共享等更为便利快捷，档案信息的利用率增加，档案资料的价值在更大程度的开发、更深广度的利用;第二：相对于纸质档而言电子档案保存便捷，占用空间小，而且档案信息的查询速度快，能够及时快速的对档案信息进行更新和补充完善;第三：电子档案的保存更为安全，对保存环境的要求降低，有效的避免到了外界环境对档案内容造成的不可逆转的损毁，同时还进一步的避免了档案资料的丢失。众所周知，新技术的产生与应用，不是一蹴而就的，需要不断完善升级才能满足生产发展的需求，因此，电子档案技术在实际应用中也存在不足，主要体现在档案信息的安全性上。当前网络完全受到黑客技术的威胁，一些机密信息一点被黑客窃取，并恶意利用，就将对国家和社会产生不良影响。除此之外，电子档案以计算机为载体，并产生严重依赖性，无法独立存在，一旦计算机出现故障或收到恶意更改，档案信息的储存将面临严重的威胁。

3 两种档案管理模式并存的必要性

两种档案管理模式并存，是由两种档案管理模式的优缺点所决定。通过上述对传统纸质档案和新兴电子档案各自优缺点的分析，不难发现，两种档案管理模式在一定程度上相辅相成，更好地促进当前档案管理平稳发展，有序改善。在两种档案模式的共存中，充分发挥纸质档案的安全可靠的优势，弥补电子档案受到黑客威胁的不足;通过对电子档案高效快捷的开发利用优势，完善纸质档案信息利用率的现状。由此可见，将两者的优势充分开发，能够有效的“补短板”，促进档案管理工作有效推进，有序改善。

4 两种档案模式并存发展的思考措施

4.1 实行“双模式”发展并存

在当前传统纸质档案与新兴电子档案实行并存发展，需要根据两种档案管理模式自身的优缺点，因地制宜，制定出符合各自的管理措施。在传统纸质档案与现代电子档案之间搭建起相互联系的桥梁，促进不同载体的档案信息相互转换，在满足信息获取、资源共享需求的同时确保档案信息的安全性，更好地为档案信息查询者、利用者提供高效便捷、优质真实的档案信息服务。

4.2 提升档案管理人员专业素养

面对当前传统纸质档案与现代电子档案长期并存的新趋势，档案管理人员需要不断适应档案发展的特点，不断充实自身的专业理论知识，提升自身计算机应用专业技能。在实际工作中，灵活运用各项档案管理技术，推动档案管理模式的改进，促进档案管理工作朝着多元化、现代化发展。

4.3 加强档案管理基础设施建设

无论是传统纸质档案还是现代电子档案，对在一定程度上对资料保存空间、设施上有一定要求，如此一来才能更好保证档案资料的安全性、完整性。传统纸质档案存在着，随着时间推移，对储存空间需求逐渐增大的特点，同时对储存空间的外在环境的温度、湿度要求较高，就给档案管理人员，引进相关设备除湿、防潮、防火、防盗，保证纸质档案资料不发霉、不失火、不被盗取，信息记录清晰、资料保存完整。而对于现代电子档案，以光盘作为主要载体，虽然不需要较大的储存空间，但是对电子设备、计算机系统却要求较高，需要档案管理工作人员配电子扫描仪、复印机以及档案刻录所需的光盘等现代化电子设备。

4.4 同步归档，两种模式并存发展

面对传统纸档案与现代电子档案在未来一段时间将长期共存发展新形势，档案管理人员应当将档案安全管理和档案的有效利用，作为工作的出发点和落脚点，对各类有价值的档案内容，进行充分的记录，实现两种档案管理模式优势互补，提升档案资料利用价值，促进档案信息的高效共享，这一切的实现是建立在对纸质档案和电子档案共同归档的基础上的。档案管理工作人员通过对纸质档案的扫描、复印，将纸质资料向电子信息转换，保存;同时，将电子档案的部分重要信息，通过复制、打印，将电子信息转化成纸质文件进行保存。进一步促进传统纸质档案与现代电子档案之间的联系与互补，有效提升档案信息的安全性，保证档案信息的完整性。

5 結束语

综上所述，传统纸质档案与现代电子档案，将会在未来很长一段时间共存发展。因此，档案管理工作人员需要在实际的档案管理工作中，明确纸质档案与电子档案的优缺点，并根据这些优缺点，进行优势互补;同时不断提高自身的专业业务素养，满足日常管理工作的现代信息技术要求，更新补充相应的现代信息设备，改善档案资料的保存环境，从而促进纸质档案与电子档案管理工作稳步更新，推动档案管理工作逐步向着信息化、网络化、安全化发展。

参考文献

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