如何提升烟草企业人事档案管理工作的质量

王强

【摘要】本文基于作者自身的实际工作经验与学习认识，首先简单分析了烟草企业人事档案管理的重要性，然后就如何提升烟草企业人事档案管理工作的质量，提出建议，以期能为相关工作的实践提供参考。

【关键词】烟草企业;人事档案管理;策略

当前，烟草企业不仅要做好自身的生产、运营工作，同时还要重视人事档案管理工作的开展，将其作为一个关键的课题，积极加强相关的研究、探讨与实践，深入认识人事档案管理的重要性，并改进、优化人事档案管理措施，提升人事档案管理工作的质量，如此才更有利于企业的发展。

一、烟草企业人事档案管理工作的重要性

（一）为企业人力资源管理工作提供重要参考和依据。通过人事档案管理，能够为企业人力资源管理的推进，提供翔实、丰富、完整的参考和依据，为企业决策层的人员选拔工作提供重要参考，并以经过严格核实和员工自己确认的历史记录和真实数据，为人力资源管理工作的客观性、合理性乃至公平、公正性提供保证，从而促进企业的人才队伍建设。

（二）为企业行政管理工作提供重要辅助和支撑。行政管理是烟草企业整体运营管理的主线，一切生产经营工作、计划落实，都依靠行政管理的高效运作，可以说企业的行政管理工作效率越高，企业的生产运营效率也就越高。而通过人事档案管理，则能够为企业行政管理工作的开展提供具有较高价值的资料和数据的辅助支撑，如行政管理工作决策，在很多时候需要结合企业员工队伍的年龄、性别、参加工作时间、工作履历、学历、专业技术职称、行业内的职业技能等级等具体情况，这时候高质量的人事档案管理，显得至关重要。

（三）为企业生产资源的优化配置提供重要支持。科学、合理的资源配置，能够提高企业的生产效率、生产质量以及经营效益。对于烟草企业来说，其生产资源主要包括了技术、设备、设施以及人才，其中又以人才为最主要的生产资源，对企业的生产和经营影响最大。通过严格审慎的人事档案管理，能够帮助企业更加客观、准确地分析、辨别、认识和评价人才，更为全面和准确地把握人才多个维度的素质、能力、特长，从而结合行政道、专业技术道、职业技能道、先进模范道“四道”建设，对他们因才施策培养和任用，实现企业合理的人才梯队建设目标，达到优化企业生产资源配置，提高企业生产效率、生产质量以及经营效益的目的。

二、提升烟草企业人事档案管理工作质量的策略

（一）提高对人事档案管理的重视与投入力度。一方面，近年来行业越来越严格的规范经营要求和不断提升的年度税利目标任务，使烟草企业尤其是烟草商业企业的烟草专卖执法和卷烟销售工作面临前所未有竞争态势和压力，烟草企业的规范意识、竞争意识越来越强，在符合规范性要求的前提下，不断从各方面增强自身的市场竞争力，以适应日趋激烈的市场竞争形势，但大多数烟草企业将自身竞争力建设集中在办公以及执法的技术、设施、装备的配备以及多方位开展市场营销工作方面，忽视了其他因素对自身市场竞争力的影响，如在人事档案管理这一块便是如此。针对这样的问题，当前的烟草企业领导、管理人员，必须要开阔自身管理思想、管理眼界，用更加宏观的思维来思考竞争力建设问题，尤其要认识到人事档案管理可能对企业人力资源管理、生产资源配置優化带来的影响，这些都关系到企业市场竞争力的高低。从而提高对人事档案管理的重视与投入力度，在工作环境、条件、人才、制度等等方面，予以改进和完善，营造良好的人事档案管理工作氛围，切实、有效地推进人事档案管理工作。

（二）健全人事档案管理工作方面的制度建设。烟草企业人事档案管理工作的规范、有序推进，必须要有制度的指导、规范与约束，这一点是非常必要的，因为只有以明确、科学且具有操作性的制度作为依据，各项人事档案管理工作才能更为有效落实。烟草企业应当明确人事档案管理的内容，如职工履历表、干部履历表、工作鉴定、学习鉴定、年度考核表、毕业成绩表、职称评定审批表、已发表论文和科研成果材料、政治历史审查资料、体检表、工会会员登记表以及有价值的学习总结体会等，都必须囊括在内，尽量详细、翔实。同时还要以《档案法》以及其他的相关政策为基础，结合自身的实际工作情况，对人事档案管理在信息收集、整理、编撰、保管与挖掘、利用等各个工作环节的标准，制定详细而明确的规定，乃至档案的保管期限、保密、调阅、销毁等，都需要进行相应的工作标准、要求说明，为档案管理工作的实践提供指导。所有的档案管理工作制度一经确定，便需要严格执行、落实，一旦出现违规行为必须严肃处理和纠正，从而切实提高档案管理的规范化水平。应当建立明确的人事档案管理工作责权体系，将相关的工作职责、责任、权利等，细化到各个档案管理工作岗位，并制定相应的工作标准、考核指标，最终保证人事档案管理工作得以规范、有序和高效推进。

（三）优化人事档案管理工作的环境、条件。为了能够更好地开展烟草企业人事档案管理工作，我们必须要尽力优化人事档案管理工作的环境、条件，例如至少要设立专门的人事档案管理工作室，与其他企业档案的管理严格区分开来，室内要严格控制温度、湿度，注意防水、防火。另外还要配置符合当前档案管理工作需求的各类信息化设备，如计算机、监控设备、扫描仪、局域网，以推进人事档案管理的信息化进程，提高人事档案管理的效率与质量。

（四）尝试对人工智能和大数据技术的应用。当前，人工智能与大数据技术已经日趋成熟，并且已经被应用于多个社会行业、领域中，发挥了突出的作用。在如今的烟草企业人事档案管理工作中，我们应当积极尝试对人工智能和大数据技术的应用，例如可以通过该项技术，将企业的发展战略规划、人事档案信息整合起来，进行全面、深入的分析，评价当前企业的人力资源现状，有哪些优势、哪些不足，应当如何进行人才的引进、培养和调整等等，为企业人力资源管理工作的开展和生产资源的配置优化，提供科学的参考依据，真正体现出人事档案管理工作的现实价值。

（五）加强对档案管理工作人员的教育、培训工作。除了上面所提到的几点之外，烟草企业还必须要加强对档案管理工作人员的教育、培训工作：一方面，要提高他们的责任意识、职业道德，使其能够认识到自身工作的重要性，严格自律，严谨细致，坚持原则，端正自身的思想、态度，真正履行好自身工作职能;另一方面，要提高他们的业务能力，不仅要在档案管理方面具有全面、深入的知识了解、能力掌握，同时在档案管理信息化操作技能方面，也必须要熟悉，这样才能使其更好地适应当前的档案管理工作环境、条件，使其胜任力他们的工作，保证人事档案管理工作的质量。

三、结语

人事档案管理是烟草企业的一项重要工作内容，必须要引起企业的关注和重视，应当在认识人事档案管理重要性的基础上，通过对管理工作措施的策略优化，提升人事档案管理工作的质量，体现人事档案管理工作的价值，以促进企业长远、稳定发展。

【参考文献】

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