事业单位人事档案信息管理数字化和网络化研究

薛辉

摘 要：信息技术的普及催化了事业单位人事档案管理活动的信息化建设，通过先进的信息技术、网络技术让档案资料的收集、整理、存储和查询更加快捷、便利和高效，不仅能有效地协调单位各部门之间的关系，确定统一的工作目标，提高单位的整体管理水平，也能为单位的持续发展筛选、储备和配置大量的人才，提高对人才管理的有效性和实效性。但若想实现工作的数字化、网络化建设不仅要有科学、合理的管理模式、网络化的管理系统，也要有合格的管理队伍，全面提升人事档案管理工作的质量和效率，保障单位的进一步发展。文章就详细论述了人事档案管理数字化、网络化发展的必要性，并从管理意识、管理队伍、服务体系等方面入手，提出系列可行举措，作为工作的参考。

关键词：人事档案管理;数字化;网络化

1 引言

随着市场经济的不断深入、科学技术的普遍运用，事业单位在开展人事管理档案工作的过程中也顺应了时代的发展规律，积极调整了工作思路、工作方向和工作策略，以便更好地满足单位发展的需求。其中最显著的就是充分利用了信息技术和网络技术，逐渐完成管理活动的信息化、数字化和网络化建设，从而实现档案管理工作的转型与升级，让这些有价值的档案资源得以长久的保存，并不断的延伸档案的发展空间、查阅方式，拓展其发展方向，加之人事制度改革的不断深入，档案服务的对象及需求也呈现出了巨大的变化，而这些都需要单位做出转变，加大对档案的信息化管理力度，从而让其更好的服务于职工的发展、服务于单位的发展。

2 人事档案信息管理中数字化与网络化发展的必要性分析

2.1 从数字化、网络化对事业单位人事档案管理的要求分析

随着社会经济的发展和进步，人们的意识和需求表现出了明显的多样化特点，再加上人事制度的改革，传统的工作模式弊端显著，因此从这个角度分析，服务对象的多元化、需求的多元化迫切需要更加快捷、更加有效的工作方式来代替传统的人工管理模式，省时省力，还能最大限度确保档案资源的真实性、完整性和安全性。

2.2 从传统管理与数字化、网络化模式的对比分析

传统管理模式一般都是通过人工来操作的，极易出现人工操作的失误。事业单位也是有多个部门组成，每个部门都有自己的工作范围、工作内容和需要的工作人员及岗位特点和需求，档案管理工作就是一项浩大的工程，何况在这其中还会不断地有新人加入、有岗位调动等客观情况，因此在部门之间交接或者部门内部整理的过程中都或多或少会出现一些问题，导致档案的真实性、完整性和安全性得不到有效地保障，并且也由于存储空间的限制，一些时间久、价值较低的档案会被销毁，一旦用到则无从查起。另外，纸质材料容易受到天气、自然灾害、时间以及人为的影响而出现变潮、磨损、毁坏等现象，管理人员不得不更换纸张、重新收集和整理，耗费的不仅是纸张等物质财产，还有大量的人员去操作，无疑就加大了单位的经营成本;而部分档案资料是需要多次传阅或者多次复制的，这也需要花费大量的成本[3]，并且这种成本是无限增多的。

但数字化、网络化的管理模式则无须担心会出现这样的情况。一方面它有效的衔接起了单位各部门、各项管理活动，实现了信息资源的整体性和共享性，确保信息的完整、真实和丰富性，办公人员只要在按照单位或用户的需求、结合基本信息进行线上操作，就会快速的查询到所需档案，或者补充一些信息等，同时也由于空间占有率小而得以长久的保存。另一方面，单位只需购置相应的管理设备、配置专业的人员即可，虽然也是被纳入经营成本中，但这仅仅是发生在前期阶段，后续只需要投入维护成本即可，这样核算下来，成本要少于传统模式，因此基于节约成本理念，数字化、网络化的建设是必然的。

3 事业单位人事档案信息管理数字化和网络化的实现路径

3.1 从数字化和网络化的建设角度分析

首先要提高管理意识。单位需要根据人事档案数字化建设的实际情况、单位的发展目标以及对档案管理工作的要求，制定完善的档案管理目标，突出管理重点，明确设置人事档案岗位管理职责，建立健全人事档案资料的安全管理责任机制，从而保证信息资料储备的安全性[1]。其他部门也要做好协调和配合工作，以此为档案管理的数字化建设营造出良好的环境。其次，需要一定的信息技术设备予以支撑。数字化、网路化需要的载体是计算机、其他的信息设备及相关的计算机技术、网络技术，因此单位要根据工作需求以及单位的发展情况，购进充足的设备，确保各项管理工作的有序进行。比如计算机、扫描仪、打印机等。其次，要根据工作需求，科学、合理的设置各个管理软件的功能模块，完善服务体系。相关部门要将数字化与网络化技术联系在一起，创建先进的业务系统，保障自动化管理工作的顺利开展[2]。首先管理机制要先进。比如在薪资调整方面，单位就可以根据该员工在工作中的奖励数据信息、履职及工龄数据与资格证书等数据信息等，构建先进的管理系统，形成整体之后便于管理，让薪资系统的使用水平得到提高。再次，在单位内部要建立完善数据信息库，并针对单位部门、人员众多的情况，每个部门要有不同的编号，将该部门的人事档案输入到计算机功能模块下的对应编号中，然后再集中将这些不同的编号及文件都汇总在这个大数据库中，并要根据档案信息的重要程度、涉及的内容等进行分类，便于整理和查找;应该采用数据备份的方式，避免数据档 案信息的丢失。在系统应用过程中，要加强系统的防御能力，避免档案资料泄露[4]。

3.2 从数字化和网络化的维护角度分析

首先，需要强化队伍建设。档案管理人员的能力直接决定着档案管理工作的质量，因此单位要清晰地意识到管理人员的重要性，要针对数字化、网络化的建设要求来培养管理人员。比如单位要定期举办教育培训活动，鼓励管理人员积极参与，学习新的档案管理知识、技术和管理理念，最重要的聘请或委托计算机专业的讲师、教授等来单位进行现场授课，让管理人员学习相应的计算机知识和技术，并在实践操作中考核和锻炼他们的信息化操作能力，这样就有效的将理论与实践联系了起来。但在这个过程中仍然要重视传统的管理技能，在挖掘传统技能的同时融入信息技能，充分做好人事档案的纸质和信息化管理双重任务[1]。其次，技术人员要根据所学知识、根据逐渐提高的工作要求，要定期對相关软件进行升级，从社会科研机构或者有资质的其他社会组织中购买与工作匹配的软件，以此扩大服务内存，提高工作效率;定期对所使用的各种信息软硬件设备进行“大扫除”，做好安全防护措施，杜绝病毒的侵蚀，全面保障网络环境的安全。

4 结语

事业单位人事档案管理的数字化、网络化建设既是时代发展的必然趋势，也是单位档案管理工作转型升级的内在需求，更是事业单位实现可持续发展的必要手段。因此单位要重视档案管理工作，在全面认识数字化、网络化内涵的基础上不断吸收新的知识和技能，引进先进的管理理念，建立更加完善的网络系统服务体系，全面提高档案管理工作的质量和效率，使其成为推动单位持续发展的有力推手和保障。

参考文献

[1]刘倩.事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化探析[J].兰台纵横，2017.4.

[2]景春玲.事业单位人理事档案信息管理的数字化与网络化分析[J].经济与管理，2018（03）.

[3]马晓红.关于提高事业单位人事管理效率的研究[J].财讯，2018，000（009）：169.

[4]项耿政.试论事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化[J].信息与电脑，2018（21）.