城建档案纸质档案与电子档案并行管理的策略研究

方虹锦

摘 要：信息化时代背景下，城建档案工作发生翻天覆地的变化，尤其是在电子档案管理模式下，有效弥补了传统纸质档案管理存在的查询不便、信息更新不及时等问题，但是在真实性、可靠性方面，纸质档案管理优势更加突出。为进一步提高城建档案管理效率和质量，就需要采用有效措施推进纸质档案与电子档案并行管理，使之更好服务于各项城建工作开展。基于此，对城建档案纸质档案与电子档案并行管理措施进行研究。

关键词：城建档案;纸质档案;电子档案;并行管理;策略;研究

随着城市信息化建设和电子政务工作不断推进，城建档案管理也要紧跟时代发展步伐，对现代信息网络技术加以应用，使电子档案成为纸质档案的重要补充，在充分发挥各自优势的同时，促进纸质档案与电子档案更深层次融合，并推彼此完善和发展，使之成为一个有机的整体，并为城市规划和建设提供重要数据支撑[1]。本文联系城建档案纸质档案与电子档案并行管理必要性，分别阐述了纸质档案和电子档案应用优势，并提出几点极具针对性的并行管理策略，以供参考。

1 城建档案纸质档案与电子档案并行管理必要性

信息技术不断发展下，城建档案管理工作出现新的变化，在进行资料收集、整理和管理时，主要依靠电子档案实现，不仅提高了档案管理工作效率，还推进了档案管理信息化、规范化进程。与纸质档案相比较，电子档案应用优势更加突出，但是通过纸质档案可以真实反应实际历史情况，并且对电子档案和纸质档案进行深入分析，可以发现两者之间存在十分紧密联系，若是将两者有效结合起来，对其实施并行管理，不仅可以有效满足城建档案管理现实需要，还能够实现不同档案管理模式优劣势互补，并为实际城建工作更好服务[2]。但是从实际情况来看，有着一些工程档案资料工作人员，没有充分认识到纸质档案、电子档案管理优势特征，在开展并行管理时也没有联系实际，采取科学有效措施，促进纸质档案与电子档案深度融合，还需要从树立并行管理思想意识、提高档案人员专业业务技能、建立健全档案管理制度等方面着手，以提高城建档案并行管理水平。

2 城建纸质档案与电子档案应用优势分析

2.1 纸质档案

纸质档案在城建档案管理工作中应用时间最为长久，该种管理模式应用优势主要表现为：1）资料原始和真实，采用纸质档案对城建信息资料进行记录和保管，一旦形成完整记录后期进行修改比较困难，可以保证原始数据内容真实性，若是使用电子档案进行资料保管，可以直接通过计算机对原始信息进行变更，在档案信息资料完整性和安全性方面也无法进行可靠保障;2）表现更加直观，针对不确定的内容资料，不会在纸质档案中体现，并且纸质档案信息表达也更加直观，阅读和使用也更加方便;3）更具有权威性，在开展城建档案管理工作时，针对纸质档案记录内容需要进行承认和鉴定，并且在详细检查和验证以后需要进行签字和盖章，以保障档案权威性，并指导各项城市规划和建设工作顺利开展[3]。

2.2 电子档案

在信息技术不断发展背景下，电子档案在城建档案管理工作中得到十分广泛应用，并体现出以下特征：1）档案载体多样，城建电子档案在载体上可以根据自身需求和实际状况，对光盘、磁带等形式进行选择和应用，一方面打破了纸质档案单一载体形式，实现了电子档案载体多样化;另一方面电子档案容量比较大，并且档案体积比较小，进行储存和保管所占用的空间较小，可以妥善解决纸质档案管理空间严重不足问题;2）处理更高效，使用电子档案对城建资料进行保管，在处理上可以通过计算机快速实现，并且进一步优化档案管理环节，不需要在对档案进行分类和存档，使城建档案管理更加科学和有效，实际工作中需要使用档案资料，只需要进入数据库搜索就能够获得;3）不易被损坏，相较于纸质档案管理易受到温度、湿度等因素影响，而出现档案资料被破坏情况，电子档案可以更好保证资料完整性[3-4]。

3 城建档案纸质档案与电子档案并行管理策略研究

3.1 树立崭新档案管理理念

由于纸质档案管理模式在城建档案工作中已经应用十分成熟，相应工作人员也已经充分掌握纸质档案管理工作内容及要求，并能够结合实际快速完成档案资料收集、整理、归档等工作。但是对于电子档案管理模式，受到传统纸质档案管理影响，对档案管理工作内容及方式掌握不够牢靠，还需要树立崭新的档案管理理念，并充分认识到纸质档案和电子档案应用优势，并在实际工作中掌握正确操作技巧，促使城建档案管理水平提高。

3.2 健全档案管理制度

通过对城建档案管理制度加以完善。可以使管理人员开展工作更加有序和规范，尤其是电子档案和纸质档案管理方式具有各自应用优势，在实际应用时为避免出现冲突情况，就要仰赖较为完善的管理制度，促进各管理环节进行有效调节及优化，在充分发挥不同档案管理模式价值的同时，使两者获得融合统一发展。与此同时，在纸质档案和电子档案并行管理过程中，计算机管理作为核心内容，在管理机制上也要有所侧重，而不是沿袭传统档案管理机制，需要紧跟城建档案管理发展趋势，对档案管理体系进行科学调整，通过对基础统计、数据库管理、信息存储等标准制定以后，可以保证城建档案真实性和完整性，相应管理水平也会得到极大提高[4]。

3.3 创新档案管理模式

新时期开展城建档案管理工作，需要积极汲取以往档案管理工作经验，并在此基础上对纸质档案和电子档案并行管理进行优化创新，并结合实际工作需要，对档案管理模式及方法进行延伸和拓展，使一些管理环节可以得到简化，如：针对档案整理、归档环节，可以充分发挥计算机、系统软件等作用，快速实现分档和文件转移，整个工作效率也会得到提高。与此同时，在档案管理内容方面，虽然电子档案管理规律更加突出，但是在并行管理时也要适当融合纸质档案，以达到弥补不足目的，而针对相同内容的档案需要同步进行归档，既能够对档案资料进行完整保存，还能够保证档案资料真实性。

3.4 提高管理人员综合素质

城建档案事业的发展，需要仰仗在各工程建设中，所有档案资料管理人员的默默奉献，并且管理人员综合素质高低直接决定了并行管理水平。为此，在对城建档案实施纸质档案与电子档案并行管理时，也要结合实际组织管理人员参加教育和培训，一方面可以通过学习掌握新的档案管理理念和方法，并在实际工作中采用现代化手段展开，既满足了实际档案管理工作需要，还提高了档案管理质量;另一方面在积极参与培训中掌握更多纸质档案和电子档案工作技能，并严格遵照管理制度和标准要求进行档案的收集、整理、立卷、归档、提供利用等，推进城建档案管理工作有序、高效和高质量完成[5]。

4 结语

本文是基于对城建档案纸质档案与电子档案并行管理策略的研究，新时期下城建档案管理工作出现新的变化，需要将纸质档案与电子档案有效结合起来，起到相互弥补和相互促进的作用。为达到这一效果，就需要档案资料工作人员更新档案管理意识，并联系实际建立档案管理制度、完善档案管理模式创新，进一步加强档案资料管理人员的综合素质，提高工作质量，使纸質档案和电子档案和谐统一发展。

参考文献

[1]尹辉.城建纸质档案和电子档案的并行管理探究[J].青年时代，2019，（26）：251-252.

[2]刘东风.城建档案纸质档案与电子档案并行管理的探索[J].神州，2018，（13）：266.

[3]高珊.城建档案纸质档案与电子档案并行管理初探[J].经贸实践，2017，（23）：213.

[4]高微，李晓静.如何加强城建纸质档案和电子档案的并行管理[J].城建档案，2018，（4）：48-49.

[5]郑丽娟.基于知识管理背景下构建档案双轨制管理体系的研究[J].城建档案，2019，（12）：53-54.